Năm 1971, một lập trình viên máy tính, Raymond Tomlinson, đã làm nên lịch sử khi gửi cho chính mình email đầu tiên — một tin nhắn mang tính đột phá với nội dung đại loại như "QWERTYUIOP". Thật thú vị, phải không?
Ngày nay, email không còn là điều mới mẻ nữa. Thay vào đó, email đã trở thành một trong những yếu tố làm giảm năng suất lớn nhất.
🚨 Mỗi người nhận trung bình 120 email mỗi ngày. Theo Adobe, các chuyên gia dành hơn 5 giờ mỗi ngày để đọc và trả lời email — gần một nửa thời gian làm việc của họ! Không có gì ngạc nhiên khi những lá thư viết tay trở thành một thứ xa xỉ hiếm có.
Tuy nhiên, email vẫn là xương sống của giao tiếp trong doanh nghiệp. Email quan trọng đến mức các bản ghi email được chấp nhận làm bằng chứng tại tòa án — đó là một vấn đề rất nghiêm trọng!
Đó là lý do tại sao sắp xếp email theo mức độ ưu tiên có nghĩa là tăng năng suất email, giảm căng thẳng và cải thiện giao tiếp qua email.
Với các chiến lược sắp xếp email theo mức độ ưu tiên phù hợp, bạn có thể biến hộp thư đến từ một yếu tố làm giảm năng suất thành một công cụ tổ chức mạnh mẽ. Hãy phân tích từng bước một.
⏰ Tóm tắt 60 giây
Giữ hộp thư đến của bạn luôn gọn gàng và trong tầm kiểm soát với các chiến lược quản lý email thông minh sau:
- Phân loại email: Sử dụng nhãn, cờ hoặc thẻ để sắp xếp email theo mức độ ưu tiên
- Đặt thời gian cụ thể cho email: Tránh kiểm tra hộp thư đến liên tục và lên lịch thời gian dành riêng cho việc quản lý email
- Sử dụng công cụ email: Sử dụng ClickUp để chuyển đổi email thành nhiệm vụ, tự động hóa việc theo dõi và đồng bộ với Gmail hoặc Outlook
- Hủy đăng ký và dọn dẹp: Loại bỏ các bản tin không cần thiết và lưu trữ các email đã hết hạn
- Chuyển email thành hành động: Tóm tắt email và tạo nhiệm vụ có thể thực hiện bằng các công cụ như ClickUp Brain
Tại sao việc sắp xếp email theo mức độ ưu tiên lại quan trọng
Mọi doanh nghiệp đều có cùng mục tiêu cuối cùng: tăng doanh thu và thúc đẩy bán hàng. Giao tiếp, đặc biệt là qua email, cần phải đạt được mục tiêu để thực hiện điều đó.
Theo các nghiên cứu, chờ đợi hơn năm phút để trả lời một khách hàng tiềm năng có thể làm giảm 10 lần tỷ lệ thành công của bạn. Kéo dài thời gian trả lời lên năm đến mười phút, và bạn sẽ thấy tỷ lệ thành công giảm 400%. Đúng vậy, mỗi phút đều quan trọng.
Đây là lý do tại sao chúng ta cần sắp xếp thứ tự ưu tiên cho email. Quản lý email đúng cách là một mỏ vàng cho giao tiếp hiệu quả.
Bây giờ, hãy chuyển sang chủ đề từ khách hàng sang nhân viên. Gần 70% nhân viên cho biết họ thích sử dụng email để liên lạc tại nơi làm việc. Đó là một phần lớn trong nhóm của bạn đang dựa vào email để cập nhật thông tin và phối hợp công việc.
Vì vậy, bạn không thể trốn tránh hộp thư đến. Thay vào đó, cách thông minh hơn là tăng cường sắp xếp email theo mức độ ưu tiên.
