Thông tin thú vị: chỉ khoảng 12% tổ chức cung cấp quy trình nhập môn cho nhân viên mới mà không hoàn toàn tệ hại. Dưới đây là cách đảm bảo quy trình nhập môn từ xa của bạn vững chắc, vì như bạn sẽ thấy, nhập môn đúng cách sẽ tạo ra sự khác biệt lớn cho nơi làm việc của bạn (và lợi nhuận của bạn).
Xin chào, tôi là Mandy, và đây là Hai Sự Thật và Một Lời Nói Dối:
- Gần đây, tôi đã bắt đầu quá trình nhập môn tại ClickUp.
- Giống như nhiều nhân viên mới, tôi rất muốn không bao giờ phải làm trò chơi "Hai sự thật và một lời nói dối" vào ngày đầu tiên đi làm.
- Tôi thực sự là một con sâu không gian đến từ Sao Thổ.
May mắn cho tôi và các đồng nghiệp mới tại ClickUp, chúng tôi không phải trải qua cảm giác mất trí nhớ đột ngột khi được yêu cầu chia sẻ một "sự thật thú vị" về bản thân tại nơi làm việc, cùng với áp lực phải quyết định ranh giới giữa "sự thật" và "khoe khoang khiêm tốn" khi chia sẻ. Thay vào đó, tôi chỉ được yêu cầu nêu tên, tiêu đề công việc và bộ phim Disney yêu thích của mình. Đó thực sự là một thế giới hoàn toàn mới.
Tuy nhiên, những lời nhắc nhở cá nhân không gây căng thẳng chỉ là phần nổi của tảng băng chìm. Hãy để một nhân viên mới có kinh nghiệm thực tế về quá trình nhập môn từ xa hướng dẫn bạn cách thực sự khiến các thành viên mới trong nhóm cảm thấy thoải mái (khi làm việc tại nhà!)
1. Xem lại quy trình onboarding hiện tại cho nhân viên
Theo một nghiên cứu của Gallup, có tới 88% tổ chức không thực hiện tốt việc nhập môn, điều này thật đáng tiếc cho họ vì các tổ chức thực hiện tốt việc nhập môn sẽ cải thiện tỷ lệ giữ chân nhân viên mới lên 82% (và chúng tôi có bằng chứng rằng tỷ lệ giữ chân nhân viên cao hơn đồng nghĩa với lợi nhuận tối đa)! Vậy một công ty công nghệ phát triển nhanh và cũng thích tối đa hóa lợi nhuận (như ClickUp) tiếp cận việc nhập môn như thế nào? Từ kinh nghiệm thực tế của tôi, họ tiếp cận vấn đề này giống như cách bất kỳ ai nên tiếp cận việc kinh doanh: bạn cần phát triển cùng với sự phát triển của công ty, nếu không bạn sẽ bị bỏ lại phía sau. Theo Kathryn Recchia, Giám đốc Đào tạo và Phát triển tận tụy và yêu thương nhân viên của ClickUp, đây là những phần quan trọng nhất trong danh sách kiểm tra nhập môn để giữ cho mỗi nhân viên mới cảm thấy hạnh phúc, tự tin và có động lực:
- Mẹo 1: Đảm bảo mọi thứ được tự động hóa và hợp lý hóa. 🗃️
Phải có các quy trình cho những việc như cách cung cấp thiết bị cho nhân viên mới làm việc từ xa, nội dung email chào mừng trước ngày làm việc đầu tiên hoặc thời điểm cấp quyền truy cập các công cụ nhập môn cho thành viên mới trong nhóm. Càng nhiều người nhập môn cùng một lúc, bạn càng cần phải nắm rõ từng chi tiết.
- Mẹo 2: Hãy thực hành! 👋
Chỉ cung cấp cho nhân viên mới một đống tài liệu để đọc và vài giờ để khám phá công ty mới hoặc các công cụ họ sẽ sử dụng là không đủ! Hãy đưa vào quá trình nhập môn những công việc thú vị để nhân viên mới thể hiện sự hiểu biết của họ về các quy trình, phần mềm mới và hơn thế nữa.
- Mẹo 3: Thực hiện khảo sát với nhân viên hiện tại. ✅
Bạn cần biết những khó khăn mà hầu hết mọi người gặp phải trong quá trình nhập môn trước khi có thể giải quyết chúng, vì vậy hãy để mọi người nói! Hầu hết mọi người có bối rối về công nghệ và các công cụ không? Họ có cần tất cả các tài nguyên mới được tập trung ở một nơi thay vì trong hàng tấn email không? Hãy hỏi họ! Hãy xem Lịch trình tuần đầu tiên của tôi khi mới gia nhập công ty, nếu bạn muốn. Hãy quan sát cách sắp xếp các công việc với khoảng thời gian giữa các cuộc họp đủ để chúng tôi có thể tìm hiểu, bắt đầu công việc và quan trọng nhất là thở:
Bài học: Khi một công ty phát triển, quy trình onboarding của họ cũng cần phải phát triển theo.
