Là một quản lý dự án, một phần đáng kể trong tuần làm việc của bạn có thể dành cho việc xử lý giấy tờ và sắp xếp thông tin. Công việc hành chính này có thể chiếm thời gian quý báu mà bạn có thể dành cho những công việc có giá trị cao hơn.
Phần mềm quản lý tài liệu được thiết kế để giảm bớt công việc thủ công bằng cách sắp xếp và phân loại tệp, cấp quyền truy cập và tạo quy trình công việc để phê duyệt và sửa đổi.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ đi sâu vào các phần mềm quản lý tài liệu hàng đầu và cách tận dụng chúng như một địa điểm tập trung để chia sẻ và cộng tác tài liệu!
Những yếu tố cần xem xét khi chọn phần mềm quản lý tài liệu (DMS)?
Khi tìm kiếm một hệ thống quản lý tài liệu, điều quan trọng là phải ưu tiên các biện pháp bảo mật hàng đầu để bảo vệ thông tin bí mật, ngăn chặn vi phạm dữ liệu và tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu. Các tính năng chính như:
- Kiểm soát truy cập
- Mã hóa
- Sao lưu và khôi phục dữ liệu
- Quyền truy cập
- Tính năng tìm kiếm
- Truy cập đám mây
Tính năng cộng tác cũng là một tính năng bắt buộc trong hệ thống quản lý tài liệu của bạn. Bạn muốn nhóm của mình có thể cộng tác trên các tài liệu trong thời gian thực, phân công công việc, để lại nhận xét và chia sẻ tệp một cách an toàn. Và tất nhiên, bạn cần có thể tìm thấy nội dung mà không cần nhập quá nhiều lời nhắc!
Cuối cùng, tích hợp với các công cụ quản lý dự án khác như quản lý công việc và theo dõi dự án sẽ giúp nhóm của bạn hợp lý hóa quy trình làm việc liên chức năng. Sự tích hợp này thúc đẩy sự hợp tác, chia sẻ kiến thức và nâng cao khả năng ra quyết định.
10 phần mềm quản lý tài liệu tốt nhất
1. ClickUp
ClickUp là một nền tảng năng suất tất cả trong một được thiết kế cho các nhóm có kích thước khác nhau để tạo ra các tài liệu, wiki và các tài liệu khác đẹp mắt, có thể kết nối với quy trình làm việc để thực hiện ý tưởng với nhóm của bạn!
Với các tùy chọn tùy chỉnh hoàn chỉnh, ClickUp mang đến trải nghiệm linh hoạt để giúp quản lý khối lượng công việc, theo dõi tiến độ và kết nối từ mọi nơi. Cộng tác là trọng tâm của mọi tính năng, với nhiều công cụ được thiết kế để giữ cho các nhóm đa chức năng luôn cập nhật và thống nhất.
Ngoài ra, ClickUp tích hợp với hơn 1.000 công cụ làm việc khác, cho phép các nhóm đồng bộ hóa tất cả công việc của họ và hợp lý hóa các quy trình liên chức năng trong một nền tảng duy nhất!