Với các công cụ AI hiện cung cấp mọi thứ từ tự động sắp xếp đến soạn thảo phản hồi, việc quản lý tin nhắn đến trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Nhưng vẫn còn nhiều điều cần khám phá. Hãy cùng thực hiện việc đó bằng cách xem hướng dẫn từng bước về cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho email.
Đọc thêm: Phần mềm quản lý email tốt nhất (miễn phí & trả phí)
Hướng dẫn từng bước để sắp xếp thứ tự ưu tiên email tại nơi làm việc
Quy tắc đầu tiên của việc sắp xếp email theo mức độ ưu tiên: Không phải tất cả các email đều giống nhau.
Bằng cách chỉ định mức độ ưu tiên cho các tin nhắn đến, bạn có thể tập trung vào những việc quan trọng và tránh bị chôn vùi trong đống email không quan trọng.
Dưới đây là cách xử lý hộp thư đến như một chuyên gia:
Bước 1 – Phân loại email
hàng ngày có 160 tỷ email rác được gửi đi, chiếm 46% tổng số email. Chắc chắn bạn không muốn những email quan trọng từ sếp của mình nằm cạnh một bài blog spam quảng cáo đầu tư "thần kỳ", phải không?
Đây là lý do tại sao chúng tôi bắt đầu bằng cách phân loại email dựa trên mức độ quan trọng trong việc sắp xếp thứ tự ưu tiên email.
Bắt đầu bằng cách chỉ định mức độ ưu tiên bằng cách sử dụng nhãn, thẻ hoặc cờ của khách hàng email của bạn.
Để sắp xếp email trong Gmail, hãy sử dụng dấu sao để đánh dấu các tin nhắn quan trọng. Chỉ cần nhấp vào dấu sao bên cạnh email trong hộp thư đến và để xem tất cả, hãy chọn "Đã đánh dấu sao" từ menu bên trái.
Nếu bạn đang sử dụng Outlook, bạn có thể đánh dấu email để theo dõi. Nhấp vào biểu tượng cờ bên cạnh tin nhắn, bạn thậm chí có thể đặt ngày đáo hạn để nhắc nhở bản thân thực hiện hành động.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Đánh nhãn các email cần được xử lý ngay bằng "Ưu tiên cao", "Khẩn cấp" hoặc "Cần hành động". Điều này giống như đặt hệ thống đèn giao thông cho hộp thư đến của bạn — màu đỏ có nghĩa là dừng mọi việc và trả lời.
Bộ lọc và nhãn là một trong những cách dễ nhất để tạo hộp thư đến gọn gàng. Các công cụ này tự động sắp xếp và phân loại email đến và tin nhắn khẩn cấp dựa trên các tiêu chí như người gửi, dòng chủ đề hoặc từ khóa.
Ví dụ: email từ người gửi VIP hoặc dự án quan trọng có thể được gửi trực tiếp đến hộp thư đến ưu tiên, trong khi email quảng cáo có thể được chuyển sang một thư mục riêng.
Dưới đây là hướng dẫn nhanh về cách tạo bộ lọc trên Gmail:
- Mở hộp thư đến và nhấp vào biểu tượng Hiển thị tùy chọn tìm kiếm trong thanh tìm kiếm
- Nhập tiêu chí của bạn (ví dụ: người gửi, chủ đề) và thử bằng cách nhấp vào Tìm kiếm
- Ở phía dưới, nhấp vào Tạo bộ lọc
- Chọn một hành động (ví dụ: phân loại, xóa, gắn nhãn)
- Nhấp vào Tạo bộ lọc một lần nữa
Đọc thêm: 8 lựa chọn thay thế email tốt nhất cho giao tiếp kinh doanh
Bước 2 – Sử dụng các công cụ và tính năng
Ngay cả sau khi dọn dẹp hộp thư đến, sự lộn xộn vẫn dễ dàng quay trở lại. Đó là lý do tại sao các công cụ quản lý email là điều cần thiết.
