{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Mẫu báo cáo trạng thái dự án là gì?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Mẫu báo cáo trạng thái quản lý dự án cung cấp cho bạn chế độ xem tổng quan về tất cả các cột mốc và tiến độ dự án so với kế hoạch ban đầu. " } } ] }
Mọi nhà quản lý dự án đều biết rằng chìa khóa của quản lý dự án bắt đầu từ kế hoạch dự án — nhưng không chỉ dừng lại ở đó.
Khi quản lý một dự án, điều quan trọng là phải luôn nắm bắt tình hình. Chỉ cần một yếu tố không diễn ra theo kế hoạch, nó có thể gây ra phản ứng dây chuyền lớn. Câu hỏi đặt ra là: Cách tốt nhất để theo dõi tình trạng dự án của bạn là gì để bạn luôn có thể biết chính xác những gì đang diễn ra?
Nhập mẫu báo cáo trạng thái dự án.
Mẫu báo cáo trạng thái dự án là gì?
Mẫu báo cáo trạng thái quản lý dự án cho bạn cái nhìn tổng quan về tất cả các cột mốc và tiến độ dự án so với kế hoạch ban đầu. Mẫu này cho phép bạn quản lý mọi rủi ro dự án trong thời gian thực, thay vì bị động sau khi sự việc đã xảy ra, đồng thời giúp bạn tối ưu hóa việc quản lý tài nguyên để nâng cao năng suất và giảm thiểu chi phí.
Tất nhiên, nếu bạn thích sử dụng công nghệ đơn giản hơn và dự án của bạn nhỏ, bạn luôn có thể tạo Cấu trúc phân chia công việc trong Excel. Tuy nhiên, ngay khi bạn bắt đầu xử lý các dự án lớn hơn hoặc các yếu tố bổ sung như nhóm đa chức năng, các chỉ số và tài liệu dự án của bạn sẽ trở nên phức tạp hơn rất nhiều.
Trong trường hợp đó, các công cụ như phần mềm quản lý dự án và mẫu báo cáo trạng thái dự án có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và năng lượng, đồng thời đảm bảo các yếu tố quan trọng của dự án —dòng thời gian và ngân sách dự án —được thực hiện đúng tiến độ. 🙌
Điều gì tạo nên một mẫu báo cáo trạng thái dự án tốt?
Mẫu báo cáo trạng thái dự án thường kết hợp một số tính năng khóa. Để chọn mẫu quản lý dự án phù hợp, điều quan trọng là bạn phải hiểu chức năng bạn cần và ngân sách của mình.
Tùy thuộc vào trường hợp sử dụng và loại báo cáo bạn cần cung cấp, một mẫu báo cáo trạng thái dự án tuyệt vời có thể thực hiện bất kỳ kết hợp nào sau đây:
- Hiển thị thông tin khóa của dự án như tên dự án và tên của các bên liên quan trong cấu trúc quản lý dự án
- Hợp lý hóa chế độ xem tiến độ so với các cột mốc và kết quả dự án của bạn
- Cung cấp cho người quản lý dự án một bức tranh rõ ràng về tình hình hiện tại và tiến độ so với dòng thời gian của bạn
- Theo dõi chi phí so với ngân sách để giúp bạn quản lý tình trạng dự án
- Giúp bạn giám sát và theo dõi sự thay đổi phạm vi dự án với các bên liên quan chính
- Giúp bạn ghi lại và quản lý các yêu cầu thay đổi khi chúng phát sinh trong tiến độ dự án
- Cho phép các quản lý dự án nêu bật những thành tựu quan trọng trong kỳ báo cáo đang được xem xét
- Giúp các nhà quản lý dự án dễ dàng phát hiện rủi ro và các trở ngại có thể làm dự án bị trật bánh
- Cho phép tất cả các bên liên quan quan trọng, như khách hàng và nhà tài trợ dự án, giám sát dự án
- Giữ cho các thành viên nhóm, quản lý dự án và bạn luôn cập nhật về các mục hành động đã hoàn thành và công việc sắp tới, giúp quản lý nhóm trở nên dễ dàng hơn nhiều
- Dễ dàng trình bày các bản cập nhật trạng thái tổng thể cho các bên liên quan, cung cấp cho bạn (và họ) thông tin cần thiết theo định dạng có cấu trúc, dễ hiểu
Tóm lại, một báo cáo trạng thái dự án tốt giúp bạn tiết kiệm thời gian để tập trung vào công việc thực tế của mình: quản lý dự án. 🛠️
11 mẫu báo cáo trạng thái dự án miễn phí trong Excel & Tài liệu
Nếu bạn có ngân sách, hãy đầu tư vào phần mềm quản lý dự án trả phí có chức năng báo cáo tích hợp.
