Bạn còn nhớ "show and tell" không? Ngày bạn cuối cùng cũng có thể mang con cá cảnh của mình đến trường và giới thiệu nó với các bạn cùng lớp? Đó là những ngày đẹp đẽ. 😌
Là những chuyên gia, chúng ta hiện đang phải đối mặt với những tình huống tương tự dưới hình thức trình bày ý tưởng, động não và thực hiện dự án với nhóm.
Chúng tôi đã học được rằng thể hiện mạnh mẽ hơn nói suông, và chúng tôi đã nghĩ ra nhiều cách đa dạng, hấp dẫn để truyền đạt ý tưởng của mình. Đây là một thành công lớn cho những người xử lý thông tin theo cách khác, bao gồm 65% dân số tự nhận mình là người học bằng thị giác.
Nhập: Bảng Kanban.
Bảng Kanban là một phương pháp quản lý dự án nhanh chóng và trực quan, giúp các nhóm tối ưu hóa quy trình làm việc, thúc đẩy tính minh bạch, xác định các điểm nghẽn và nhanh chóng thay đổi hướng đi nếu cần. Mặc dù mục tiêu là tiết kiệm thời gian càng sớm càng tốt, nhưng việc thiết lập bảng từ đầu có thể mất nhiều thời gian và thậm chí phản tác dụng ở một mức độ nào đó — đó là lúc các mẫu trở nên hữu ích. 🤓
Các nhóm làm việc nhanh hơn và hiệu quả hơn với các mẫu bảng Kanban phù hợp với nhu cầu riêng của họ, nhưng ai có thời gian để dùng thử và mắc lỗi với từng mẫu Kanban tràn ngập trên Google? Chúng tôi có. 🙋🏼♀️
Hãy coi bài viết này là khóa học cấp tốc về mọi thứ liên quan đến Kanban, bao gồm cấu trúc, câu hỏi thường gặp, mẹo, lợi ích và tất nhiên là 11 mẫu Kanban miễn phí để đạt được mục tiêu công việc của bạn!
Mẫu bảng Kanban là gì?
Các mẫu bảng Kanban là những bảng có thể tùy chỉnh, được tạo sẵn để đẩy nhanh các giai đoạn chuẩn bị và thiết lập liên quan đến việc tạo bảng của bạn, giúp bạn tiết kiệm thời gian ngay lập tức. Về cơ bản, chúng là những bảng Kanban sẵn sàng sử dụng, chỉ cần điền vào chỗ trống và bạn có thể điều chỉnh hoặc chỉnh sửa theo nhu cầu.
Và vì phương pháp Kanban có thể được sử dụng cho nhiều bộ phận và ngành khác nhau, một mẫu được cấu trúc tốt sẽ đảm bảo rằng nhóm của bạn sử dụng chúng một cách hiệu quả nhất có thể. Tuy nhiên, đây chỉ là một phần nhỏ trong số những lợi ích của mẫu bảng Kanban linh hoạt!
Lợi ích của việc sử dụng mẫu bảng Kanban
Không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, các mẫu bảng Kanban còn giúp bạn bắt đầu công việc một cách thuận lợi với giao diện gọn gàng và được duy trì tốt, đảm bảo bảng của bạn luôn sẵn sàng để trình bày — ngay cả trong thời gian ngắn — cho các bên liên quan, quản lý hoặc các bộ phận khác.
Chúng cũng truyền cảm hứng cho sự đổi mới trong cách tùy chỉnh, tự động hóa và trạng thái công việc hiệu quả hơn. Vì phương pháp Kanban có thể mang lại lợi ích cho nhiều trường hợp sử dụng, nên việc có một mẫu được chỉ định có thể đóng vai trò như bánh xe tập đi, cho bạn biết trạng thái, Giới hạn công việc đang tiến hành và tự động hóa nào thường hữu ích cho ngành của bạn.
Hơn nữa, có mẫu cho mọi cấp độ kỹ năng. Nếu bạn mới sử dụng bảng Kanban, có rất nhiều mẫu thân thiện với người mới bắt đầu để giúp bạn dễ dàng làm quen với phương pháp linh hoạt này. Hoặc, nếu bạn đã sử dụng bảng trong nhiều năm và cần một góc nhìn mới hoặc tìm cách đổi mới quy trình Kanban của mình, các mẫu là một cách tuyệt vời để dạy bạn cách nâng cấp bảng của mình.