Lấy ClickUp làm ví dụ. Công cụ quản lý dự án này có thể tự động hóa các công việc email với tính năng Tự động hóa. Bạn có thể thiết lập để gửi email hoặc phân công công việc khi trạng thái thay đổi, ví dụ: thông báo cho trưởng nhóm của bạn qua email khi một công việc được đánh dấu là "Hoàn thành"
Bạn có nhiều tài khoản email? Các công cụ như Shift cho phép bạn xem email công việc và cá nhân từ một bảng điều khiển tiện lợi. Shift giúp bạn quản lý các cuộc hội thoại trên các tài khoản mà không cần chuyển đổi giữa các ứng dụng.
Nói về chức năng tìm kiếm tuyệt vời, hãy thảo luận về Tìm kiếm kết nối của ClickUp. Công cụ mạnh mẽ dựa trên AI này quét email, tài liệu và cuộc hội thoại bằng từ khóa hoặc mô tả dự án. Nó giống như có một công cụ tìm kiếm dành riêng cho hộp thư đến và tệp tin của bạn.
Để dọn dẹp, hãy thử Unroll.me để hủy đăng ký hàng loạt các bản tin mà bạn không còn đọc nữa. Cho dù bạn xóa sạch hoặc hủy đăng ký có chọn lọc, đây là một cách đơn giản để giảm bớt các email không liên quan và lấy lại sự gọn gàng cho hộp thư đến.
Có nhiều công cụ và tính năng khác để sắp xếp email theo mức độ ưu tiên. Tuy nhiên, bạn nên sử dụng một công cụ duy nhất để giảm bớt công việc quản lý và tăng hiệu quả.
Để giúp bạn xác định công cụ phù hợp với nhu cầu của mình, hãy thử tìm kiếm công cụ có các tính năng sau:
- Tự động hóa email: Tự động hóa các hành động như sắp xếp, gắn nhãn và gửi thông báo để quy trình làm việc diễn ra suôn sẻ hơn
- Không gian làm việc thống nhất: Quản lý công việc và email trên một nền tảng để tránh phải chuyển đổi giữa các công cụ
- Chức năng tìm kiếm nâng cao: Tìm email, tài liệu hoặc cuộc hội thoại ngay lập tức với tính năng tìm kiếm dựa trên AI
- Mẫu có thể tùy chỉnh: Tạo và sử dụng lại các mẫu email để giao tiếp nhất quán, hiệu quả
- Khả năng tích hợp: Đồng bộ với lịch, CRM và các ứng dụng năng suất để tạo môi trường kỹ thuật số kết nối
Đọc thêm: Cách triển khai quy trình tự động hóa email thành công
Bước 3 – Cài đặt các ưu tiên hàng ngày
Mục tiêu là dành ít thời gian hơn cho hộp thư đến, không phải nhiều hơn. Cài đặt các ưu tiên hàng ngày cho hộp thư đến có thể tiết kiệm thời gian, giảm căng thẳng và giúp bạn tập trung vào các công việc quan trọng. Dưới đây là cách cấu trúc quản lý email của bạn:
- Cách tiếp cận "Làm ngay": Nếu một email mất ít hơn 2 phút để trả lời, hãy trả lời ngay lập tức; điều này giúp tránh tình trạng tồn đọng công việc
- Phân công công việc: Nếu một email cần sự đóng góp của thành viên trong nhóm, hãy chuyển tiếp email đó kèm theo hướng dẫn rõ ràng. Phân công công việc đảm bảo rằng đúng người sẽ thực hiện công việc mà bạn không cần phải quản lý chi tiết
- Hoãn lại sau: Có email không khẩn cấp nhưng cần chú ý? Đặt nhắc nhở hoặc hoãn lại để theo dõi vào thời gian cụ thể. Các công cụ như hộp thư đến ưu tiên hoặc phần mềm quản lý email có thể giúp sắp xếp các email này một cách hiệu quả
- Xóa email không cần thiết: Nói lời tạm biệt với những email lỗi thời hoặc không liên quan. Dọn dẹp hộp thư đến giúp bạn tập trung hơn và đảm bảo các tin nhắn quan trọng nổi bật hơn
Đọc thêm: Quản lý công việc qua email là gì và cách thực hiện
Mẹo quản lý email nâng cao
Với hàng trăm email tràn ngập hàng ngày, bạn không thể theo kịp email của mình nếu không có sự trợ giúp.