Tuy nhiên, có rất nhiều mẫu báo cáo trạng thái dự án miễn phí trên mạng. Bạn chỉ cần xác định mẫu báo cáo tiến độ nào phù hợp nhất với nhu cầu của mình.
Để giúp bạn quyết định, hãy xem xét khung thời gian bạn muốn đo lường và mức độ chi tiết bạn muốn hiển thị cho khung thời gian đó. Điều này sẽ phụ thuộc vào mức độ bạn theo dõi chặt chẽ từng khía cạnh của tiến độ dự án và thông tin bạn cần để có thể xác định bất kỳ dấu hiệu cảnh báo nào.
Theo nguyên tắc chung, bạn phát hiện vấn đề và rủi ro tiềm ẩn càng sớm, thì càng dễ xử lý. Ngoài ra, hãy nghĩ đến đối tượng độc giả rộng hơn.
Ai khác sẽ đọc báo cáo trạng thái dự án này và họ có thể quan tâm đến điều gì? Ví dụ: đối tượng là cấp quản lý sẽ chỉ muốn xem tổng quan, rất có thể tập trung vào việc dự án của bạn có đúng tiến độ và trong ngân sách hay không.
Trong khi đó, các thành viên nhóm làm việc trực tiếp trên dự án quan tâm đến những gì đã hoàn thành và những gì sẽ xảy ra tiếp theo, để họ biết cần tập trung vào việc gì trong tuần hoặc tháng tới. Với tất cả những điều đó, hãy cùng khám phá một số tính năng của các mẫu miễn phí tốt nhất hiện có, để bạn có thể chọn mẫu phù hợp với mình. 🤩
1. Mẫu báo cáo trạng thái dự án ClickUp
Khi các giám đốc điều hành bận rộn và các bên liên quan khác mà bạn báo cáo chỉ muốn xem bản tóm tắt về các dự án khác nhau mà bạn quản lý, Mẫu báo cáo trạng thái dự án dành cho giám đốc điều hành của ClickUp là câu trả lời cho bạn.
Bạn có thể chọn định dạng ưa thích từ 7 loại chế độ xem để cung cấp, ví dụ: cập nhật trạng thái dự án tổng thể được mã hóa bằng màu đỏ, vàng và xanh lá cây, tập trung vào ngân sách, dòng thời gian và chất lượng. Hoặc sắp xếp dữ liệu của bạn để hiển thị tiến độ của từng công việc con hoặc của từng bộ phận về khía cạnh của dự án.
Định dạng danh sách cũng cho phép bạn sử dụng 11 Trường Tùy chỉnh, như Phạm vi, Tình trạng ngân sách và Xếp hạng dự án, để bạn có thể hiển thị dữ liệu quan trọng nhất đối với bạn và nhóm điều hành.
2. Mẫu báo cáo trạng thái dự án kinh doanh hàng tháng của ClickUp
Đôi khi, thay vì xem tóm tắt trạng thái hiện tại của toàn bộ dự án, bạn muốn đi sâu vào một thành viên cụ thể trong nhóm dự án. Điều này cực kỳ hữu ích khi đến thời điểm đánh giá quy trình làm việc hoặc hiệu suất của một thành viên trong nhóm dự án trước khi đánh giá hàng năm.
Mẫu báo cáo tình trạng kinh doanh hàng tháng của ClickUp là một tài liệu một trang nêu bật công việc mà một cá nhân đã hoàn thành mỗi tháng, cũng như công việc sắp tới và những thách thức tiềm ẩn mà họ có thể gặp phải trong việc hoàn thành các nhiệm vụ tiếp theo. Mẫu này cũng cung cấp thông tin cập nhật nhanh chóng về các vấn đề cấp bách như thay đổi phạm vi, các kết quả dự án bị bỏ lỡ và bất kỳ vấn đề nào về sức chứa khối lượng công việc có thể ảnh hưởng đến tình trạng của dự án.
