{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Đội ngũ đa chức năng là gì?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Đội ngũ đa chức năng bao gồm các thành viên từ các bộ phận và lĩnh vực chuyên môn khác nhau, phối hợp nỗ lực để đạt được mục tiêu chung. " } } ] }
Khi nghe từ "đa chức năng", bạn nghĩ đến điều gì?
Có thể bạn nghĩ đến hợp tác hoặc nhóm trước khi nghĩ đến từ không hiệu quả. Nhưng đó thường là thực tế của nhiều nhóm đa chức năng.
Tại sao?
Có rất nhiều lý do khiến các nhóm đa chức năng khó hoạt động hiệu quả. Tuy nhiên, câu hỏi thú vị hơn là làm thế nào để xây dựng các nhóm đa chức năng thực sự hiệu quả, hoàn thành công việc xuất sắc và đạt được kết quả? 📈
Đó chính là nội dung mà hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn. Đầu tiên, luôn là một ý tưởng hay để bắt đầu với một định nghĩa rõ ràng.
Nhóm đa chức năng là gì?
Các nhóm đa chức năng bao gồm các thành viên từ các bộ phận và lĩnh vực chuyên môn khác nhau, phối hợp nỗ lực để đạt được mục tiêu chung.
Sự hợp tác liên chức năng thành công xảy ra khi các nhóm kết hợp các quan điểm và chuyên môn khác nhau để tạo ra một phương pháp toàn diện nhằm giải quyết vấn đề tốt hơn, đưa ra quyết định thông minh hơn và thực hiện dự án.
Lợi ích của các nhóm đa chức năng
Với các nhóm đa chức năng, bạn có quyền truy cập vào các nguồn lực bổ sung mà bạn có thể không có nếu không có nhóm này. Càng nhiều nguồn lực, kết quả càng tốt. Nhưng đó chỉ là phần nổi của tảng băng chìm khi nói đến giá trị thực sự của các nhóm đa chức năng. 🧊
Tạp chí Harvard Business Review nhấn mạnh tầm quan trọng của các nhóm đa chức năng, nêu rõ: "Các hệ thống năng lực quan trọng nhất không thể phân loại rõ ràng theo các nhóm được thiết kế từ nhiều thập kỷ trước. Thực tế, phần lớn sự khác biệt trong một hệ thống năng lực mạnh mẽ bắt nguồn từ sự kết hợp giữa những người có nền tảng, kỹ năng, công nghệ và quan điểm khác nhau khi cùng nhau xây dựng các phương pháp và quy trình. "
Xem xét các lợi ích sau:
Tăng năng suất
Các nhóm đa chức năng có thể làm việc nhanh hơn vì các kỹ năng chuyên môn từ các bộ phận hoặc lĩnh vực chuyên môn khác nhau được tập hợp lại để giải quyết một vấn đề duy nhất — cuối cùng là sử dụng chuyên môn chức năng của họ. Họ đóng vai trò là người hỗ trợ để các ý tưởng được đưa ra trong các nhóm có liên quan.
Tốc độ giao tiếp
Các nhóm đa chức năng có xu hướng đạt được nhiều thành tựu hơn bất kỳ nhóm đơn chức năng nào do có thể tiếp cận nguồn tài nguyên phong phú khi mỗi thành viên trong nhóm có chuyên môn về các lĩnh vực khác nhau. Ngoài ra, hãy nhớ rằng một nhóm đa chức năng không nhất thiết phải có quy mô lớn. Chúng có thể nhỏ nhưng mạnh mẽ. 🛼
Tự chủ để tránh tắc nghẽn
Bạn đã bao giờ thấy meme con chó cầm dây xích của chính mình chưa? Đó chính là bản tóm tắt về nhóm đa chức năng.
Do cấu trúc của mình, nhóm đa chức năng có xu hướng phát triển tính tự chủ cao, nghĩa là không bị chậm trễ hoặc tắc nghẽn bởi các quy trình phê duyệt dài dòng. Điều này có nghĩa là các mục tiêu sẽ được hoàn thành nhanh hơn. 💪
Giao tiếp ý tưởng hiệu quả hơn
Các nhóm đa chức năng mở ra đối thoại và giúp hợp tác trong nhóm nhanh hơn. Điều này cho phép hiểu rõ hơn về công việc, giảm thiểu hiểu lầm và cuối cùng là đẩy nhanh tiến độ của nhóm.
Tạo ra công việc chất lượng cao hơn
Các nhóm đa chức năng mang đến cho cá nhân cơ hội làm việc trong các công việc đòi hỏi nhiều kỹ năng và kiến thức khác nhau. Điều này thường cho phép họ đảm nhận các dự án thú vị và đầy thách thức hơn bình thường.