Giải pháp? Đừng né tránh công nghệ nữa mà hãy bắt đầu sử dụng nó để quản lý hơn 100 email chưa đọc trong hộp thư đến hàng tuần của bạn.
Tận dụng AI và các công cụ năng suất
Hầu hết các email đều liên quan đến công việc — cập nhật được chia sẻ, dự án cần quản lý hoặc thời hạn cần hoàn thành. Vì vậy, việc kết hợp quản lý email và quy trình làm việc trong một hệ thống thay vì chuyển đổi giữa các công việc là điều hợp lý nhất.
ClickUp là giải pháp hoàn hảo để tích hợp quản lý email với sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc.
ClickUp tích hợp liền mạch với Gmail và Outlook, mang lại những lợi ích sau:
- Chuyển đổi email thành công việc có thể thực hiện trực tiếp từ Gmail
- Cập nhật trạng thái và mức độ ưu tiên của công việc mà không cần rời khỏi hộp thư đến
- Chia sẻ nội dung email dưới dạng nhận xét công việc để hợp tác hiệu quả hơn
- Lên lịch và phân công công việc dựa trên các tương tác email
- Đồng bộ email Outlook với nhiệm vụ ClickUp để hợp lý hóa việc theo dõi
- Đặt nhắc nhở trong Outlook cho các nhiệm vụ ClickUp
- Tự động hóa việc tạo/lập công việc từ email để quy trình làm việc diễn ra suôn sẻ hơn
Nhưng đó chưa phải là tất cả. ClickUp sử dụng các tính năng như ClickUp Assign Comments và ClickUp Mentions để sắp xếp email một cách hiệu quả hơn.
Lấy câu chuyện của Oscar làm ví dụ.
📌 Ví dụ: Oscar, một quản lý dự án, nhận được email từ khách hàng yêu cầu cập nhật về việc thiết kế lại trang web của họ. Thay vì sao chép chi tiết vào một công cụ riêng biệt, Oscar sử dụng ClickUp để đính kèm email trực tiếp vào nhiệm vụ của dự án thiết kế lại. Anh nhanh chóng thêm nhận xét gắn thẻ nhóm thiết kế kèm theo hướng dẫn cụ thể, giao nhiệm vụ theo dõi cho Sarah (nhà thiết kế chính) và đặt thời hạn hoàn thành — tất cả chỉ từ trong ClickUp.
Không có tab thêm, không bỏ sót chi tiết và khách hàng nhận được thông tin cập nhật đúng giờ — như một phép thuật.
Mọi thứ sẽ trở nên tốt hơn với ClickUp Brain. Trợ lý hỗ trợ bởi AI này nâng tầm quản lý email lên một cấp độ mới bằng cách soạn thảo email cho bạn trong vài giây.
Cách thức hoạt động: Chỉ cần cung cấp các điểm chính cần thảo luận, ClickUp Brain sẽ soạn thảo một email chuyên nghiệp, phù hợp với giọng điệu, phù hợp với ý định và đối tượng của bạn.
Nếu bạn muốn biến những email dài thành các bước hành động, ClickUp Brain có thể tóm tắt nội dung và tạo nhiệm vụ.
Đọc thêm: Cách sử dụng AI trong email (Các trường hợp sử dụng & Công cụ)
Các nguyên tắc tốt nhất trong giao tiếp
Mặc dù bạn có tất cả các công cụ để thực hiện giao tiếp qua email, nhưng đây là một số chiến lược quản lý email để giữ cho mọi thứ chuyên nghiệp và hợp tác:
1. Xây dựng các nguyên tắc giao tiếp rõ ràng
Xác định các kênh phù hợp nhất cho từng loại hình giao tiếp.