3. Mẫu báo cáo trạng thái dự án hàng tuần đơn giản của ClickUp
Mẫu báo cáo trạng thái dự án hàng tuần đơn giản của ClickUp bắt đầu với một dấu trạng thái để hiển thị tình trạng tổng thể của dự án. Sau đó, bạn có thể hoàn thành bản tổng quan nhanh về tiến độ trong một tuần cụ thể, bao gồm các công việc Đã hoàn thành, Đang tiến hành và Sắp tới trong tuần tiếp theo.
Tài liệu đơn giản này là cách nhanh chóng và hiệu quả để cập nhật thông tin cho các bên liên quan, giúp họ hài lòng mà bạn không phải mất hàng giờ để chuẩn bị báo cáo cho họ. 🙌
4. Mẫu báo cáo trạng thái dự án hàng tuần của ClickUp
Thay vì phải làm lại từ đầu mỗi lần, Mẫu báo cáo trạng thái hàng tuần của ClickUp giúp các bên liên quan theo dõi tiến độ dự án bằng mẫu báo cáo trạng thái dự án chuẩn hóa.
Báo cáo hiển thị chi tiết tổng thể về dự án như tên dự án, người quản lý dự án và nhà tài trợ chính, đồng thời cung cấp không gian để bạn khoe những thành tựu quan trọng. Sau đó, báo cáo tập trung vào các hoạt động đang tiến hành và các hoạt động sắp tới, bao gồm mức độ ưu tiên của công việc và ngày đáo hạn.
5. Mẫu báo cáo trạng thái dự án hàng tháng của ClickUp
Để có cái nhìn tổng quan về tiến độ dự án của bạn trong một tháng, mẫu Báo cáo trạng thái dự án hàng tháng của ClickUp là lựa chọn tốt nhất. Mẫu cập nhật này so sánh trạng thái hiện tại của dự án với kế hoạch dự án để chỉ ra những phần dự án đang tiến triển tốt và những phần chưa đạt tiến độ, tập trung vào tháng trước và tháng hiện tại. Mẫu này giúp bạn tập trung vào mục tiêu và dễ dàng cập nhật thông tin cho các bên liên quan mỗi tháng.
Tài liệu dễ sử dụng này sử dụng mã màu để biểu thị trạng thái của từng yếu tố dự án, ví dụ: dòng thời gian, ngân sách, chất lượng và phạm vi có đang đi đúng hướng hay không, rủi ro có được quản lý tốt hay không. Và nếu trách nhiệm giải trình là điều đặc biệt quan trọng đối với bạn, thậm chí còn có một không gian để người xem báo cáo và các bên liên quan xác nhận rằng họ đã đọc báo cáo và thêm bất kỳ nhận xét nào. 👀
6. Mẫu báo cáo trạng thái nhiều dự án ClickUp
Khi bạn có nhiều dự án đang tiến hành, Mẫu báo cáo trạng thái nhiều dự án của ClickUp cung cấp cho bạn một bản tóm tắt trực quan hữu ích về toàn bộ danh mục đầu tư của bạn.
Báo cáo đơn giản này cung cấp một trang cho mỗi dự án, với Bảng điều khiển danh mục đầu tư trên trang đầu tiên. Bảng điều khiển tóm tắt mức độ ưu tiên, giai đoạn và tình trạng chung của mỗi dự án, sau đó chia nhỏ thành Chi phí, Chất lượng và Dòng thời gian. Các dấu trạng thái cho biết các yếu tố khác nhau đang ở trạng thái Tốt, Có rủi ro hay Không hoàn thành công việc.
7. Mẫu báo cáo trạng thái chương trình ClickUp
Mẫu Báo cáo trạng thái chương trình ClickUp hiển thị tất cả các chi tiết quan trọng của chương trình cùng với trạng thái dự án của bạn. Các ô được mã hóa bằng màu sắc sẽ đánh dấu nếu dòng thời gian, ngân sách và chất lượng của bạn đang đi đúng hướng, đồng thời chỉ ra nếu có rủi ro cần chú ý. Bạn cũng có thể đính kèm hình ảnh như biểu đồ Gantt, phân bổ nguồn lực và ngân sách chương trình để có cái nhìn rõ ràng về tình hình hiện tại.
