Quản lý nhiều dự án cùng một lúc có thể rất hỗn loạn — ngay khi một công việc được sắp xếp xong, một hạn chót khác lại xuất hiện hoặc các ưu tiên thay đổi. Sự xáo trộn liên tục này có thể khiến các quản lý dự án, trưởng nhóm và doanh nhân nhỏ cảm thấy quá tải.
Một giải pháp đơn giản? Tìm kiếm 'mẫu theo dõi nhiều dự án Excel'. 💡
Các mẫu này sử dụng các tính năng đã được kiểm chứng của Microsoft Excel để giúp các dự án của bạn đi đúng hướng. Mặc dù mẫu Excel rất phù hợp cho các nhu cầu đơn giản, nhưng nó yêu cầu cập nhật thủ công, điều này có thể ảnh hưởng đến các quy trình liên dự án (đặc biệt là trong các thiết lập phức tạp).
Để giúp bạn đưa ra lựa chọn sáng suốt, chúng tôi đã tổng hợp các mẫu theo dõi nhiều dự án yêu thích của chúng tôi dưới đây, bao gồm các tùy chọn thân thiện với Excel và một số mục yêu thích của ClickUp.
Nhưng trước tiên, hãy xem xét kỹ hơn về các mẫu này.
Mẫu theo dõi nhiều dự án là gì?
Các mẫu theo dõi nhiều dự án là công cụ giúp bạn quản lý nhiều dự án cùng một lúc mà không bỏ sót thời hạn hoặc công việc của từng dự án. Chúng cung cấp chế độ xem rõ ràng, có tổ chức của từng dự án song song nhau, để bạn có thể dễ dàng phát hiện các mối phụ thuộc và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc.
Không còn phải chuyển qua lại giữa các bảng tính, email và ứng dụng để quản lý dự án nữa.
Các mẫu này cũng giúp các nhóm đa chức năng dễ dàng cập nhật thông tin và hợp tác. Phân công công việc, chia sẻ thông tin cập nhật và thống nhất các bên liên quan về cùng một mục tiêu.
Ví dụ: nhóm bán hàng và thành công khách hàng có thể sử dụng mẫu CRM nhiều dự án để theo dõi các cuộc gọi và email với nhiều khách hàng khác nhau ở các giai đoạn khác nhau của vòng đời khách hàng. Họ cũng có thể gắn thẻ nhân viên bán hàng để theo dõi khách hàng tiềm năng mới hoặc phối hợp với nhóm tiếp thị để chuẩn bị tài liệu quảng cáo mục tiêu — tất cả trong cùng một nền tảng.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Tích hợp phần mềm quản lý công việc với mẫu quản lý dự án của bạn để có cái nhìn chi tiết và theo thời gian thực về khối lượng công việc của nhóm. Điều này sẽ giúp bạn tránh được tình trạng kiệt sức và kiểm soát thời hạn.
Điều gì tạo nên một mẫu theo dõi nhiều dự án tốt?
Mẫu theo dõi nhiều dự án hiệu quả tập trung vào tổ chức, làm việc nhóm và nhu cầu riêng của bạn. Dưới đây là các tính năng cần có:
- Tổng quan rõ ràng: Chọn mẫu cung cấp phân cấp dự án hợp lý, hiển thị rõ ràng thời hạn, nguồn lực và ưu tiên
- Tính năng theo dõi: Chọn mẫu có các công cụ để theo dõi cả mục tiêu tổng thể và các cột mốc cụ thể của dự án
- Giao diện có thể tùy chỉnh: Chọn mẫu cho phép bạn điều chỉnh các trường, tiện ích và bố cục để phù hợp với nhu cầu phát triển của dự án
- Tính năng quản lý công việc: Tìm mẫu cho phép dễ dàng tạo/lập, phân công và theo dõi công việc để đảm bảo trách nhiệm trong và giữa các nhóm
- Bảng điều khiển tập trung: Hãy xem xét một mẫu có bảng điều khiển quản lý dự án thống nhất, tập hợp thông tin từ tất cả các dự án của bạn vào một chế độ xem duy nhất
- Công cụ cộng tác: Tìm mẫu có tính năng giao tiếp tích hợp, như nhận xét và tệp đính kèm, để chia sẻ thông tin dễ dàng
- Hàm trực quan hóa: Chọn mẫu có các công cụ như biểu đồ Gantt hoặc bảng Kanban để giúp bạn trực quan hóa tiến độ và nhanh chóng phát hiện các trở ngại
11 mẫu theo dõi nhiều dự án miễn phí
Theo dõi nhiều dự án là một thử thách thực sự đối với bất kỳ phần mềm quản lý dự án mạnh mẽ nào. Công việc này không chỉ đơn thuần là kiểm tra các công việc trong danh sách; bạn cần có cái nhìn rõ ràng về những gì đang xảy ra, khi nào xảy ra và tất cả liên quan như thế nào đến các mục tiêu lớn hơn của bạn.