Ví dụ: email cho các cập nhật chính thức, tin nhắn tức thời cho các câu hỏi nhanh và cuộc họp đã lên lịch cho các cuộc thảo luận chi tiết. Điều này sẽ giảm bớt sự nhầm lẫn và hợp lý hóa các tương tác.
2. Tiến hành các cuộc họp đứng
Stand-up là những cuộc họp ngắn hàng ngày (thường được tổ chức trong khi đứng!) nơi mọi người chia sẻ thông tin cập nhật về công việc, kế hoạch và trở ngại. Phương pháp lấy cảm hứng từ agile này giúp các nhóm đa chức năng nhanh chóng thống nhất với nhau.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng Mẫu cuộc họp hàng ngày của ClickUp để ghi chú, theo dõi tiến độ và giải quyết các thách thức mà không cần lập kế hoạch quá chi tiết.
3. Tôn trọng nhu cầu giao tiếp đa dạng
Không phải ai cũng thích trò chuyện nhóm hoặc gọi Zoom. Một số người thích cập nhật bằng văn bản hoặc kiểm tra riêng tư.
Sử dụng các công cụ như ClickUp Chat để tạo điều kiện và mở rộng việc chia sẻ ý tưởng. Ngoài ra, hãy nhớ thường xuyên liên lạc với các thành viên nhóm ít nói để đảm bảo họ cảm thấy được lắng nghe.
4. Ưu tiên lắng nghe tích cực
Giao tiếp hiệu quả đòi hỏi việc lắng nghe nhiều như việc nói.
Trong các cuộc họp, khuyến khích người tham gia tập trung vào những gì người khác nói thay vì lên kế hoạch cho câu trả lời tiếp theo của mình. Các cuộc thảo luận có cấu trúc với các câu hỏi tiếp theo cũng có thể hữu ích.
Đọc thêm: Inbox Zero 101: Quản lý email thông minh
5. Sử dụng nền tảng hợp tác thống nhất
Sử dụng cùng một công cụ cho tất cả mọi người giúp tránh tình trạng "quá nhiều nền tảng" gây nhầm lẫn.
Với ClickUp, các nhóm có thể tập trung lịch trình, ghi chú và nhiệm vụ của dự án, giúp giao tiếp trở nên liền mạch bằng cách kết hợp các hàm khác nhau của nhóm.
Phần hay nhất? Bạn có thể sử dụng tích hợp ClickUp với các nền tảng email hàng đầu như Gmail và Outlook để thu thập email đến hộp thư đến của bạn và trực tiếp giao nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm.
Xem thêm: Cách tạo quy tắc Gmail
6. Đảm bảo hiển thị các kết quả công việc quan trọng
Đảm bảo mọi người đều biết công việc nào đến hạn, ai là người chịu trách nhiệm và thời hạn là khi nào. Lịch, danh sách công việc hoặc bảng dự án được chia sẻ có thể giúp tất cả thành viên trong nhóm truy cập và xem các thông tin này một cách minh bạch.
Đọc thêm: Tận dụng thời gian của bạn: Các công cụ quản lý hộp thư đến tốt nhất để đạt hiệu quả tối đa
7. Ghi chú và theo dõi
Trong các cuộc họp, chỉ định một người ghi chép các điểm chính và mục hành động. Phân phối các ghi chú này kịp thời và theo dõi để đảm bảo các công việc và ý tưởng không bị bỏ sót.
Những sai lầm thường gặp cần tránh
Quản lý email hiệu quả không phải là việc dễ dàng, nhưng ngay cả những chiến lược tốt nhất cũng có thể thất bại vì một vài sai lầm phổ biến. Dưới đây là năm sai lầm cần tránh khi quản lý hộp thư đến của bạn:
1. Đừng để hộp thư đến của bạn trở thành nơi chứa rác
Nếu bạn bỏ qua sự lộn xộn quá lâu, hộp thư đến của bạn sẽ trở thành một lỗ đen kỹ thuật số. Việc không xóa hoặc lưu trữ các email không liên quan thường xuyên có thể làm chôn vùi các tin nhắn quan trọng.