2. Khuyến khích các buổi gặp gỡ 1:1
Bước vào một vị trí và văn hóa mới có thể khiến bạn cảm thấy choáng ngợp (nói nhẹ nhất) khi phải tiếp xúc với rất nhiều người mới cùng một lúc, đặc biệt là khi bạn đang cố gắng làm quen với đồng nghiệp mới từ xa! Trên thực tế, các nghiên cứu cho thấy rằng tăng thời gian tiếp xúc trực tiếp thông qua các chương trình đồng hành hoặc trò chuyện video giữa hai người là một phương pháp nhập môn được 87% tổ chức cho rằng giúp nâng cao năng lực của nhân viên mới.
Một trong những nhiệm vụ nhập môn của tôi tại ClickUp là đơn giản là liên hệ với từng đồng nghiệp để sắp xếp các cuộc gặp gỡ 1:1 nhanh chóng để chào hỏi và hỏi một vài câu hỏi. Mặc dù đây là điều hiển nhiên khi bạn có mặt tại văn phòng, nhưng khi nhập môn từ xa, việc giới thiệu cá nhân rất dễ bị bỏ qua, điều này có thể âm thầm tích tụ thành cảm giác xa cách. Việc được giao nhiệm vụ trò chuyện 1:1 với nhóm từ xa của tôi cuối cùng lại trở thành bước đệm hoàn hảo để tôi hòa nhập vào công việc nhóm thực tế: giờ đây, tôi có thể tham gia với sự hiểu biết sâu sắc hơn về tính cách, phong cách giao tiếp và trách nhiệm của từng người, giúp tôi có vị trí tốt nhất để bắt đầu đóng góp. Ngoài ra, tôi còn kết bạn với một số người mới, những người đã giúp tôi rất nhiều trong quá trình thích nghi với công việc mới! 😊
Bài học: Đừng giả định rằng tất cả nhân viên mới đều là người hướng ngoại.
3. Tập trung vào việc giáo dục về công ty trước tiên, vai trò sau
Nhìn lại trải nghiệm nhập môn của mình ở các công việc khác (bao gồm cả nhập môn ảo), tôi cảm thấy như mình được xem một bản trình chiếu nhanh vẽ nên bức tranh về tầm nhìn của công ty mà CEO dành cho các cổ đông lâu năm, chứ không phải cho một thành viên mới của nhóm. Chúng tôi thích nghe về cách công ty bắt đầu từ một gara và phải đi bộ mười dặm mỗi ngày để mua vật dụng cơ bản, nhưng chúng tôi cũng muốn biết điều gì đã làm nên công ty ngày hôm nay và tại sao chúng tôi được tuyển dụng để duy trì điều đó! Theo một nghiên cứu năm 2020 của Robert Walters, 69% nhân viên có khả năng ở lại công ty trong ba năm nếu họ trải qua quá trình onboarding tốt. Biết được điều này, các doanh nghiệp khác nên làm như ClickUp đã làm cho tôi khi tôi là một nhân viên mới làm việc từ xa: giúp tôi hiểu rõ về toàn bộ công ty để tôi có bối cảnh và cảm hứng để không chỉ thực hiện nhiệm vụ của mình mà còn có thể chủ động hơn trong công việc hàng ngày từ xa. Hãy xem một trong những nhiệm vụ của tôi để tìm hiểu về nền tảng ClickUp:
Nữ hoàng nhập môn Kathryn đã cải tiến quy trình nhập môn của ClickUp bằng cách đảm bảo rằng hầu hết quy trình này diễn ra hoàn toàn trong ClickUp, để những nhân viên mới như tôi có thể làm quen với sản phẩm đồng thời tìm hiểu toàn bộ lịch sử và hiện tại của công ty. Điều này khiến tôi nhớ lại những ngày làm việc tại các công ty quảng cáo, nơi mà công ty thường giống như một khối đá khổng lồ và tôi chỉ là một trong số những con khỉ đang tìm hiểu việc cần làm. Đó là một phần lý do tại sao tôi nhảy việc từ agency này sang agency khác: nếu tôi được onboarding, tôi chưa bao giờ được chỉ ra điều gì làm nên sự độc đáo của nơi này hoặc được cung cấp công cụ để hiểu việc vượt trội trong nhiệm vụ cụ thể của mình tại đây trông như thế nào. Vì vậy, tôi đã rời đi.