8. Mẫu báo cáo trạng thái dự án của Tài liệu Google do Project Management Docs cung cấp
Mẫu báo cáo trạng thái dự án miễn phí này cung cấp một cái nhìn tổng quan tốt về các dự án của bạn, với đủ chi tiết để giúp bạn nắm bắt mọi việc và làm hài lòng các nhà quản lý.
Bản báo cáo hiển thị tóm tắt trạng thái dự án được mã hóa bằng màu sắc ở phía trước, với không gian để giải thích bất kỳ vấn đề nào. Bản báo cáo cũng hiển thị trạng thái của các kết quả và cột mốc quan trọng, đồng thời liệt kê các vấn đề chưa giải quyết, rủi ro và yêu cầu thay đổi, cũng như sự chênh lệch về lịch trình và chi phí.
Để giúp bạn quản lý nhóm, nó nêu bật quy trình công việc, tập trung vào các công việc đã được lên kế hoạch trong tháng trước và tuần trước, sau đó là các bước tiếp theo cho tuần tới. Và đối với các nhà quản lý đang tìm kiếm các chỉ số cụ thể, nó theo dõi các chỉ số hiệu suất chính (KPI).
Tặng thêm: Mẫu nhật ký RAID
9. Mẫu báo cáo trạng thái hàng tuần của Tài liệu Google bởi Template. Net
Báo cáo trạng thái hàng tuần này là lựa chọn lý tưởng nếu bạn quản lý nhóm của mình một cách chặt chẽ. Mẫu này cũng cung cấp một mẫu rất chi tiết, giúp bạn dễ dàng hoàn thành và chuyển tiếp cho các bên liên quan.
Mẫu báo cáo trạng thái bao gồm thư giới thiệu, tóm tắt nội dung và giới thiệu về dự án. Sau đó, báo cáo tập trung vào các cột mốc hiện tại đang được thực hiện cùng với tỷ lệ hoàn thành và đi sâu vào từng nhân viên và mức năng suất của họ. Bạn sẽ luôn biết chính xác ai đang làm việc gì và họ đang thực hiện công việc đó như thế nào. 👀
10. Mẫu theo dõi dự án Excel
Hợp lý hóa việc quản lý dự án của bạn với Mẫu theo dõi dự án Excel của chúng tôi. Được thiết kế để mang lại hiệu quả, mẫu này giúp bạn theo dõi tiến độ, quản lý công việc và luôn cập nhật thời hạn. Hoàn hảo cho các nhà quản lý dự án muốn giữ cho nhóm của mình có tổ chức và được thông báo bằng các báo cáo trạng thái rõ ràng, dễ cập nhật.
Quản lý dự án hiệu quả hơn với các mẫu báo cáo trạng thái dự án
Lập kế hoạch dự án chỉ là bước đầu tiên để quản lý dự án hiệu quả. Sau đó, bạn cần theo dõi tiến độ, quản lý nhóm, dòng thời gian và ngân sách, đồng thời để ý các dấu hiệu cảnh báo để có thể quản lý rủi ro hiệu quả. Và đó là tất cả những việc cần làm trước khi cập nhật thông tin cho các bên liên quan, như khách hàng hoặc nhà tài trợ dự án, vì giữ cho họ được thông tin là một phần quan trọng khác của công việc.
Để thực hiện tất cả những việc này một cách hiệu quả, bạn cần có dữ liệu phù hợp trong tầm tay, ở định dạng giúp bạn hoàn thành công việc thay vì tạo thêm công việc cho bạn.
Dù ưu tiên của bạn là gì, hãy dành thời gian để tìm mẫu báo cáo trạng thái quản lý dự án miễn phí phù hợp với bạn. Bạn sẽ tìm thấy mọi thứ cần thiết để thực hiện dự án của mình và cộng tác với nhóm và các bên liên quan trên ClickUp—và tất cả đều miễn phí.
Với các mẫu ClickUp, bạn sẽ cảm thấy kiểm soát tốt hơn, quản lý dự án hiệu quả hơn, đồng thời tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Mọi người đều có lợi. 🙌