Các tính năng tốt nhất của ClickUp
- Trung tâm trợ giúp trực tuyến chi tiết, hội thảo trên web và hỗ trợ để giúp bạn sử dụng nền tảng này một cách hiệu quả nhất
- Tính năng Mục tiêu năng động để điều chỉnh nhóm theo OKR và theo dõi tiến độ bằng nhiều cách
- Gán và sắp xếp các bình luận theo chủ đề trong bất kỳ tài liệu, nhiệm vụ hoặc Bảng trắng ClickUp nào
- Bảng trắng hợp tác để phát triển ý tưởng trong thời gian thực cùng với nhóm
- Báo cáo và bảng điều khiển để có cái nhìn tổng quan cấp cao về công việc của bạn ngay lập tức
- Gói Miễn phí vĩnh viễn phong phú và các tùy chọn giá cả phải chăng cho mọi gói giá
- Nhiều người được giao công việc để đảm bảo tính minh bạch hoàn toàn về tất cả tiến độ
- Hơn 15 chế độ xem có thể tùy chỉnh để quản lý công việc từ mọi góc độ
- Giao diện người dùng dễ sử dụng với chế độ trực tuyến và ngoại tuyến
- hơn 50 tính năng tự động hóa để hợp lý hóa quy trình làm việc của bất kỳ dự án nào
- Trạng thái công việc tùy chỉnh cho nhu cầu dự án của bạn
- Thư viện mẫu phong phú cho mọi trường hợp sử dụng , từ ghi chú đến tóm tắt dự án
Giới hạn của ClickUp
- Bộ tính năng phong phú của nó có thể tạo ra một đường cong học tập cho một số người dùng
- Không phải tất cả các chế độ xem đều có sẵn trong ứng dụng di động — hiện tại
Giá ClickUp
- Gói Miễn phí vĩnh viễn
- Gói Không giới hạn: 5 USD/người dùng/tháng
- Gói Doanh nghiệp: 12 USD/người dùng/tháng
- Gói Business Plus: 19 USD/người dùng/tháng
- Gói Enterprise: Liên hệ để biết giá
Xếp hạng và đánh giá ClickUp
- G2: 4.7/5 (6.500+ đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (3.500+ đánh giá)
2. Revver
Revver, trước đây là Rubex, là một hệ thống quản lý tài liệu trực tuyến được thiết kế để giúp các doanh nghiệp tổ chức, lưu trữ và chia sẻ tài liệu một cách an toàn. Revver Docs được tích hợp với các ứng dụng lưu trữ đám mây phổ biến như Google Drive, Dropbox, Box và OneDrive.
Nền tảng này cũng cung cấp một loạt các tính năng, chẳng hạn như kiểm soát phiên bản tệp, khả năng tìm kiếm tài liệu và kiểm soát truy cập an toàn để chỉ những người dùng được ủy quyền mới có thể xem hoặc chỉnh sửa thông tin bí mật.
Các tính năng tốt nhất của Revver
- Nhận dạng ký tự quang học (OCR) để tự động lưu trữ tài liệu vào địa điểm đã định sẵn
- Tìm kiếm nâng cao để xác định các thư mục thiếu tài liệu quan trọng
- Kiểm soát xác thực đa yếu tố để truy cập tài liệu
- Dịch vụ ký điện tử chuyên dụng để thay thế tài liệu giấy
- Trình xem tài liệu hai màn hình
Giới hạn của Revver
- Thiếu công cụ quản lý công việc so với các hệ thống quản lý tài liệu khác
- Cần có tài khoản để truy cập Trung tâm trợ giúp Revver
Giá cả của Revver
- Liên hệ với Revver để biết thêm chi tiết về giá cả
Đánh giá và nhận xét về Revver
- G2: 4.3/5 (330+ đánh giá)
- Capterra: 4.4/5 (880+ đánh giá)
3. Connecteam
Connecteam là phần mềm quản lý nhóm và tương tác nhân viên. Tính năng tài liệu của phần mềm này giúp các nhóm dễ dàng cộng tác trên các tài liệu, biểu mẫu và khảo sát.
Việc lưu trữ tất cả các tệp tin, chứng chỉ và tài liệu kinh doanh của nhân viên ở một nơi có thể là một bước ngoặt cho bộ phận nhân sự và các nhà quản lý. Một hệ thống tập trung có thể cải thiện hiệu quả và năng suất bằng cách cho phép truy cập dễ dàng vào các tài liệu, loại bỏ nhu cầu lưu trữ vật lý và giảm rủi ro mất mát hoặc thất lạc tệp tin. Với giải pháp kỹ thuật số, nhân viên nhân sự có thể dễ dàng tìm kiếm, truy xuất và chia sẻ tài liệu với đồng nghiệp, ngay cả khi họ làm việc từ xa!
