Quản lý dự án tiếp thị: Hướng dẫn cho nhà quản lý dự án

Marketing là rất quan trọng.

Đây là một nhận định hiển nhiên, nhưng bạn có biết rằng 72% các nhà tiếp thị trong ngành cho rằng tầm quan trọng của tiếp thị trong tổ chức của họ đã tăng lên kể từ tháng 2 năm 2020, gây áp lực lên quá trình chuyển đổi kỹ thuật số? Các nhà tiếp thị tiếp tục thúc đẩy nội dung chất lượng trong bối cảnh đầy ồn ào.

Nhưng quan trọng hơn, sản phẩm/dịch vụ của họ tạo ra sự khác biệt tích cực trong cuộc sống của người tiêu dùng.

Yêu cầu tiếp thị ngày càng tăng, làm tăng lượng nội dung cần tạo/lập và cơ hội cho các công ty. Một kết quả tiêu cực của sự gia tăng này là điều mà mọi người không nói đến một cách cởi mở (và trung thực) tại nơi làm việc: Chúng ta đang gặp khó khăn. Rất nhiều khó khăn. 😮‍💨

Các mục tiêu không rõ ràng, quy trình tiếp thị bị gián đoạn và các tín hiệu giao tiếp khó hiểu có thể tránh được nếu chúng ta ưu tiên một quy trình quản lý dự án tiếp thị tốt hơn.

Dù bạn là freelancer hay làm việc trong bộ phận marketing nội bộ, có thể bạn đang phải đối mặt với áp lực công việc quá tải và phải hoàn thành các nhiệm vụ trong thời gian ngắn, trong khi mục tiêu ngày càng xa vời.

Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ trình bày chi tiết về quản lý dự án tiếp thị và cách tạo hệ thống tốt nhất cho nhóm và cộng tác viên của bạn.

Đọc ngay

Quản lý dự án tiếp thị là gì?

Quản lý dự án tiếp thị là một hàm chuyên biệt tập trung vào việc lập kế hoạch, thực hiện và kiểm soát các sáng kiến và chiến dịch tiếp thị. Nó bao gồm quá trình phối hợp và dẫn dắt hiệu quả tất cả các hoạt động liên quan đến tiếp thị để đạt được các mục tiêu và mục đích cụ thể trong thời gian, ngân sách và nguồn lực được phân bổ.

Đối với các nhà quản lý dự án, quản lý dự án tiếp thị bao gồm giám sát toàn bộ vòng đời của các dự án tiếp thị, từ ý tưởng và phát triển chiến lược đến thực hiện, giám sát và đánh giá. Các trách nhiệm chính bao gồm:

Sự khác biệt chính giữa Waterfall và Agile trong quy trình quản lý dự án tiếp thị

Hãy cùng khám phá hai phương pháp quản lý dự án tiếp thị đáng chú ý: waterfall và agile.

Điều này không có nghĩa là một phương pháp nào đó tốt hơn vì không phải tất cả các dự án đều phù hợp với phương pháp agile, và không phải tất cả các dự án đều phù hợp với phương pháp waterfall. Một số dự án có thể dự đoán được và mang tính thường xuyên, trong khi một số dự án khác lại rủi ro và phức tạp. Nếu bạn cân nhắc kỹ kích thước và độ phức tạp của dự án, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian và tiền bạc.

Marketing theo mô hình thác nước là gì? 🤔

Tiếp thị theo mô hình Waterfall là có thể dự đoán được

Phương pháp thác nước là một quy trình nghiêm ngặt và tuyến tính. Các công việc phụ thuộc lẫn nhau và được thực hiện theo thứ tự. Luồng logic bắt đầu từ trên cùng và di chuyển xuống dưới, hoàn thành các giai đoạn quan trọng dọc theo đường đi. Trong phương pháp thác nước, một giai đoạn không thể bắt đầu cho đến khi giai đoạn trước đó hoàn thành.

Đặc điểm của phương pháp Waterfall:

Các dấu hiệu cảnh báo của phương pháp Waterfall:

Vậy quản lý dự án linh hoạt có phải là thẻ bài tẩy không? Không hẳn vậy.

Tiếp thị linh hoạt thích ứng với sự thay đổi

Không giống như phương pháp thác nước, khóa chặt các yêu cầu và công việc từ trước, tiếp thị nhanh nhẹn ưa chuộng việc phản ứng với những thay đổi hơn là những gì đã nêu trong kế hoạch dự án.

Có hai khung làm việc phổ biến trong tiếp thị linh hoạt: Scrum và Kanban.