Điểm chính cần nhớ ở đây là các mẫu bảng Kanban luôn sẵn sàng giúp bạn. Hãy để một mẫu được thiết kế tốt làm việc nặng nhọc cho bạn để bạn có thể tập trung vào dự án và nhóm thực hiện dự án.
Phần thưởng: Mẫu kịch bản!
11 mẫu bảng Kanban miễn phí
Chúng ta đang nói về một trò chơi lớn ở đây — hãy xem những mẫu mạnh mẽ này hoạt động như thế nào! Dưới đây là 11 mẫu bảng Kanban yêu thích của chúng tôi cho ClickUp, OneNote và Excel, cùng cách chúng có thể đưa nhóm của bạn lên một tầm cao mới.
1. Mẫu Bảng Kanban
Áp dụng mẫu Bảng Kanban Đơn giản của ClickUp vào Không gian Làm việc ClickUp của bạn và bắt đầu tối ưu hóa chu kỳ phát hành của bạn ngay lập tức. Thư mục này chứa năm trạng thái để phân chia các nhiệm vụ của bạn, cùng với tài liệu trợ giúp có các mẹo và phân tích chi tiết về từng tính năng. Nó thậm chí còn cung cấp các tài nguyên bổ sung để cài đặt tự động hóa nhiệm vụ, tạo danh sách kiểm tra cho các việc cần làm nhỏ hơn và đề xuất các tích hợp để quá trình chuyển sang chế độ xem Bảng trong ClickUp diễn ra suôn sẻ hơn.
Trạng thái công việc đủ linh hoạt để phù hợp với hầu hết mọi quy trình làm việc, đặc biệt nếu bạn cần chỉnh sửa hoặc phản hồi về công việc của mình — từ tiếp thị đến phát triển sản phẩm, thậm chí chỉnh sửa blog hoặc thiết kế đồ họa. Mặc dù đây là mẫu dành cho người dùng trung cấp, nhưng tài liệu trợ giúp từng bước của nó rất rõ ràng và dễ hiểu, bất kể bạn có kinh nghiệm sử dụng Kanban hay không.
2. Mẫu Bảng Kanban Quản lý Linh hoạt
Mẫu Bảng Kanban Quản lý Nhanh nhẹn của ClickUp giúp bạn thiết lập quy trình làm việc phức tạp một cách nhanh chóng.
Cách tiếp cận nhanh nhẹn có thể khiến bạn cảm thấy choáng ngợp lúc đầu, nhưng mẫu này tạo ra một Không gian trong ClickUp với mọi thứ bạn cần để triển khai quy trình làm việc nhanh nhẹn cơ bản trong vài phút.
Đối với các nhóm làm việc nhanh trong các sprint, bạn có tùy chọn kích hoạt 13 ClickApp khác nhau để tùy chỉnh cách tổ chức công việc tồn đọng, quản lý khối lượng công việc và làm việc với nhóm của mình. Các tính năng này bao gồm Giới hạn công việc đang tiến hành, Cột mốc, Phụ thuộc, Điểm Sprint và nhiều hơn nữa!
Với 30 trạng thái tùy chỉnh, một Trường Tùy chỉnh, tám thẻ, sáu chế độ xem và bốn tự động hóa, mẫu này được trang bị tất cả các tính năng cần thiết để cung cấp phản hồi, xoay vòng tài nguyên và bắt đầu mang lại kết quả nhanh hơn.
3. Mẫu Bảng Kanban Sprint đơn giản
Hãy thử sức với các sprint bằng mẫu Bảng Kanban Sprint Đơn giản của ClickUp! Ít phức tạp và thân thiện hơn với người dùng trung cấp so với Mẫu Quản lý Agile trước đó, mẫu này áp dụng Không gian cho Không gian Làm việc ClickUp của bạn với chín trạng thái, chín ClickApp và chế độ xem Bảng và Danh sách được cài đặt sẵn.
Mẫu này bao gồm tất cả các kiến thức cơ bản về sprint cho các nhóm Agile để giao sản phẩm nhanh hơn và cung cấp tài liệu hữu ích để hướng dẫn bạn cách điều chỉnh mẫu này cho phù hợp với quy trình làm việc của bạn và tận dụng tối đa Thanh công cụ đa nhiệm.