Các tính năng tốt nhất của Connecteam
- Chức năng Hành động nhanh để thực hiện nhanh các hành động ảnh hưởng đến tất cả các tài liệu
- Quyền truy cập chỉ xem, tải lên, phê duyệt/từ chối và chỉnh sửa tài liệu
- Gói tài liệu (thư mục) để gán cho từng người dùng hoặc nhóm thông minh
- Các khóa học để tạo ra các quy trình cụ thể cho nhân viên thực hiện
- Ngày hết hạn cho từng tài liệu hoặc loại mục nhập
Giới hạn của Connecteam
- Tính năng cộng tác thời gian thực bị giới hạn
- Thiếu khả năng tự động hóa quy trình làm việc
Giá cả của Connecteam
- Doanh nghiệp nhỏ: Miễn phí cho tối đa 10 người dùng
- Cơ bản: 29 USD/tháng cho 30 người dùng đầu tiên
- Nâng cao: 49 USD/tháng cho 30 người dùng đầu tiên
- Chuyên gia: 99 USD/tháng cho 30 người dùng đầu tiên
Đánh giá và nhận xét về Connecteam
- G2: 4.3/5 (30+ đánh giá)
- Capterra: 4.8/5 (260+ đánh giá)
4. Confluence
Confluence là một hệ thống không gian làm việc nhóm với các tính năng phần mềm quản lý tài liệu để tạo, chia sẻ, sắp xếp và thảo luận công việc với các nhóm có quy mô bất kỳ. Nó giúp mọi người trong một tổ chức hợp tác trong các dự án hiệu quả và hiệu quả hơn bằng cách cho phép họ lưu trữ và chia sẻ công việc của mình tại một địa điểm trung tâm.
Với Confluence, các nhóm có thể tạo và chia sẻ ý tưởng, chỉnh sửa tài liệu cùng nhau trong thời gian thực, theo dõi tiến độ dự án, thông báo cho mọi người về các thay đổi và nhiều hơn nữa. Ngoài ra, các tính năng mạnh mẽ như báo cáo, bảng điều khiển và tích hợp với các công cụ khác giúp các nhóm luôn nắm bắt được tiến độ dự án!
So sánh Confluence với Tài liệu Google!
Các tính năng tốt nhất của Confluence
- Nguồn cấp dữ liệu được cá nhân hóa để hiển thị các không gian mà một người đã truy cập gần đây, các trang bản nháp đang tiến độ và hoạt động của trang
- Chỉnh sửa thời gian thực với nhóm làm việc từ xa hoặc nhân viên làm việc từ xa
- Tích hợp với Box, Dropbox và Google Drive
- Nhãn trang để tăng tốc độ tìm kiếm nội dung
- Chức năng nhập tài liệu Word
Giới hạn của Confluence
- Các nhóm không phát triển phần mềm sẽ cảm thấy công cụ này khó học
- Được thiết kế và định giá cho sự hợp tác cấp doanh nghiệp (Hãy xem các lựa chọn thay thế Confluence này )
Giá cả của Confluence
- Miễn phí: Dành cho 10 người dùng (chỉ đăng ký hàng tháng)
- Tiêu chuẩn: 5,75 USD cho mỗi người dùng (ước tính)
- Premium: 11 USD/người dùng (ước tính)
- Enterprise: Liên hệ Confluence để biết thêm chi tiết
Đánh giá và nhận xét về Confluence
- G2: 4.1/5 (3.000+ đánh giá)
- Capterra: 4.4/5 (2.000+ đánh giá)
So sánh Confluence với Notion!
5. DocuPhase
DocuPhase là giải pháp quản lý tài liệu giúp các tổ chức kiểm soát các quy trình dựa trên giấy tờ. Giải pháp này cung cấp một nền tảng để thu thập và quản lý tài liệu, hợp lý hóa quy trình công việc và tăng cường sự hợp tác. Với DocuPhase, người dùng có thể lưu trữ, quản lý và truy cập tất cả các loại tài liệu một cách an toàn từ mọi nơi trên thế giới thông qua đám mây hoặc cài đặt tại chỗ.