Điều đáng đề cập là phương pháp agile đòi hỏi một mức độ đào tạo phát triển bổ sung để các nhóm có thể thành công. Trở thành một tổ chức tiếp thị agile đòi hỏi nỗ lực chuyển đổi để phản ứng nhanh và giảm rủi ro. Sẽ có sự gián đoạn dự án nếu không có thời gian để đào tạo các nhóm (đặc biệt là các nhóm làm việc từ xa ) để hiểu phạm vi và quy trình làm việc.

9 bước để thực hiện các dự án tiếp thị lành mạnh và thành công

Lập kế hoạch cho tương lai là điều thú vị nhưng cũng căng thẳng. Bạn sẽ không thấy kết quả nếu chiến lược tiếp thị không hỗ trợ kế hoạch tiếp thị của bạn. 📈

Kế hoạch tiếp thị là lộ trình các bước chiến thuật để thực hiện chiến lược. Nó mô tả những gì, khi nào và làm thế nào bạn sẽ thực hiện chiến lược.

Chiến lược tiếp thị là lý do đằng sau những nỗ lực tiếp thị của một tổ chức và cách các mục tiêu tiếp thị sẽ đạt được các mục tiêu kinh doanh. Bốn P của khái niệm tiếp thị:

Phần thưởng: Công cụ tiếp thị cho doanh nghiệp nhỏ

Trước khi giao công việc cho nhà thiết kế đồ họa đầu tiên có sẵn, bạn đã hiểu rõ về thách thức cần giải quyết, cách thức thực hiện và đối tượng mục tiêu chưa? Ngân sách cho chiến dịch là bao nhiêu?

Chúng ta sẽ thực hiện từng bước một! Dưới đây là cách lập kế hoạch cho các dự án tiếp thị lành mạnh và thành công. ✨

Bước 1: Phác thảo các kết quả cần đạt được, nguồn lực cần thiết, dòng thời gian, ngân sách, KPI (Chỉ số hiệu suất chính)

Đây là tình huống: bạn là một quản lý dự án tiếp thị được giao nhiệm vụ dẫn dắt một chiến dịch ra mắt để xây dựng nhận thức về thương hiệu. Phạm vi dự án của bạn sẽ bao gồm:

Bước 2: Thu thập dữ liệu và ý kiến đóng góp từ các bên liên quan và các nhóm

Nói chuyện với các bên liên quan hoặc đối tác đang làm việc trong dự án để thu thập ý kiến và thông tin quan trọng cần thiết để hoàn thành công việc. Đừng chờ đến khi các nhà thiết kế đồ họa đã bàn giao tài sản mới đề cập đến điều gì đó mới!

Là một quản lý dự án tiếp thị, bạn không thể biết ngay lập tức mỗi thành viên trong nhóm cần bao lâu để hoàn thành công việc của mình. Hãy ước lượng thời gian và nỗ lực mà họ dự kiến sẽ cần để hoàn thành công việc. Họ sẽ giải quyết các vấn đề hoặc xung đột có thể ảnh hưởng đến dòng thời gian, điều này rất có giá trị cho việc quản lý dự án.

Bước 3: Bao gồm nghiên cứu

Nghiên cứu là yếu tố cốt lõi của mọi dự án tiếp thị. Có bất kỳ nghiên cứu hiện có nào có thể áp dụng cho dự án này không? Nhóm xã hội có cần bất kỳ công việc nào để tiến hành nghiên cứu mới không? Theo ví dụ về phạm vi dự án mà chúng tôi đã sử dụng ở trên, đây là thông tin cần thiết cho các cuộc hội thoại dự án hiệu quả.

👉 Chờ một chút — nếu bạn cần trợ giúp tổ chức kế hoạch dự án hoặc danh sách công việc, hãy xem Trung tâm mẫu của ClickUp để theo dõi chiến dịch, ngân sách, danh sách sản phẩm và nhiều hơn nữa!

Bước 4: Tập hợp các công việc và cột mốc

Tại thời điểm này, bạn đã có phạm vi dự án, ý kiến đóng góp của các bên liên quan và kết quả nghiên cứu. Đã đến lúc phân công công việc bằng phần mềm quản lý dự án tiếp thị của bạn.

Bạn còn nhớ ước lượng thời gian mà bạn đã thu thập trước đó không? Hãy nhớ đưa chúng vào các công việc để các thành viên trong nhóm có thể xem khối lượng công việc hàng ngày của mình và điều chỉnh nếu họ bị phân công quá nhiều. Tuần làm việc của họ phải vừa dễ quản lý vừa thực tế.