4. Quản lý tài khoản Mẫu Bảng Kanban
Nếu bạn là quản lý văn phòng, cố vấn tài chính, nhân viên bán hàng hoặc chỉ đơn giản là một người đang cố gắng kiểm soát ngân sách của mình, mẫu này là dành cho bạn.
Mẫu Bảng Kanban Quản lý tài khoản của ClickUp theo dõi mọi thứ, từ hoạt động gần nhất của người dùng đến gia hạn tài khoản, liên hệ và rủi ro. Thư mục này thêm 19 trạng thái hữu ích — hãy đếm xem! — bao gồm Nuôi dưỡng, Sắp gia hạn, Bị hủy, Đang giới thiệu và hơn thế nữa — hoàn hảo cho khách hàng tiềm năng và duy trì mối quan hệ với khách hàng hiện tại.
Đây cũng là một mẫu tuyệt vời để kết nối với khách hàng mới với bảy loại chế độ xem để nuôi dưỡng sự tương tác với khách hàng tiềm năng và chế độ xem Biểu mẫu để đăng ký khách hàng mới trong một cuộc khảo sát với các phản hồi có thể được chuyển đổi thành nhiệm vụ ClickUp có thể thực hiện được. Và chúng tôi đã đề cập đến việc mẫu này có nhiều Trường Tùy chỉnh chưa? Với 10 trường để lựa chọn, bạn có thêm nhiều cách để sắp xếp, lọc và nhóm bảng Kanban của mình.
5. Mẫu Bảng Kanban Yêu cầu của nhóm
Bảng Kanban là một công cụ quản lý dự án linh hoạt phổ biến, nhưng chúng thực sự được các nhóm trong các bộ phận khác nhau tin tưởng và sử dụng, bao gồm cả bộ phận nhân sự!
Mẫu Bảng Kanban Yêu cầu của Nhóm của ClickUp là một công cụ quan trọng cho các nhà quản lý nhân sự, CNTT và văn phòng phụ trách theo dõi và tổ chức các yêu cầu của nhóm làm việc từ xa.
Thư mục này thêm bốn chế độ xem vào Không gian Làm việc của bạn, bao gồm một bảng Kanban riêng biệt cho các loại yêu cầu khác nhau và Biểu mẫu Yêu cầu Nội bộ với các phản hồi có thể được chuyển trực tiếp thành nhiệm vụ ClickUp xuất hiện trên Bảng của bạn. Ngoài ra, năm trạng thái đảm bảo rằng không có yêu cầu nào bị bỏ sót.
6. Mẫu Bảng Kanban sản xuất video
Mẫu Bảng Kanban Sản xuất Video của ClickUp là một ví dụ hoàn hảo về tính linh hoạt của bảng Kanban. Lập kế hoạch lịch quay từ tiền sản xuất đến hậu sản xuất với mẫu thân thiện với người mới bắt đầu này. Hình dung lịch trình của bạn trong Danh sách công việc hoặc di chuyển các nhiệm vụ xuống đường ống sản xuất bằng cách kéo và thả chúng trên bảng Kanban của bạn.
Ngoài ra, mẫu bảng kanban cơ bản này còn đi kèm tài liệu trợ giúp để nâng cao tổ chức của bạn và thúc đẩy các dự án sáng tạo của bạn vượt qua vạch đích mà không tốn nhiều công sức.
7. Mẫu Bảng Kanban Quản lý dự án
Nếu tất cả các mẫu này nghe có vẻ tuyệt vời nhưng có thể hơi quá phức tạp đối với mức độ kinh nghiệm Kanban của bạn cho đến nay, thì đây là mẫu dành cho bạn.
Cho dù bạn đang quản lý một dự án hay sắp xếp các việc cần làm hàng tuần, mẫu Bảng quản lý dự án thân thiện với người mới bắt đầu của ClickUp sẽ bao gồm tất cả các kiến thức cơ bản về Kanban. Bắt đầu với một Bảng đã được chia thành năm trạng thái có thể áp dụng cho hầu hết mọi quy trình làm việc: Mở, Đang tiến hành, Đang xem xét, Bị chặn và Đã đóng.