Nền tảng này đi kèm với một bộ tính năng như chụp và lập chỉ mục tài liệu, khả năng tìm kiếm, chuyển tiếp và phê duyệt tài liệu, công cụ cộng tác trực tuyến, theo dõi kiểm tra và kiểm soát phiên bản!
Các tính năng tốt nhất của DocuPhase
- Nhận dạng ký tự quang học (OCR) để đọc và giải thích dữ liệu được chỉ định
- Quyền truy cập tùy chỉnh cho các loại quy trình kinh doanh khác nhau
- Tự động đặt thẻ và thuật ngữ chỉ mục cho các tệp đến
- Hàm tìm kiếm nâng cao để tìm thông tin chính xác
- Tích hợp với NetSuite, Dynamics, Sage và nhiều nền tảng khác
Giới hạn của DocuPhase
- Các tùy chọn đào tạo hạn chế để học và áp dụng phần mềm
- Hướng tới tự động hóa kế toán
Giá cả của DocuPhase
- Liên hệ DocuPhase để biết thêm thông tin về giá cả
Đánh giá và nhận xét về DocuPhase
- G2: 4.2/5 (15+ đánh giá)
- Capterra: 4.5/5 (70+ đánh giá)
6. Bloomfire
Bloomfire là phần mềm chia sẻ kiến thức giúp tăng cường sự hợp tác và năng suất trong nhóm. Nó cho phép người dùng lưu trữ và chia sẻ thông tin, tài liệu, video, hình ảnh và các nội dung khác một cách an toàn trên một nền tảng có tổ chức. Nó có thể được sử dụng như một wiki nội bộ, mạng nội bộ hoặc thậm chí là một nền tảng học tập trực tuyến.
Nền tảng này giúp tìm kiếm và quản lý nội dung dễ dàng hơn, từ đó các nhóm có thể làm việc cùng nhau hiệu quả hơn. Nó cũng cung cấp các tính năng tìm kiếm mạnh mẽ, giúp người dùng nhanh chóng truy cập thông tin họ cần.
Các tính năng tốt nhất của Bloomfire
- Trình chỉnh sửa văn bản phong phú với biểu đồ, hình ảnh, âm thanh và chức năng video
- Đánh dấu để xem xét và tùy chọn nhập/xuất hàng loạt
- Vòng phản hồi để hỗ trợ các quy trình kinh doanh
- Thẻ do AI tạo ra để lưu trữ tài liệu tốt hơn
- Nội dung câu hỏi và trả lời có thể tìm kiếm
Giới hạn của Bloomfire
- Thiếu tích hợp so với các giải pháp quản lý tài liệu khác
- Thiếu tính năng cộng tác
Giá cả của Bloomfire
- Bloomfire có giá khởi điểm là 25 USD/người dùng/tháng, được tính theo khối lượng và mô hình
Đánh giá và nhận xét về Bloomfire
- G2: 4.6/5 (460+ đánh giá)
- Capterra: 4.3/5 (200+ đánh giá)
7. SharePoint
Sharepoint là một hệ thống quản lý tài liệu doanh nghiệp giúp các nhóm chia sẻ và quản lý nội dung trong hệ sinh thái Microsoft Office. Nó cung cấp một không gian tập trung để các nhóm lưu trữ, sắp xếp và chia sẻ tài liệu, dữ liệu và tài nguyên từ bất kỳ thiết bị nào. Sharepoint cũng có các tính năng mạnh mẽ như công cụ cộng tác cho phép các nhóm làm việc cùng nhau trong thời gian thực và khả năng kiểm soát phiên bản để theo dõi các thay đổi trong nội dung.
Nền tảng này cũng cung cấp nhiều tính năng bảo mật để giúp đảm bảo an toàn cho dữ liệu, chẳng hạn như quyền truy cập dựa trên vai trò và khả năng kiểm tra. Với nền tảng mạnh mẽ này, các nhóm có thể hợp lý hóa quy trình làm việc, tăng hiệu quả tổ chức và tạo ra môi trường hợp tác hơn.