Bước 5: Chuẩn bị nhóm

Điều quan trọng là phải tổ chức một cuộc họp khởi động để lắng nghe trực tiếp các câu hỏi hoặc mối quan ngại của các nhóm sau khi họ đã có cơ hội đánh giá công việc của mình. Đây cũng là cơ hội tuyệt vời để loại bỏ ngay lập tức bất kỳ gánh nặng nào mà nhóm có thể đang cảm thấy.

Sau cuộc họp, gửi bản tóm tắt các điểm thảo luận chính và nội dung cần lưu ý. Nếu bất kỳ thành viên nào trong nhóm có mục hành động, hãy giao nhiệm vụ cho họ ngay lập tức để không có việc nào bị bỏ sót.

👉 Hãy xem Toyin Olasenhinde, một giám đốc sản phẩm, sử dụng tính năng bình luận được chỉ định trong ClickUp khi các mục hành động không cần một nhiệm vụ riêng biệt!

Bước 6: Thực hiện kiểm tra và đánh giá nhóm

Lên lịch kiểm tra và đánh giá trên lịch tiếp thị. Là người quản lý dự án tiếp thị, bạn nên nắm rõ tình hình của nhóm và dự án. Tần suất kiểm tra và đánh giá phụ thuộc vào dòng thời gian của dự án và sức chứa của nhóm.

👉 Quản lý một nhóm ảo? Tìm hiểu bảy cách để thúc đẩy chiến lược giao tiếp của nhóm ảo tại đây!

Bước 7: Theo dõi tiến độ bằng bảng điều khiển dự án

Bảng điều khiển được các bên liên quan, khách hàng và nhóm dự án sử dụng để theo dõi tiến độ. Các bên liên quan và khách hàng cần có cái nhìn tổng quan ở cấp cao, trong khi nhóm dự án cần bảng điều khiển chi tiết phân chia công việc thành các phần nhỏ.

Nếu phần mềm quản lý dự án tiếp thị của bạn có tính năng bảng điều khiển, hãy sử dụng công cụ này để có các phiên bản bảng điều khiển dự án khác nhau cho từng đối tượng. Thay vì liên hệ trực tiếp với bạn để cập nhật thông tin, họ sẽ xem bảng điều khiển dự án trước tiên!

👉 Tìm hiểu cách tạo Bảng điều khiển mạnh mẽ trong ClickUp với hướng dẫn từng bước dễ dàng!

Bước 8: Đóng các thủ tục giấy tờ kỹ thuật số trong công cụ quản lý dự án

Hãy reo chuông! Bạn và nhóm đã hoàn thành mục tiêu dự án, vì vậy đã đến lúc cho mọi người biết và xem lại sản phẩm cuối cùng. Đảm bảo các sản phẩm cuối cùng được gói gọn gàng, các tệp còn sót lại được lưu trữ hoặc xóa và tất cả các công việc đang mở được đóng trong công cụ quản lý dự án.

Bước 9: Suy ngẫm về hành trình dự án cùng nhóm

Bước này thường bị bỏ qua vì một chiến dịch tiếp thị mới sắp bắt đầu hoặc các nhóm đã tạm dừng để phục hồi và nạp năng lượng. Suy ngẫm ngay về những thành công và sai sót của dự án là cơ hội học tập tuyệt vời cho các nhà quản lý dự án tiếp thị để sửa chữa quy trình cho các dự án tiếp thị trong tương lai.

Nếu các thành viên trong nhóm của bạn không thoải mái khi gọi điện để phản ánh về dự án (hoặc đơn giản là không có đủ thời gian), cách dễ nhất để thu thập dữ liệu này là gửi biểu mẫu kỹ thuật số.

Dưới đây là những câu hỏi cần xem xét khi tổ chức biểu mẫu của bạn:

Cách các nhóm tiếp thị hiện đại sử dụng phần mềm quản lý dự án

Mỗi nhóm tiếp thị có mục tiêu, vai trò và giá trị chiến lược khác nhau trong toàn bộ hoạt động kinh doanh.

Trước khi cam kết thực hiện một yêu cầu chiến dịch tiếp thị, hãy tìm hiểu thông tin, tài nguyên và công cụ dự án mà mỗi nhóm tiếp thị cần để thành công. Thêm vào đó là giao tiếp tốt, ra quyết định nhanh chóng và mục tiêu rõ ràng... và bạn sẽ thành công! 🌟

Tối ưu hóa công cụ tìm kiếm

Các chuyên gia SEO liên tục triển khai các chiến lược và hỗ trợ quy trình SEO để hoàn thành các sản phẩm. Xây dựng liên kết ngược, tăng lưu lượng truy cập tự nhiên và nghiên cứu từ khóa trên hết các thông tin chi tiết về dữ liệu nghe có vẻ như một công thức quá sức. Họ sử dụng bảng điều khiển tương tác với dữ liệu thời gian thực. Báo cáo nhất quán và tự động giúp họ tiết kiệm thời gian. Kết quả là, nỗ lực được dành cho việc ưu tiên cải thiện thứ hạng!