Đọc: Bạn có xu hướng đưa ra các giải pháp sáng tạo hơn khi để các nhóm đa chức năng giao lưu và làm việc của mình. 💡
Tại sao? Bởi vì nhóm đa chức năng tạo ra một môi trường thử nghiệm sáng tạo. Các nhóm có thể thử nghiệm và thử nghiệm các ý tưởng ngay cả khi công việc và trách nhiệm của dự án thuộc về các thành viên cụ thể với chuyên môn cụ thể.
Trách nhiệm giải trình
Một nhóm đa chức năng có ý thức quyền sở hữu cao hơn vì mỗi bộ phận đều đóng vai trò quan trọng trong thành công của dự án. Điều này dẫn đến tăng trách nhiệm giải trình, mang lại lợi ích rõ rệt cho sự phát triển, việc đặt mục tiêu và tổ chức nói chung. 💸
Hiệu quả về chi phí
Các nhóm đa chức năng giúp giảm chi phí bằng cách cắt giảm thời gian và nguồn lực cần thiết để hoàn thành các dự án và công việc. Khoảng 70% các nhà lãnh đạo luôn đạt được mục tiêu tối ưu hóa chi phí làm việc với các nhóm đa chức năng, so với 40% những người không làm việc với các nhóm này.
Các loại nhóm đa chức năng là gì?
Nếu bạn có thể xây dựng nó, rất có thể sẽ có một nhóm đa chức năng giúp bạn hoàn thành công việc. Dưới đây là danh sách các nhóm đa chức năng phổ biến nhất mà bạn nên biết. 🛠️
- Nhóm tập trung: Các nhóm này được thành lập tạm thời để tập trung vào một công việc hoặc dự án cụ thể và thường giải thể sau khi công việc hoặc dự án hoàn thành
- Nhóm chức năng: Loại nhóm này bao gồm các chuyên gia từ các lĩnh vực cụ thể, họ làm việc cùng nhau để giải quyết vấn đề hoặc phát triển các dự án trong lĩnh vực chuyên môn của mình
- Nhóm điều hành: Việc đưa ra các quyết định quan trọng về hướng đi, mục tiêu và chiến lược tổng thể của công ty sẽ được hưởng lợi từ việc thành lập các nhóm điều hành
- Nhóm công tác: Các nhóm công tác đa chức năng thường được thành lập để giải quyết vấn đề hoặc đưa ra giải pháp cho các vấn đề cụ thể
- Nhóm tư vấn: Khi bạn cần cung cấp tư vấn và thông tin chi tiết về một số lĩnh vực liên quan đến tổ chức, bạn sẽ lập một nhóm tư vấn hợp tác đa chức năng
- Nhóm liên kết: Điều này xảy ra khi các thành viên từ các tổ chức và đơn vị khác nhau hợp tác để đạt được một mục tiêu chung
- Nhóm ma trận: Các nhóm này bao gồm các thành viên từ các bộ phận khác nhau , hợp tác trong một dự án hoặc công việc và báo cáo cho trưởng bộ phận của mình
Cách xây dựng một nhóm đa chức năng thành công
1. Xây dựng một tầm nhìn rõ ràng
Điều quan trọng là phải thiết lập một tầm nhìn và mục đích rõ ràng cho dự án để mọi người hiểu rõ công việc mình đang làm. Bất kể tầm nhìn của bạn là gì, nó cần được tổ chức, quản lý và lưu trữ ở một nơi nào đó.
Đây là nơi ClickUp giúp bạn xây dựng trung tâm điều khiển nhiệm vụ. Bằng cách này, các nhà quản lý dự án có thể thiết lập tầm nhìn của mình một cách toàn diện. Xét cho cùng, ý tưởng chỉ là ý tưởng nếu không được đưa vào công việc và chia nhỏ thành các sprint khả thi.
ClickUp hoạt động hiệu quả cho các nhu cầu cơ bản nhất cũng như các yêu cầu của các nhóm làm việc hiệu suất cao. Với chế độ xem bảng và lịch, các nhóm được cập nhật về các công việc cần hoàn thành và thời hạn, cũng như tổng quan về tiến độ thực hiện dự án. Tài liệu ClickUp được chia sẻ, các chỉnh sửa được lưu lại theo thời gian thực và tiến độ được hiển thị một cách trực quan.
Cần xử lý các công việc hoặc dự án phụ thuộc lẫn nhau? ClickUp cũng cung cấp tùy chỉnh toàn diện cho việc này.