8. Mẫu Bảng Kanban theo dõi chiến dịch
Đây là mẫu mà nhóm tiếp thị của bạn hằng mơ ước. ✨
Giữa việc phải xoay xở giữa các công cụ khác nhau, nhiều chiến dịch, tuân thủ ngân sách và áp lực về hiệu suất, bạn dễ cảm thấy choáng ngợp bởi quy trình làm việc tiếp thị của mình — nhưng mẫu Theo dõi và Phân tích Chiến dịch của ClickUp được thiết kế để theo dõi tất cả các phần thay đổi đó.
Mẫu này có 10 Trường Tùy chỉnh để bạn có thể đưa càng nhiều chi tiết vào mỗi công việc càng tốt và hình dung các chiến dịch của mình theo cách phù hợp nhất với bạn. Với nhiều chiến dịch và công việc được thực hiện song song, bảng Kanban của bạn đảm bảo rằng không ai phải gánh vác nhiều hơn khả năng của mình. Ngoài Bảng, bạn sẽ thấy các chiến dịch của mình được lên lịch trong chế độ xem Lịch rõ ràng và Danh sách tất cả các chiến dịch để tránh trùng lặp.
9. Mẫu lộ trình Kanban
Phát triển sản phẩm không có một phương pháp duy nhất phù hợp cho tất cả. Mỗi doanh nghiệp có những yêu cầu riêng và mỗi nhóm phải tự tìm ra con đường riêng cho mình. Nâng cao quy trình của bạn với công cụ kanban này. Mẫu Lộ trình Kanban của ClickUp cho phép bạn quản lý các nhiệm vụ và mục tiêu, sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các yếu tố quan trọng và cuối cùng có được cái nhìn rõ ràng về các hoạt động phát triển của mình.
10. Mẫu luồng tích lũy Kanban cho Excel
Chúng tôi đã đề cập đến việc bảng Kanban có thể có nhiều hình dạng và kích thước khác nhau — và mẫu Excel này là một ví dụ tuyệt vời cho điều đó! Các nhóm yêu thích bảng Kanban vì chúng tập trung vào luồng công việc liên tục và nhất quán để hoàn thành dự án đúng hạn, từng công việc một. Với Giới hạn công việc đang tiến hành, các nhóm có thể kiểm soát số lượng công việc họ đang thực hiện, đảm bảo rằng họ không nhận quá nhiều công việc so với khả năng của mình. Mẫu bảng Kanban Excel này tập trung vào khía cạnh đó của bảng Kanban.
Chỉ cần điền ngày liên quan đến công việc hoặc quy trình của bạn và số lượng công việc đang tiến hành được phép mỗi ngày để xem quy trình làm việc của bạn được hiển thị trong biểu đồ Luồng tích lũy trực quan trong Excel với màu sắc liên quan đến từng công việc.
Bảng kanban Excel này là một công cụ tuyệt vời cho những người học bằng trực quan, những người cần thấy các công việc được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên mỗi ngày!
Bạn tin tưởng vào quy trình làm việc dựa trên Excel? Chúng tôi có chính xác công cụ dành cho bạn! Học cách..
11. Mẫu Bảng Kanban của OneNote
Tương tự như cách bạn có thể cấu trúc bảng Kanban trong Excel hoặc trên bảng trắng kỹ thuật số, bạn cũng có thể tạo bảng trong OneNote! Tạo các cột để quản lý quy trình làm việc tại văn phòng hoặc tại nhà với tính linh hoạt trong việc thêm bao nhiêu cột, màu sắc và chi tiết tùy theo nhu cầu.
Thêm tài nguyên mẫu quản lý dự án:
- Mẫu quản lý dự án
- Mẫu CRM
- Mẫu quản lý sản phẩm
- Mẫu biểu đồ Gantt cho quản lý dự án
- Mẫu biểu đồ RACI
- Mẫu cột mốc
Các phương pháp hay nhất về bảng Kanban
Có nguồn gốc từ ngành sản xuất ô tô trong những năm 1940, bảng Kanban đã được điều chỉnh và mở rộng để mang lại lợi ích cho các nhóm trong nhiều ngành công nghiệp với một khung công việc đơn giản nhưng linh hoạt để trực quan hóa quy trình làm việc.