Thiết kế

Các nhà thiết kế đồ họa được các bộ phận nội bộ tiếp cận để mượn chuyên môn (và đôi khi là sự ủng hộ) của họ để củng cố thiết kế và thông điệp của một tài sản. Một tính năng quản lý dự án đơn giản nhưng mạnh mẽ để tiết kiệm thời gian và không gian hộp thư đến là biểu mẫu yêu cầu kỹ thuật số.

Biểu mẫu yêu cầu kỹ thuật số giúp loại bỏ sự phỏng đoán và trao đổi qua lại giữa nhà thiết kế đồ họa và người yêu cầu. Bằng cách đặt câu hỏi đúng và yêu cầu bối cảnh cho yêu cầu, nhà thiết kế đồ họa có thể tập trung thời gian và năng lượng vào công việc thực tế.

Biên tập và tiếp thị nội dung

Các chuyên gia nội dung luôn phải đối mặt với mọi vai trò trong tiếp thị. Họ thường là những "quản lý dự án tình cờ" trong các chiến dịch đồng thời và các yêu cầu một lần. Một công việc điển hình mà họ thường phải làm là dành nhiều thời gian cho các công việc hành chính.

👉 Xem cách nhóm Nội dung của ClickUp tự động hóa các quy trình thủ công hiện tại để tối đa hóa năng suất tại đây.

Các tính năng ClickUp cần có cho mọi loại hình tổ chức tiếp thị

ClickUp là giải pháp quản lý dự án miễn phí cho phép mọi nhóm quản lý dự án, cộng tác thông minh hơn và tập trung tất cả công việc vào một công cụ duy nhất. Cho dù bạn là người mới sử dụng ứng dụng quản lý dự án hay là người dùng thành thạo, tính năng tùy chỉnh của ClickUp có thể mở rộng cho mọi kích thước nhóm, từ làm việc từ xa đến làm việc tại văn phòng, để mang lại năng suất cao nhất trong cuộc sống của bạn.

Chúng tôi hiểu (và yêu thích!) rằng nhóm của bạn có nhiều loại kỹ năng, tính cách và quy trình làm việc khác nhau. Vì vậy, trong ClickUp, mỗi thành viên có thể tùy chỉnh chế độ xem và nhiệm vụ của mình theo nhu cầu, đồng thời cùng nhau hướng tới các mục tiêu dự án chung.

Dưới đây là các tính năng của ClickUp cho mọi loại hình tổ chức tiếp thị:

Các tính năng hợp tác nhóm cho công ty tiếp thị

Các tính năng quản lý công việc cho nhóm tiếp thị nội bộ

Các tính năng quản lý thời gian cho freelancer và doanh nhân độc lập

Tối ưu hóa nỗ lực tiếp thị của bạn với ClickUp

theo Mayo Clinic, "kiệt sức trong công việc là một loại căng thẳng đặc biệt liên quan đến công việc — một trạng thái kiệt quệ về thể chất hoặc cảm xúc, kèm theo cảm giác giảm sút thành tích và mất bản sắc cá nhân".

Điều gì sẽ xảy ra nếu chúng ta nhận ra rằng chúng ta có thể thực hiện các chiến dịch và ra mắt sản phẩm mà không ảnh hưởng đến sức khỏe của nhóm? Thay đổi bắt đầu bằng việc làm rõ hệ thống quản lý dự án tiếp thị của chúng ta. 💎

Thành thật mà nói, chúng tôi hiểu rằng bạn đang phải chạy đua với thời gian (và có thể cả sự ủng hộ của lãnh đạo) để hoàn thành công việc và cải thiện quy trình quản lý dự án của nhóm. Nếu bạn cảm thấy có trách nhiệm với bản thân và nhóm của mình để cải thiện tình hình, bạn không đơn độc!

Đó là lý do tại sao ClickUp cung cấp hỗ trợ miễn phí 24/7 qua email, điện thoại và trò chuyện trực tuyến để giúp bạn tổ chức Không gian Làm việc và thiết lập đội ngũ của mình để đạt được thành công.

Bắt đầu với ClickUp và bạn sẽ sớm có những cuộc họp đứng là điểm nhấn trong ngày của mọi người! ☀️