Các tính năng tốt nhất của SharePoint
- Tạm giữ tại chỗ để bảo vệ nội dung khỏi bị xóa hoặc chỉnh sửa một cách có hệ thống
- Thư viện tài liệu với tính năng quản lý phiên bản và kiểm soát truy cập
- Chế độ xem và chỉnh sửa ngoại tuyến trên máy Mac hoặc PC
- 1 TB dung lượng lưu trữ OneDrive cho mỗi người dùng
- Hợp tác thời gian thực
Giới hạn của SharePoint
- Yêu cầu mua thêm phần mềm Microsoft để sử dụng SharePoint một cách đầy đủ nhất
- Không thân thiện với người dùng không quen sử dụng phần mềm không phải của Microsoft
Giá cả của SharePoint
- Kế hoạch SharePoint Online 1: 5 USD/người dùng/tháng, đăng ký hàng năm
- Kế hoạch SharePoint Online 2: 10 USD/người dùng/tháng, đăng ký hàng năm
- Office 365 E3: 23 USD/người dùng/tháng, đăng ký hàng năm
Đánh giá và nhận xét về SharePoint
- G2: 4/5 (8.200+ đánh giá)
- Capterra: 4.3/5 (4.900+ đánh giá)
Khám phá các giải pháp thay thế SharePoint!
8. Notion
Notion là một không gian làm việc tất cả trong một để quản lý tài liệu và hợp tác nhóm. Nó đóng vai trò như một công cụ cơ sở dữ liệu cho các nhóm để tạo, lưu trữ, sắp xếp và chia sẻ tài liệu tại một địa điểm tập trung.
Các nhóm có thể tạo các chương và tiểu mục để sắp xếp tài liệu, thiết lập các mẫu tùy chỉnh để truy cập nhanh vào nội dung thường sử dụng, thêm thẻ và nhận xét để theo dõi thông tin quan trọng, đồng thời phân công công việc và ngày đáo hạn để quản lý dự án hợp tác.
Các tính năng tốt nhất của Notion
- Lịch sử phiên bản cho phép bạn quay lại các phiên bản trước của tài liệu
- Tích hợp liền mạch với các dịch vụ lưu trữ đám mây để dễ dàng chuyển dữ liệu
- Chỉnh sửa cộng tác hỗ trợ nhiều người dùng trong một tài liệu duy nhất
- Kiểm soát truy cập với quyền truy cập chi tiết cho tệp và trang
- Truy cập di động để mở và gửi tệp tin mọi lúc, mọi nơi
Giới hạn của Notion
- Độ linh hoạt cao cũng có thể gây khó khăn trong việc xác định điểm bắt đầu hoặc cách tổ chức thông tin hiệu quả (tham khảo các lựa chọn thay thế cho Notion )
- Quyền truy cập vào các tính năng nâng cao bị giới hạn trừ khi bạn sử dụng Gói Enterprise
Giá cả của Notion
- Phiên bản miễn phí
- Tiêu chuẩn: 8 đô la Mỹ/người dùng/tháng
- Premium: 15 USD/người dùng/tháng
- Enterprise: Liên hệ Notion để biết thêm chi tiết
Đánh giá và nhận xét về Notion
- G2: 4.7/5 (1.700+ đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (1.400+ đánh giá)
9. Box
Box là phần mềm quản lý tài liệu và dịch vụ chia sẻ tệp. Nó cung cấp các giải pháp lưu trữ, cộng tác và giao tiếp an toàn để giúp các tổ chức lưu trữ, chia sẻ và quản lý tài liệu, bảng tính và các tệp kỹ thuật số khác trên đám mây. Với Box, người dùng có thể truy cập các tệp đã lưu trữ từ bất kỳ thiết bị nào và dễ dàng chia sẻ chúng với đồng nghiệp hoặc đối tác bên ngoài.