Các nhóm quay trở lại bảng Kanban vì chúng đơn giản, trực quan và nhất quán. Chúng đủ linh hoạt để hỗ trợ hầu hết mọi trường hợp sử dụng — và một khi bạn đã học cách giải thích một bảng Kanban, bạn có thể đọc tất cả các bảng khác.
Khi được sử dụng đúng cách, bảng Kanban sẽ tạo ra luồng công việc trơn tru và liên tục, thúc đẩy tính minh bạch và xác định rõ người chịu trách nhiệm cho từng công việc.
Mặc dù không giới hạn ở một "kiểu" duy nhất, bảng Kanban thường bắt đầu với ít nhất ba cột — hoặc trạng thái — đại diện cho các giai đoạn hoàn thành và các thẻ công việc di chuyển trên bảng cho đến khi dự án hoàn thành.
Nhưng chúng thực sự trông như thế nào? Hãy cùng tạo một cái xem sao!
Làm thế nào để sử dụng bảng Kanban? Với các ví dụ về bảng Kanban
Bạn có thể xây dựng bảng của mình trong đời thực trên một bề mặt như bảng treo hoặc bảng trắng cá nhân, hoặc với sự trợ giúp của phần mềm Kanban động được thiết kế cho phương pháp này. Nhưng cho dù bạn thích bảng trên bàn làm việc hay trên màn hình, hãy theo dõi chúng tôi phân tích các đặc điểm nổi bật mà mọi bảng Kanban hiệu quả phải có:
1. Cột
Các cột trên bảng Kanban của bạn thể hiện trạng thái mà mỗi công việc phải trải qua trước khi được coi là hoàn thành. Nếu bạn mới bắt đầu sử dụng phương pháp Kanban, hãy giữ cho bảng đơn giản với ba cột tương tự như Cần làm, Đang tiến hành và Đã xong, nhưng lý tưởng nhất là bạn nên đặt số cột bằng số bước trong quy trình làm việc của mình.
Đây cũng là cơ hội đầu tiên để bạn tùy chỉnh bảng để phù hợp với quy trình của nhóm mình.
Nếu nhóm của bạn thường xuyên làm việc với một bộ trạng thái tùy chỉnh khác hoặc các giai đoạn bổ sung cho nghiên cứu, phát triển hoặc phản hồi, chỉ cần thêm các cột để thể hiện các bước đó trong quy trình công việc của bạn.
Nhóm các công việc theo trạng thái, người được giao, mức độ ưu tiên và hơn thế nữa với chế độ xem Bảng giống Kanban trực quan và linh hoạt của ClickUp
2. Công việc
Đây là nơi bạn điền vào mọi công việc liên quan đến dự án của mình — vâng, mọi công việc. Đây là một trong những cách mà bảng Kanban thúc đẩy tính minh bạch.
Phân loại công việc theo trạng thái hiện tại để có cái nhìn rõ hơn về trạng thái tổng thể của dự án — số công việc chưa bắt đầu, số công việc đang tiến độ và số công việc đã hoàn thành.
Các công việc — hoặc thẻ công việc — di chuyển trên bảng từ trái sang phải, bắt đầu ở trạng thái Cần làm cho đến khi hoàn thành và chuyển sang cột Đã xong.
Các cột của bạn sẽ nhanh chóng được lấp đầy, nhưng bạn muốn bảng của mình luôn gọn gàng và rõ ràng để mọi người có thể dễ dàng đọc bất cứ lúc nào. Khi quét bảng, bạn sẽ muốn xem tất cả thông tin cơ bản về công việc, bao gồm tên, người được giao, ngày đáo hạn và hình ảnh (nếu có).
Mẹo chuyên nghiệp: nếu bạn đang sử dụng phần mềm quản lý công việc linh hoạt như ClickUp, bạn không cần phải chọn thông tin công việc nào để chia sẻ! Phần mềm sẽ làm việc này cho bạn. 😎
Tải công việc của bạn với các liên kết, Trường Tùy chỉnh, Ưu tiên, mô tả chi tiết, nhiều người được giao, người theo dõi, và hơn thế nữa cho mỗi công việc trong khi giữ bảng của bạn được tổ chức và trình bày đẹp mắt.