ClickUp là phần mềm quản lý dự án thân thiện với người dùng, được xây dựng để đơn giản hóa quy trình làm việc và giữ tiến độ của bạn đi đúng hướng. Từ xử lý các nhiệm vụ dự án đến tích hợp các công cụ khác nhau và thậm chí sử dụng AI để phân bổ tài nguyên thông minh hơn, Không gian Làm việc ClickUp tập hợp tất cả các yếu tố cần thiết vào một trung tâm duy nhất.
Cho dù bạn đang quản lý một dự án duy nhất hay toàn bộ danh mục đầu tư, Giải pháp quản lý dự án của ClickUp cung cấp thông tin chi tiết và tự động hóa theo thời gian thực để giúp bạn đạt được mục tiêu.
Các tính năng hiển thị và báo cáo nâng cao giúp bạn có cái nhìn toàn diện về phân bổ tài nguyên và ngân sách, khối lượng công việc của cá nhân và nhóm, công việc tồn đọng và phụ thuộc, v.v.
Dưới đây, chúng tôi đã tập hợp các mẫu theo dõi nhiều dự án giàu tính năng hàng đầu của mình. Nhưng nếu bạn thích cách tiếp cận truyền thống hơn, sự đơn giản của Excel cũng có sức hấp dẫn riêng. Khám phá những điểm mạnh của cả hai để tìm ra giải pháp phù hợp với nhu cầu quản lý dự án của bạn.
1. Mẫu báo cáo trạng thái nhiều dự án ClickUp
Mẫu báo cáo trạng thái nhiều dự án của ClickUp là một tùy chọn thân thiện với người mới bắt đầu, giúp các dự án của bạn được tổ chức và dễ truy cập.
Cốt lõi của nó là bảng điều khiển danh mục đầu tư tóm tắt trực quan các khía cạnh chính của từng dự án (như ưu tiên, tình trạng, chi phí và thời lượng) bằng các chỉ báo mã màu và biểu tượng cảm xúc. Mỗi dự án có một trang riêng được liên kết với Wiki trung tâm này. Chúng bắt đầu bằng bảng tóm tắt nêu bật các chi tiết cấp cao nhất như ưu tiên và thời hạn.
Để phân tích sâu hơn, mỗi trang chứa báo cáo trạng thái dự án và thông tin chi tiết về tình trạng, như mức độ rủi ro và kế hoạch hành động. Nó cũng theo dõi chi phí bằng cách so sánh ước tính với thực tế, cung cấp một bức tranh rõ ràng về ngân sách còn lại.
Bảng "Kiểm tra chất lượng" theo dõi trạng thái đánh giá của các sản phẩm cần giao, còn bảng "Kiểm tra dòng thời gian" phân tích thời gian dành cho từng công việc, so sánh số giờ ước lượng với thời gian thực tế đã làm việc. Với các tính năng này, mẫu này còn có thể dùng làm mẫu dòng thời gian cho nhiều dự án!
Lý tưởng cho: Các nhà quản lý tiếp thị muốn theo dõi trạng thái của các chiến dịch đồng thời.
2. Mẫu theo dõi dự án ClickUp
Mẫu theo dõi dự án ClickUp cung cấp một cách linh hoạt để theo dõi nhiều dự án, nhiệm vụ và dòng thời gian tại một nơi. Bạn có thể chuyển đổi giữa các chế độ xem khác nhau để quản lý tài nguyên hiệu quả hơn.
Đầu tiên, có chế độ xem 'Danh sách chung' nơi bạn có thể thêm và gắn nhãn các công việc trong mỗi dự án và các chi tiết như ngày quan trọng, người phụ trách và mức độ ưu tiên. Sau đó, bạn có thể sắp xếp các công việc theo giai đoạn dự án — chẳng hạn như chuẩn bị, sản xuất hoặc trực tiếp — và theo dõi tiến độ bằng hệ thống RAG (Đỏ, Vàng, Xanh) đơn giản.