Bài học: Mọi người cần hiểu về kinh doanh trước khi có thể biết cách trở thành một tài sản cho doanh nghiệp.
3. Đừng chỉ dành cho nó một tuần.
Các bạn của chúng tôi tại The Human Capital Institute đã thực hiện một nghiên cứu và nhận thấy rằng hầu hết các công ty chỉ tập trung vào tuần đầu tiên của quá trình nhập việc, điều này khiến tôi nhớ lại những công việc trước đây, khi một tuần đào tạo đã được coi là rất hào phóng. Tôi vẫn còn cảm thấy hội chứng kẻ giả mạo len lỏi vào tuần thứ hai do bị ném vào một văn hóa và nhóm làm việc mà cảm giác giống như bước vào lớp học sai vào ngày đầu tiên đi học hơn là đi làm (RIP khi chúng ta còn có thể đi làm).
Và tôi không phải là người duy nhất: phần lớn nhân viên được đào tạo chỉ trong một tuần tập trung cảm thấy bối rối, nản lòng và không hòa nhập với văn hóa công ty. Ấn tượng ban đầu vội vàng này đối với nhân viên mới góp phần khiến các công ty chỉ cung cấp một tuần đào tạo mất 20% nhân viên mới trong 45 ngày đầu tiên. Vậy giải pháp là gì? Tôi đã hỏi Kathryn về ý kiến của cô ấy: 🔥
"Trung bình, chúng tôi dành khoảng 3 tuần để đào tạo một người. Tôi đã từng có vai trò đào tạo trong một giờ! Đào tạo là một phần quan trọng trong thành công của nhân viên để đảm bảo họ có tất cả các công cụ cần thiết để thực hiện công việc của mình một cách đúng đắn và hiệu quả; nếu chúng ta dành thời gian ngay bây giờ để hỗ trợ nhân viên và tạo môi trường an toàn để họ đặt câu hỏi, họ sẽ thành công cùng với công ty. "
"Trung bình, chúng tôi dành khoảng 3 tuần để đào tạo một người. Tôi đã từng có vai trò đào tạo trong một giờ! Đào tạo là một phần quan trọng trong thành công của nhân viên, đảm bảo họ có tất cả các công cụ cần thiết để thực hiện công việc của mình một cách đúng đắn và hiệu quả; nếu chúng ta dành thời gian ngay từ bây giờ để hỗ trợ nhân viên và tạo môi trường an toàn để họ đặt câu hỏi, họ sẽ thành công cùng với công ty. "
Đến tuần thứ ba sau khi gia nhập ClickUp, tôi đã hoàn toàn sẵn sàng để hoàn thành công việc – và tôi đã làm được tất cả mà không cần đặt chân đến bàn làm việc mới. 💅
Bài học: Đầu tư thời gian vào quá trình onboarding, và nhân viên của bạn sẽ trả lại cho bạn gấp đôi thời gian đó.
4. Lập kế hoạch cho sự mới mẻ dần mất đi
Giống như cảm giác háo hức khi nhận được món đồ chơi mới vào buổi sáng Giáng sinh nhưng lại nhanh chóng mất hứng vào năm mới, chúng ta thấy rằng sự mới mẻ không phải là cảm giác bền lâu. Hãy coi quá trình nhập môn như một kế hoạch không chỉ để đào tạo nhân viên mới ngay lập tức, mà còn để thể hiện sự nhất quán ngay từ đầu và tiềm năng phát triển và thành công trong dài hạn. Nhân viên của bạn sẽ hạnh phúc hơn, và lợi nhuận của bạn cũng sẽ tăng lên. Vào ngày thứ 4 của quá trình nhập việc, giữa giờ nghỉ giữa buổi kiểm tra nhóm thân thiện và cuộc họp với người quản lý mới của tôi, CEO của ClickUp, Zeb Evans, đã có một buổi thuyết trình Zoom cá nhân cho các nhân viên mới về các giá trị cốt lõi của ClickUp. Ông mở đầu bằng cách nhắc nhở chúng tôi rằng chỉ có ít hơn 10% ứng viên được chuyển sang giai đoạn đề nghị tuyển dụng tại công ty này; đó là một thống kê đơn giản nhưng ngay lập tức thay đổi cách tôi nhìn nhận bản thân tại ClickUp: Tôi ở đây vì tôi có những điều mà người khác không có, và tôi sẽ chứng minh rằng tôi có nó một cách xuất sắc.
Đừng lo lắng rằng nhân viên mới sẽ kém năng suất khi làm việc tại nhà: nếu họ sẵn sàng làm việc lâu dài, thì họ làm việc ở đâu cũng không thành vấn đề.