📮ClickUp Insight: 92% nhân viên sử dụng các phương pháp không nhất quán để theo dõi các mục hành động, dẫn đến việc bỏ sót quyết định và chậm trễ trong thực hiện. Cho dù bạn đang gửi ghi chú theo dõi hay sử dụng bảng tính, quá trình này thường phân tán và không hiệu quả.
Giải pháp quản lý nhiệm vụ của ClickUp đảm bảo chuyển đổi liền mạch các cuộc hội thoại thành công việc, giúp nhóm của bạn hành động nhanh chóng và luôn thống nhất.
3. Giới hạn tiến độ công việc
Đây là một trong những cách khóa để bảng Kanban duy trì quy trình làm việc nhất quán. Để ngăn các thành viên phải xử lý nhiều công việc cùng một lúc, Giới hạn công việc đang tiến hành (WIP) hạn chế số lượng công việc có thể chuyển từ Cần làm sang Đang tiến hành cùng một lúc.
4. Swimlanes
Trong khi các cột thêm cấu trúc dọc vào bảng của bạn, các làn bơi chia bảng theo chiều ngang để giúp bạn hình dung nhiều quy trình công việc trên một bảng duy nhất. Nếu bạn đang quản lý nhiều dự án hoặc giám sát nhiều thành viên trong nhóm, các làn bơi sẽ tạo các phần trên bảng của bạn để hiển thị công việc nào thuộc về thành viên hoặc dự án nào.
Nếu bạn là người dùng bảng tính, bạn có thể nghĩ về các làn bơi như các hàng chỉ chứa các công việc liên quan đến một loại thông tin cụ thể.
Ta-da!
Sau khi thêm thông tin này, nhóm của bạn đã sẵn sàng bắt tay vào công việc bằng phương pháp Kanban! Nghe có vẻ đơn giản, nhưng nhược điểm của việc tạo bảng từ đầu là bốn bước này đòi hỏi khá nhiều sự chuẩn bị, thời gian và nỗ lực. Đặc biệt nếu bạn mới sử dụng bảng Kanban hoặc đang xử lý các quy trình công việc phức tạp, bạn rất dễ quên các công việc và thông tin quan trọng.
Nhưng đó chưa phải là tất cả. Nếu không có mẫu hoặc phần mềm quản lý dự án linh hoạt, việc duy trì bảng cập nhật có thể cản trở dự án hơn là giúp bạn.
Đây là lý do tại sao nhiều nhà quản lý dự án chuyển sang sử dụng các mẫu như một giải pháp plug-and-play để bắt đầu sử dụng bảng Kanban càng nhanh càng tốt.
Quản lý dự án tiếp theo của bạn với mẫu Kanban
Mặc dù có rất nhiều mẫu trôi nổi trên Google, nhưng không phải tất cả các bảng Kanban đều giống nhau.
Vì chúng có khả năng tối ưu hóa các quy trình giữa các bộ phận và ngành công nghiệp, nên việc chọn một mẫu đã được điều chỉnh theo nhu cầu của bạn là rất quan trọng. Bằng cách này, bạn có thể lấy cảm hứng từ các trạng thái và tự động hóa mà nó cung cấp và sử dụng nó như một bàn đạp để bạn và nhóm của bạn phát triển phương pháp Kanban của mình hơn nữa.
Gợi ý của chúng tôi?
Chọn một mẫu được tạo bởi và dành cho phần mềm quản lý công việc mạnh mẽ như ClickUp. Vì các nhiệm vụ, công việc, nhóm và quy trình của bạn đã tồn tại trong Không gian Làm việc, bảng Kanban của bạn cũng sẽ như vậy! Điều này không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian khi thiết lập quy trình làm việc mà còn giúp tiến trình diễn ra suôn sẻ trên bảng được tự động cập nhật khi bạn làm việc.
Nhưng phần hay nhất là gì? Miễn phí! 💸
Truy cập hàng tấn mẫu bảng Kanban cùng với 100MB dung lượng lưu trữ, nhiệm vụ và thành viên không giới hạn, hơn 1.000 tích hợp, tài liệu cộng tác và nhiều hơn nữa miễn phí, vĩnh viễn trong ClickUp! 🦄