Nếu bạn thích cách tiếp cận trực quan, Chế độ xem biểu đồ Gantt giúp bạn xem các công việc từ các dự án khác nhau phù hợp với nhau như thế nào trên cùng một dòng thời gian.
Ngoài ra, còn có Chế độ xem Bảng mà bạn có thể tùy chỉnh để hiển thị các công việc từ nhiều dự án, nhóm chúng theo người được giao hoặc thẻ dự án. Điều này giúp bạn có cái nhìn tổng quan về khối lượng công việc của nhóm.
Lý tưởng cho: Các nhà quản lý phát triển sản phẩm dẫn dắt nhiều dòng sản phẩm cùng lúc.
3. Mẫu biểu đồ Gantt đơn giản của ClickUp
Mẫu biểu đồ Gantt đơn giản của ClickUp có tính năng 'Kế hoạch dự án' nơi bạn có thể nhập chi tiết cho tất cả các dự án khác nhau của mình vào một danh sách tiện dụng.
Chỉ cần gắn nhãn cho từng công việc để chỉ định dự án liên quan và sắp xếp chúng để đảm bảo chúng được hoàn thành theo đúng thứ tự. Mẫu biểu đồ Gantt này sau đó sẽ tự động đồng bộ hóa dữ liệu, cho bạn chế độ xem rõ ràng về tiến trình của từng dự án.
Bạn có thể trực quan hóa tất cả các dự án của mình trên biểu đồ này, giúp dễ dàng nhận thấy các dự án trùng lặp nhau và quản lý tài nguyên hiệu quả. Điều này cũng giúp bạn phát hiện trước các trở ngại tiềm ẩn và theo dõi tiến độ dự án.
Lý tưởng cho: Các nhà quản lý dự án CNTT giám sát các dự án phát triển ứng dụng web và di động.
4. Mẫu báo cáo dự án ClickUp
Mẫu báo cáo dự án ClickUp đóng vai trò như một trang Wiki tổng hợp, cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan nhanh chóng về mọi thứ quan trọng đối với từng dự án — các bên liên quan chính, ngày tháng, cập nhật tiến độ và hơn thế nữa. Bạn có thể thiết lập một trang Wiki chính cho toàn bộ danh mục đầu tư của mình, với các thư mục riêng cho từng dự án.
Đối với mỗi dự án, mẫu thân thiện với người mới bắt đầu này bao gồm dòng thời gian hoạt động được mã hóa bằng màu sắc để dễ dàng hiển thị các ưu tiên và trạng thái. Nếu thời hạn bị trễ, mẫu báo cáo trạng thái dự án này sẽ đánh dấu, ghi lại lý do và theo dõi tác động cùng với các hành động khắc phục cần thiết.
Ngoài ra, bạn còn có các hình ảnh trực quan, như biểu đồ cột và biểu đồ tròn, để theo dõi các chỉ số dự án — trạng thái, ưu tiên và phân tích ngân sách — tất cả ở một nơi.
Lý tưởng cho: Các nhà quản lý danh mục đầu tư muốn tổng hợp báo cáo cho nhiều dự án khác nhau trong các lĩnh vực khác nhau.
5. Mẫu kết thúc dự án ClickUp
Mẫu kết thúc dự án ClickUp là một công cụ thân thiện với người mới bắt đầu, được thiết kế để tối ưu hóa quá trình tổng kết nhiều dự án tại một địa điểm tập trung.
Trong chế độ xem "Quản lý công việc", bạn có thể theo dõi trạng thái của tất cả các công việc đang hoàn thành, kèm theo các công thức tích hợp sẵn cho thời gian giao hàng, nhu cầu chuyển cấp và tình trạng dự án.
Bạn cũng có thể xem xét hiệu suất, giao tiếp và bài học kinh nghiệm của nhóm trong khi sắp xếp thứ tự ưu tiên và lên lịch cho các công việc còn lại của mỗi dự án.
Phù hợp cho: Quản lý bán hàng đang tổng kết các chiến dịch bán hàng và hoàn thiện chiến lược tương lai dựa trên dữ liệu thời gian thực.