2. Thiết lập vai trò và mục tiêu khóa
Trước khi bắt đầu dự án, điều quan trọng là phải phân công vai trò và mục tiêu cho từng thành viên trong nhóm. Điều này giúp nhóm dễ dàng phối hợp và thống nhất với nhau. Mục tiêu sẽ đạt được hiệu quả hơn nếu được phân công vai trò và cột mốc rõ ràng.
Với ClickUp, việc thiết lập và theo dõi các cột mốc của dự án trở nên dễ dàng. ClickUp cho phép một nhóm đa chức năng nhanh nhẹn biến một nhiệm vụ thành một cột mốc. Bạn cũng có thể lọc theo chúng, trong trường hợp bạn muốn xem lộ trình của tất cả các cột mốc mà nhóm đã hoàn thành.
3. Cung cấp hỗ trợ
Khi các nhóm giao tiếp, thảo luận trong các phiên brainstorming và xây dựng chiến lược, hãy đảm bảo rằng bạn cung cấp đủ hỗ trợ. Về mặt chức năng, điều này phụ thuộc vào các công cụ bạn sử dụng và cách bạn sử dụng chúng.
Đảm bảo rằng các quy trình hỗ trợ của bạn được ghi chép đầy đủ. May mắn thay, bạn có thể sử dụng các công cụ Bản đồ Tư duy để dễ dàng kết nối các điểm và hình dung một quy trình làm việc hoàn chỉnh cho quy trình hỗ trợ của mình.
Ngoài ra, công cụ trò chuyện tích hợp của ClickUp giúp bạn không phải chuyển đổi bối cảnh khi làm việc với nhóm. Chỉ cần bắt đầu trò chuyện trong nền tảng và giao tiếp với bất kỳ ai trong nhóm của bạn.
Những điều nhỏ nhặt như vậy sẽ tạo ra sự khác biệt lớn khi bạn đang bận rộn với việc quản lý công việc, các cột mốc hoặc tổ chức các cuộc họp nhanh.
4. Khuyến khích hợp tác và sáng tạo
Khuyến khích các thành viên trong nhóm hợp tác, chia sẻ ý tưởng mới và suy nghĩ sáng tạo khi giải quyết vấn đề. Đây là lúc phần mềm bảng trắng như ClickUp Whiteboards phát huy tác dụng.
Là một môi trường sáng tạo được xây dựng để brainstorming, bạn sẽ khó có thể muốn sử dụng bất kỳ công cụ nào khác trong giai đoạn đầu của dự án. Các nhóm hợp tác trong thời gian thực, lưu ý các ý tưởng, vẽ sơ đồ giải thích và sử dụng các tính năng phát hiện hợp tác để tránh công việc trùng lặp hoặc lặp lại!
5. Nhận diện và khen thưởng thành tích
Công nhận và khen thưởng từng thành viên cũng như cả nhóm cho những thành tích của họ. Điều này sẽ giúp nuôi dưỡng tinh thần trách nhiệm và quyền sở hữu đối với dự án.
Vấn đề là có rất nhiều tổ chức không ghi chép và cung cấp giải thích rõ ràng về cách thức nhân viên sẽ được khen thưởng hoặc công nhận cho công việc của họ. Sử dụng ClickUp Docs giúp bạn tập trung các tài liệu hoạt động và tổ chức vào một nơi để các nhóm dễ dàng tìm kiếm thông tin quan trọng.
Ngoài ra, bạn không cần phải bắt đầu từ đầu. Sử dụng Mẫu Văn hóa Công ty của ClickUp để ghi lại mọi thứ bạn muốn từ nhóm của mình và cách bạn sẽ thưởng cho họ. Khi các nhóm biết rằng họ sẽ được công nhận, họ sẽ luôn muốn cống hiến thêm một chút cho công việc.
Ví dụ về những thách thức đối với các nhóm đa chức năng với các mẫu
Khi bạn làm việc liên chức năng, chắc chắn sẽ xuất hiện những khoảng trống về kiến thức. Khi các nhóm thiếu sự rõ ràng về vai trò và/hoặc đào tạo, điều này sẽ dẫn đến sự hợp tác kém hiệu quả và giảm năng suất.
Nhưng đó không phải là thách thức duy nhất mà nhóm đa chức năng phải đối mặt hàng ngày. Nhiều người trong số họ phải thích nghi với phong cách tổ chức và giao tiếp. Dưới đây là một số thách thức khác.
Vai trò và trách nhiệm không rõ ràng
Với nhiều vai trò và trách nhiệm khác nhau, các nhóm khó có thể xác định ai chịu trách nhiệm về việc gì. Trừ khi có quy trình làm việc được lãnh đạo xác định trước, quy định cách thức hoạt động của nhóm đa chức năng và tập trung trách nhiệm một cách có chủ ý, các nhóm sẽ bị mắc kẹt trong vai trò và trách nhiệm không rõ ràng.