Bài học: Quá trình nhập môn nên được coi như một cột mốc quan trọng trong sự nghiệp, không phải là một buổi tập đi xe đạp có bánh phụ.
5. Xây dựng văn hóa thân thiện
Cuối cùng, điều khiến mọi người cảm thấy được chào đón trong một không gian mới là được bao quanh bởi những người khiêm tốn, thân thiện và hỗ trợ – nơi làm việc cũng không ngoại lệ. Trên thực tế, Forbes báo cáo rằng 96% nhân viên tin rằng thể hiện sự đồng cảm là một cách quan trọng để tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên. Đúng vậy, Forbes!
Trong buổi giới thiệu cùng Zeb, anh ấy đề cập đến một trong chín giá trị cốt lõi của ClickUp trong kinh doanh là "Hành động tử tế ngẫu nhiên" và chia sẻ những đối tượng/kỳ/phiên bản cụ thể mà ClickUp đã thể hiện điều này với khách hàng, nhân viên và cả thế giới. Thật tuyệt vời khi được nghe về lý thuyết, nhưng điều khiến tôi ấn tượng ngay lập tức là sự tử tế của các quản lý và đồng nghiệp trong chương trình giới thiệu của tôi. Bằng chứng là sự tử tế của họ. Giờ đây, tôi là một nữ chuyên gia dày dạn kinh nghiệm, nên không thể quên rằng cuối cùng, kinh doanh là kinh doanh, không phải gia đình. Và điều đó không có gì sai. Nhưng điều đó không có nghĩa là những người điều hành doanh nghiệp đó nên quên rằng sự tôn trọng, tử tế và hỗ trợ thường là yếu tố quyết định việc nhân viên mới làm việc từ xa sẽ ở lại hay rời bỏ công ty.
Bài học: Đừng quên cảm giác của người mới bắt đầu.
TLDR; Nếu bạn muốn giảm chi phí và kiếm nhiều tiền hơn, đừng bỏ qua việc đào tạo nhân viên mới đúng cách.
Quá trình nhập môn là ấn tượng đầu tiên của nhân viên mới về công việc của họ tại một tổ chức mới, và bạn biết người ta nói gì về ấn tượng đầu tiên: nó rất quan trọng và khó phai mờ. Đảm bảo bộ phận nhân sự của bạn thực hiện quy trình này một cách nghiêm túc. Một trong những việc đầu tiên ClickUp làm cho nhân viên mới là gửi một túi quà lớn đến tận cửa nhà họ, chứa đầy đủ các loại hàng hóa và đồ dùng — một cử chỉ khiến tôi ngay lập tức cảm thấy phấn khích, biết ơn và cảm thấy mình thực sự được chào đón tại nơi làm việc mới. Hãy xem những gì tôi nhận được:
Tôi không nói rằng mọi công ty đều phải làm điều này một cách quá mức khi thể hiện khả năng tặng quà của mình, nhưng mọi công ty nên xem xét tác động lớn mà những hành động nhỏ thể hiện sự hào phóng có thể mang lại cho tinh thần của nhân viên. Hơn nữa, có một đội ngũ nhân viên hạnh phúc đi lại và quảng bá logo công ty là một chiến lược thông minh. Cuối cùng, tôi sẽ chia sẻ với bạn một vài lời khuyên từ Kathryn, trả lời câu hỏi cuối cùng của tôi: "Bạn muốn mọi công ty biết điều gì về việc tiếp nhận nhân viên mới thành công?"
"Bạn phải dành thời gian cho quá trình nhập môn, và nhân viên của bạn sẽ trả lại cho bạn gấp đôi thời gian đó! Kiểm tra hàng ngày. Hỏi họ xem họ có cảm thấy được hỗ trợ không, hỏi họ cần gì từ bạn để thành công, cho họ biết những công việc ưu tiên hàng đầu mà họ nên làm. Đặt ra các quy tắc, hướng dẫn và kết quả mong đợi! Thế nào? Quá dài dòng? Quá giống lời quảng cáo?"
"Bạn phải dành thời gian cho quá trình nhập môn, và nhân viên của bạn sẽ trả lại cho bạn gấp đôi thời gian đó! Kiểm tra hàng ngày. Hỏi họ xem họ có cảm thấy được hỗ trợ không, hỏi họ cần gì từ bạn để thành công, cho họ biết những công việc ưu tiên hàng đầu mà họ nên làm. Đặt ra các quy tắc, hướng dẫn và kết quả mong đợi! Thế nào? Quá dài dòng? Quá giống lời quảng cáo?"
Hoàn hảo, Kathryn.
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay và khám phá cách bạn có thể giúp tổ chức (và bản thân) của mình làm việc hiệu quả hơn!