6. Mẫu lộ trình dự án ClickUp
Mẫu Lộ trình dự án ClickUp được thiết kế để lập bản đồ các cột mốc trong nhiều dự án, mang đến cho bạn chế độ xem rõ ràng và dễ dàng chia sẻ với khách hàng.
Mẫu cấp trung cấp này có tính năng biểu đồ Gantt để quản lý các phụ thuộc và dòng thời gian ở cấp vĩ mô, đảm bảo các nhóm của bạn luôn đồng bộ với các công việc sắp tới.
Bạn cũng có thể tạo kế hoạch dự án trong 'Chế độ xem danh sách', nơi hiển thị trạng thái, người được giao hoặc nhóm loại công việc để quản lý từng dự án một cách linh hoạt hơn. Trường Tùy chỉnh giúp bạn theo dõi số sprint và thanh tiến độ, trong khi tab 'Tóm tắt' hiển thị khối lượng công việc theo người được giao, giúp bạn tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên.
Sử dụng kiến thức dựa trên AI của ClickUp Brain để tự động tạo ra những thông tin chi tiết phong phú từ các dự án đang tiến hành. Điều này giúp nhóm của bạn nhanh chóng truy cập vào các thông tin quan trọng, giữ cho lộ trình của bạn linh hoạt và cập nhật.
Lý tưởng cho: Các nhóm tổng hợp các bước để quản lý thay đổi, chuyển đổi văn hóa hoặc áp dụng công nghệ.
7. Mẫu Danh mục đầu tư quản lý dự án ClickUp
Mẫu Danh mục đầu tư quản lý dự án ClickUp cung cấp một cách có cấu trúc để theo dõi các dự án đa chức năng. Mẫu lập kế hoạch nhiều dự án này sắp xếp các dự án của bạn ở cấp thư mục, đảm bảo theo dõi có hệ thống và phá vỡ các rào cản giữa các nhóm.
Thư mục 'PMO Roadmap' phác thảo tất cả các sáng kiến và cột mốc quan trọng, với các Trường Tùy chỉnh để đánh dấu ưu tiên, ước lượng thời gian và hơn thế nữa. Thư mục 'Project Health' cung cấp tổng quan về các công việc được gắn thẻ dự án và thậm chí còn có tính năng công thức theo dõi ngân sách.
Mẫu thân thiện với người mới bắt đầu này có chế độ xem "Báo cáo trạng thái hàng tuần" để hiển thị nhanh các công việc đang tiến hành. Bạn cũng sẽ tìm thấy biểu đồ khối lượng công việc để xem chi tiết các công việc, ước lượng thời gian và điểm sprint.
Lý tưởng cho: Các nhà quản lý chương trình điều phối các dự án liên quan trong một chương trình lớn hơn, như chu kỳ phát triển sản phẩm.
8. Mẫu quản lý dự án ClickUp
Mẫu Quản lý dự án ClickUp được xây dựng để xử lý các dự án phức tạp, đa chức năng từ đầu đến cuối. Mẫu cấp cao này tập trung vào công việc nhóm giữa các nhóm thực hiện khác nhau và điều chỉnh mục tiêu dự án với OKR của công ty, giúp bạn thiết lập các mục tiêu dự án hiệu quả.
'PMO Wiki' đóng vai trò là kho lưu trữ tổng quan về nhóm, SOP và hơn thế nữa. Phần 'PMO Roadmap' là nơi bạn theo dõi các chi tiết như bộ phận, mô tả dự án, chỉ số thành công và giai đoạn dự án được mã hóa bằng màu sắc. Thậm chí còn có 'PMO Request Form' để các thành viên trong nhóm yêu cầu trợ giúp khi cần.
Bạn có thể quản lý các giai đoạn khác nhau của dự án bằng 'Bảng tiến độ' để theo dõi các cột mốc và phần 'Công việc khẩn cấp' để đánh dấu những việc cần được xử lý ngay lập tức. Các nhà quản lý dự án có thể xem mục tiêu của từng quý trong bố cục kiểu Kanban, kèm theo thanh tiến độ để theo dõi hiệu suất.
Lý tưởng cho: Quản lý tiếp thị kỹ thuật số điều phối các chiến dịch hàng năm trên mạng xã hội, email và trang web.
➡️ Đọc thêm: 20 mẫu quản lý dự án miễn phí
9. Mẫu theo dõi nhiều dự án bằng Excel X
Sử dụng Excel để quản lý dự án là một phương pháp truyền thống rất hiệu quả.