Thay vào đó, hãy sử dụng mẫu có sẵn để bắt đầu tạo biểu đồ tổ chức của bạn để mọi người biết chính xác ai chịu trách nhiệm về việc gì.
Các silo dữ liệu
Sự cô lập dữ liệu xảy ra khi các bộ phận khác nhau làm việc độc lập và không chia sẻ dữ liệu, đặc biệt là khi họ sử dụng các nền tảng SaaS hoàn toàn khác nhau để quản lý dữ liệu.
Rất có thể công nghệ mà nhóm bán hàng đang sử dụng trông khác với công nghệ mà nhóm thiết kế và xây dựng thương hiệu sử dụng. Vậy thì sao? Đây là lúc tập trung khối lượng công việc từ đầu đến cuối trở thành chìa khóa. 🔑
Một nhóm đa chức năng cần một nguồn thông tin chính xác để làm việc. Bằng cách đó, các công việc được tổ chức và phân công, các bản cập nhật được đồng bộ hóa và mọi người trong nhóm tiếp thị hoặc ở các bộ phận khác đều có thể truy cập, và mọi người đều làm việc theo cùng một hướng dẫn.
Nếu bạn cần tập hợp tất cả các nhóm trong một không gian, tại sao không làm việc từ một mẫu tùy chỉnh để đảm bảo mọi người và mọi nhóm đều được tính vào tài khoản? Giúp nhóm đa chức năng phát triển dễ dàng với khả năng hiển thị các dự án và trạng thái để nhóm bán hàng và tiếp thị có thể hợp tác tốt hơn.
Phân bổ tài nguyên không hiệu quả
Một loạt các nguồn lực, vật liệu, công nghệ và tiền bạc cần được phân bổ hợp lý trong suốt dự án từ đầu đến cuối. Nếu không có các công cụ và hệ thống phù hợp để thực hiện điều này, việc phân bổ nguồn lực kém sẽ chỉ là trở ngại cản trở các nhóm đa chức năng đạt được mục tiêu.
Mục tiêu, vai trò và dòng thời gian rõ ràng là điều bắt buộc để một nhóm đa chức năng có thể làm việc thành công. Nếu không có những yếu tố này, các thành viên trong nhóm có thể không chắc chắn về những gì được mong đợi từ họ và khi nào.
Đừng sử dụng quá nhiều hoặc quá ít các thành viên trong nhóm bằng cách đoán ai có thể làm công việc gì. Xác định chính xác các nguồn lực có sẵn và sử dụng mẫu này để theo dõi, quản lý và điều chỉnh tính sẵn có của nguồn lực tại một địa điểm trung tâm.
Chống lại quy trình làm việc theo nhóm
Tất nhiên, có những nguồn lực cần quản lý và công việc cần phân công, nhưng các vấn đề về quy trình làm việc thường nảy sinh khi các nhóm đa chức năng làm việc cùng nhau. Cách tiếp cận công việc của một nhóm có thể không phù hợp với nhóm khác, và cả hai bên cần phải thỏa hiệp.
Sự khác biệt về thuật ngữ và quy trình làm việc khiến cho nhóm đa chức năng khó hợp tác hiệu quả hơn . Nếu phải tóm tắt thách thức số một của nhóm đa chức năng, đó chính là sự thiếu thống nhất.
Đây là vấn đề cốt lõi của nhiều khó khăn hiện tại. Điều này có nghĩa là để xây dựng một nhóm đa chức năng thành công, bạn cần giải quyết vấn đề về sự thống nhất trong quy trình làm việc.
Đảm bảo mọi nhóm đều thống nhất bằng cách tạo danh sách tài liệu về quy trình và thủ tục. May mắn thay, mẫu quy trình và thủ tục miễn phí này giúp bạn dễ dàng phân công và xác định quy trình làm việc của nhóm hoặc ít nhất là ghi lại cách thức hoạt động của từng công việc để không còn sự nhầm lẫn giữa các bộ phận.
Làm nhiều việc hơn với sức mạnh của ClickUp
Nền tảng trực quan và có thể tùy chỉnh của ClickUp cho phép các nhóm thiết lập không gian làm việc và nhiệm vụ chỉ bằng một nút bấm, đồng thời dễ dàng phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm.
Nó cũng cung cấp các tính năng báo cáo mạnh mẽ, cho phép các thành viên trong nhóm nhanh chóng nắm bắt tiến độ của các công việc và dự án. Với ClickUp, các nhóm có thể chia sẻ tệp và bình luận trong thời gian thực, giúp họ truy cập ngay vào các bản cập nhật mới nhất, đồng thời cho phép các nhóm làm việc từ mọi nơi.