Nền tảng này cũng cung cấp các tính năng như tạo phiên bản để theo dõi các thay đổi của tài liệu theo thời gian, mã hóa để tăng cường bảo mật cho thông tin nhạy cảm và kiểm soát quyền truy cập chi tiết để quyết định ai có quyền truy cập vào dữ liệu nào. Ngoài ra, Box còn cung cấp các tính năng cấp doanh nghiệp như tích hợp với các hệ thống CNTT và chính sách bảo mật hiện có, tùy chỉnh thương hiệu và trải nghiệm người dùng, cũng như khả năng phân tích mạnh mẽ.
Các tính năng tốt nhất của Box
- Bảo vệ dữ liệu gốc khỏi rò rỉ và phát hiện mối đe dọa mạng được hỗ trợ bởi các công cụ học máy tiên tiến
- Tích hợp với các ứng dụng công việc phổ biến như ClickUp, Microsoft Teams và Oracle NetSuite
- Chia sẻ tệp chỉ bằng một cú nhấp chuột để gửi tệp lớn một cách dễ dàng
- Box Notes để tạo kế hoạch và lịch trình dự án
- Box Sign để ký điện tử không giới hạn
Giới hạn của Box
- Cố gắng mở nhiều tệp PDF từ giao diện tìm kiếm Box Drive có thể gây ra lỗi
- Mã hóa khóa riêng tư là tính năng trả phí
Giá Box
- Liên hệ Box để biết thêm chi tiết
Xếp hạng và đánh giá Box
- G2: 4.2/5 (4.800+ đánh giá)
- Capterra: 4.4/5 (5.000+ đánh giá)
10. Brandfolder
Brandfolder là một nền tảng quản lý tài sản kỹ thuật số trực tuyến cho các doanh nghiệp lưu trữ, tổ chức, chia sẻ và theo dõi tài sản thương hiệu của họ. Nền tảng này đóng vai trò là trung tâm tập trung để quản lý tất cả các tài liệu thương hiệu của công ty, bao gồm hình ảnh, logo, video, tài liệu, tài liệu tiếp thị, bản trình bày và hơn thế nữa.
Với giao diện trực quan của Brandfolder, người dùng có thể nhanh chóng và dễ dàng truy cập, quản lý, chia sẻ và theo dõi tất cả tài sản thương hiệu của mình tại một nơi. Ngoài ra, các công cụ mạnh mẽ của Brandfolder giúp bạn dễ dàng kiểm soát cách sử dụng và phân phối tài sản để thương hiệu của công ty bạn luôn nhất quán trên tất cả các kênh!
Các tính năng tốt nhất của Brandfolder
- Cài đặt tài sản công khai và riêng tư cho các tài liệu quan trọng
- Quản lý người dùng với quyền truy cập nhanh vào thông tin chi tiết về người dùng
- Hỗ trợ nhiều định dạng tệp để tạo/lập tài liệu
- Chức năng tải lên của khách cho các đối tác bên ngoài
- Tải lên hàng loạt với thao tác kéo và thả
Giới hạn của Brandfolder
- Gửi nhiều tài liệu để phê duyệt không phải là tính năng được hỗ trợ
- Thiếu khả năng tùy chỉnh trên các gói không dành cho doanh nghiệp
Giá cả của Brandfolder
- Liên hệ với Brandfolder để biết thêm thông tin về giá cả
Đánh giá và nhận xét về Brandfolder
- G2: 4.5/5 (1.100+ đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (430+ đánh giá)
Công cụ tối ưu cho quản lý tài liệu hợp tác: ClickUp Docs
ClickUp là sự lựa chọn lý tưởng cho các nhóm đang tìm kiếm một hệ thống quản lý tài liệu toàn diện để quản lý tất cả các loại nội dung nội bộ và nội dung hướng đến khách hàng.
Tính linh hoạt của nền tảng này còn mở rộng đến mảng rộng các công cụ quản lý dự án và cộng tác, biến nó thành giải pháp tất cả trong một cho các nhóm muốn tối ưu hóa quy trình làm việc của mình. Bắt đầu Không gian Làm việc ClickUp ngay hôm nay!