Mẫu theo dõi nhiều dự án của Excel X cung cấp một trung tâm Excel tập trung cho tất cả các chi tiết dự án, giúp quản lý nhiều dự án đồng thời dễ dàng hơn.
Mẫu này có tính năng trang 'Bảng điều khiển' với tổng quan rõ ràng về các dự án của bạn và Biểu đồ Gantt để hiển thị dòng thời gian và các phụ thuộc. Bạn cũng sẽ thấy biểu đồ cột tóm tắt tiến độ của từng dự án và bảng phân tích hoàn thành công việc phân loại các công việc theo tỷ lệ hoàn thành.
Bạn cũng có thể tạo biểu đồ Gantt trong Excel để lập kế hoạch dự án hiệu quả.
Lý tưởng cho: Các nhóm tiếp thị tại các doanh nghiệp địa phương, như quán cà phê hoặc phòng tập thể dục, đang tìm kiếm một công cụ đơn giản để tổ chức các nỗ lực tiếp thị của họ.
10. Mẫu theo dõi nhiều dự án Excel của Analysistabs
Là phiên bản chuyên dụng của bố cục Excel X, Mẫu theo dõi nhiều dự án Excel của Analysistabs hợp nhất tất cả các khía cạnh của dự án của bạn vào một bảng tính thân thiện với người dùng.
Với biểu đồ tròn cho tiến độ dự án tổng thể và biểu đồ cột cho tỷ lệ hoàn thành công việc, bạn có thể xem tổng quan về các dự án, ngày quan trọng và số ngày công cần thiết để hoàn thành dự án
Mẫu theo dõi tiến độ dự án này cung cấp tổng quan trạng thái cập nhật, tự động làm mới để phản ánh trạng thái dự án của bạn.
Phù hợp cho: Quản lý bán lẻ giám sát việc mở cửa nhiều cửa hàng và bổ sung hàng tồn kho.
11. Mẫu theo dõi nhiều dự án trong Excel của ProjectManager
Mẫu theo dõi nhiều dự án Excel của ProjectManager là một công cụ cấp cao để quản lý nhiều dự án và dữ liệu của chúng. Nó đơn giản hóa việc phân bổ tài nguyên và cung cấp một bản tóm tắt các chỉ số KPI trên tất cả các dự án của bạn, theo dõi hiệu suất một cách hiệu quả.
Bạn cũng có thể xếp thứ tự các công việc phụ thuộc — như bắt đầu-bắt đầu và bắt đầu-kết thúc — và giao chúng cho các thành viên trong nhóm. Ngoài ra, còn có các cột dành riêng để theo dõi tỷ lệ hoàn thành và cập nhật trạng thái.
Lý tưởng cho: Các giám đốc điều hành cấp cao giám sát các sáng kiến quan trọng và tìm kiếm bản tóm tắt một trang để điều chỉnh chiến lược.
➡️ Đọc thêm: 11 phần mềm thay thế và đối thủ cạnh tranh của Excel (tính năng, ưu điểm, nhược điểm, giá cả)
Tăng cường quản lý dự án của bạn với các mẫu theo dõi nhiều dự án của ClickUp
Các mẫu Excel quản lý dự án từ lâu đã trở thành công cụ không thể thiếu để đơn giản hóa quy trình làm việc. Tuy nhiên, khi nhóm của bạn mở rộng và dòng thời gian dự án kéo dài, những mẫu cổ điển đó có thể trở nên cồng kềnh. Đó là lúc ClickUp phát huy tác dụng.
Cho dù bạn đang quản lý 3 dự án hay 300 dự án, ClickUp giúp bạn dễ dàng mở rộng thiết lập mà không phải lo lắng về định dạng cứng nhắc. Với tính năng cập nhật thời gian thực, tất cả các nhóm luôn đồng bộ và bạn có thể điều chỉnh dự án ngay lập tức mà không ảnh hưởng đến tiến độ.
Ngoài ra, các tính năng tự động hóa và tích hợp tiên tiến của chúng tôi giúp quản lý khối lượng công việc trở nên dễ dàng hơn. Điểm cộng nữa là gì? Các mẫu này hoàn toàn miễn phí. ✨
Đăng ký ClickUp miễn phí và bắt đầu quản lý tất cả các dự án của bạn trên một nền tảng trực quan.