Hãy coi hộp thư đến như bàn làm việc của bạn — giữ cho nó gọn gàng và ngăn nắp để tránh mất các email quan trọng.
2. Kiểm tra email một cách ám ảnh
Việc liên tục làm mới hộp thư đến sẽ làm gián đoạn quy trình làm việc và giảm năng suất. Trung bình, bạn cần khoảng 23 phút để tập trung trở lại sau khi bị gián đoạn. Thay vào đó, hãy lên lịch thời gian cố định để kiểm tra hộp thư đến và tuân thủ lịch trình đó. Sự tập trung của bạn sẽ cảm ơn bạn.
3. Ưu tiên quá mức các tin nhắn không quan trọng
Rất dễ bị phân tâm khi trả lời các email không ưu tiên trong khi bỏ qua các email quan trọng. Tránh điều này bằng cách thiết lập một khung ưu tiên rõ ràng, chẳng hạn như sắp xếp email theo mức độ khẩn cấp, mức độ quan trọng của người gửi hoặc thời hạn.
4. Quên hủy đăng ký
Bạn vẫn nhận được email từ một hội thảo trực tuyến mà bạn đã tham dự hai năm trước? Đã đến lúc hủy đăng ký rồi.
Việc bỏ qua các bản tin và danh sách thư không liên quan sẽ làm tắc nghẽn hộp thư đến và lãng phí thời gian. Nếu việc làm này bằng tay khiến bạn cảm thấy mệt mỏi, bạn có thể sử dụng các công cụ AI để thực hiện việc này trong vài phút.
5. Bỏ qua nhắc nhở và cờ báo
Không sử dụng các tính năng như nhắc nhở hoặc đánh dấu giống như để lại ghi chú dính trong ngăn kéo thay vì đặt chúng trên bàn làm việc.
Các công cụ này đảm bảo bạn không bỏ lỡ các công việc cần theo dõi hoặc thời hạn — hãy sử dụng chúng để theo dõi các công việc quan trọng.
Hộp thư đến thân mến, đã đến lúc nâng cấp với ClickUp
ClickUp đã giảm nhu cầu giao tiếp qua email và hợp lý hóa quá trình hợp tác cho nhóm tạo/lập nội dung của chúng tôi. Chúng tôi có thể hoàn thành quá trình từ ý tưởng/động não đến bản nháp đầu tiên nhanh hơn 2-3 lần.
ClickUp đã giảm nhu cầu giao tiếp qua email và hợp lý hóa quá trình hợp tác cho nhóm tạo/lập nội dung của chúng tôi. Chúng tôi có thể hoàn thành quá trình từ ý tưởng/động não đến bản nháp đầu tiên nhanh hơn 2-3 lần.
Trong các ngành công nghiệp, tích hợp email của ClickUp đang giúp các nhóm tiết kiệm hàng trăm giờ làm việc mà lẽ ra bị mất vào các chủ đề email dài vô tận và các cuộc trao đổi qua lại khó hiểu.
Với các tính năng như chuyển email thành nhiệm vụ có thể thực hiện, đồng bộ hóa liền mạch với Gmail và Outlook, và thậm chí sử dụng AI để soạn thảo và tóm tắt email, ClickUp biến hộp thư đến của bạn thành một công cụ năng suất mạnh mẽ.
Cho dù bạn đang quản lý công việc, phân công nhiệm vụ theo dõi hay giữ hộp thư đến gọn gàng, ClickUp luôn hỗ trợ bạn.
Sẵn sàng loại bỏ tình trạng lộn xộn trong email vĩnh viễn? Đăng ký ClickUp ngay bây giờ!