Ký kết thỏa thuận bảo mật (NDA) là điều phổ biến trong các doanh nghiệp, lớn hay nhỏ. Một số thông tin phải được giữ riêng tư, thậm chí là bí mật.
Không chỉ những nghiên cứu đột phá hay bí mật thương mại mới cần được bảo vệ. Các doanh nghiệp thường xuyên xử lý thông tin nhạy cảm — dữ liệu khách hàng, chiến dịch tiếp thị, thông tin tài chính, thỏa thuận đầu tư hoặc hợp tác, v.v. Những dữ liệu này phải được bảo vệ.
Việc xử lý sai các thông tin này có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng, chẳng hạn như danh tiếng bị tổn hại, mất lợi thế cạnh tranh và các vấn đề pháp lý.
Mặc dù lý tưởng nhất là các doanh nghiệp chỉ hoạt động dựa trên thiện chí và niềm tin, nhưng điều này không phải lúc nào cũng thực tế. Thay vào đó, bạn phải dựa vào các thỏa thuận kinh doanh để đảm bảo hoạt động không bị gián đoạn và bảo vệ lợi ích của công ty.
Một trong những hợp đồng đó là Thỏa thuận Bảo mật (NDA), còn được gọi là Thỏa thuận Bảo mật (CA) hoặc Thỏa thuận Thông tin Độc quyền (PIA). NDA là một hợp đồng pháp lý giữa hai hoặc nhiều bên, hạn chế họ tiết lộ thông tin bí mật.
Trong blog này, chúng ta sẽ tìm hiểu những yếu tố tạo nên một thỏa thuận bảo mật tốt và cách soạn thảo hợp đồng có hiệu lực pháp lý để đảm bảo trách nhiệm của tất cả các bên liên quan.
Ngoài ra, chúng tôi sẽ chia sẻ năm mẫu NDA sẵn sàng sử dụng mà bạn có thể tùy chỉnh cho các mối quan hệ kinh doanh của mình và gửi NDA ngay lập tức.
Mẫu NDA là gì?
Mẫu NDA là tài liệu được soạn sẵn, nêu rõ các điều khoản và điều kiện của thỏa thuận bảo mật. Mẫu này bao gồm các điều khoản tiêu chuẩn cấm các bên tham gia hợp đồng tiết lộ thông tin kinh doanh bí mật mà không có sự đồng ý trước bằng văn bản.
Các mẫu này cung cấp cho các doanh nghiệp một khung sẵn sàng để sử dụng để tạo NDA tùy chỉnh cho các tình huống khác nhau, chẳng hạn như tuyển dụng nhân viên, phạm vi hợp đồng công việc và đàm phán.
Sử dụng mẫu NDA giúp đơn giản hóa việc tạo/lập các thỏa thuận bảo mật hợp pháp. Nó giúp tiết kiệm thời gian, tăng hiệu quả và cung cấp cho các doanh nghiệp định dạng nhất quán và chuẩn hóa để xác định thông tin bí mật. Các mẫu đảm bảo rằng tất cả các điểm quan trọng đều được đề cập và giảm rủi ro bỏ sót các điều khoản quan trọng.
Mẫu NDA điển hình bao gồm các phần sau:
- Giới thiệu: Phần này xác định chủ đề của NDA — ví dụ: về quan hệ đối tác, quyền truy cập dữ liệu hoặc bản thiết kế tính năng
- Định nghĩa: Phần này giải thích chi tiết các thuật ngữ sẽ được sử dụng trong thỏa thuận bảo mật (NDA), bao gồm tên các bên, thông tin về bên tiết lộ và bên nhận thông tin, liệu các bên là cá nhân hay tổ chức, và bất kỳ chi tiết nào khác có liên quan
- Thông tin bí mật: Điều này xác định và mô tả bản chất của dữ liệu bí mật thực tế
- Loại trừ: Phần này liệt kê các thông tin không được bảo vệ bởi thỏa thuận bảo mật và có thể được chia sẻ với người khác
- Nghĩa vụ: Phần này giải thích cách bên nhận phải xử lý thông tin bí mật và trong những trường hợp nào họ có thể tiết lộ thông tin đó cho người khác
- Trả lại thông tin bí mật: Phần này mô tả các thủ tục để trả lại thông tin bí mật sau khi thỏa thuận kết thúc
- Biện pháp khắc phục: Phần này giải thích hậu quả của việc vi phạm thỏa thuận và có thể bao gồm các khoản phạt tài chính, truy cứu trách nhiệm hình sự và chấm dứt hợp đồng lao động
- Thông báo và sửa đổi: Phần tùy chọn này liệt kê bất kỳ thay đổi hoặc tiện ích bổ sung nào đối với NDA ban đầu
- Thẩm quyền pháp lý: Điều này giải thích thẩm quyền của tòa án hoặc cơ quan có thẩm quyền nơi các tranh chấp liên quan đến NDA sẽ được giải quyết
- Khối ký: Bao gồm các khối cho mỗi bên và sẽ bao gồm tên, chữ ký và ngày tháng của họ
Điều gì tạo nên một mẫu NDA tốt?
Hầu hết các thỏa thuận bảo mật đều tuân theo khung cơ bản này, nhưng một số mẫu NDA miễn phí giúp bạn dễ dàng soạn thảo NDA hơn mà không cần bắt đầu từ đầu.
Hãy cùng khám phá điều gì khiến một số mẫu NDA tốt hơn những mẫu khác. Dưới đây là một số đặc điểm cần lưu ý trong một mẫu.
- Ngôn ngữ rõ ràng: Giống như bất kỳ thỏa thuận pháp lý nào, mẫu NDA phải rõ ràng, ngắn gọn và súc tích để tránh sự mơ hồ. Bạn nên tránh sử dụng quá nhiều thuật ngữ pháp lý và từ ngữ chuyên ngành không cần thiết để dễ hiểu
- Khung toàn diện: Mẫu phải phù hợp với các thực tiễn tốt nhất về NDA và chứa tất cả các phần quan trọng, chẳng hạn như định nghĩa, thông tin bí mật, biện pháp khắc phục và hơn thế nữa
- Hợp pháp: Mẫu phải có hiệu lực pháp lý và tuân thủ các luật và quy định có liên quan. Mẫu phải đề cập đến các bên và cơ quan tài phán có thẩm quyền, đồng thời nêu rõ các điều khoản và điều kiện để đảm bảo tính hợp lệ trước tòa án
- Tính linh hoạt: Với nhiều loại thỏa thuận NDA có sẵn — chẳng hạn như thỏa thuận với nhân viên, đối tác, hai bên và nhiều bên — điều quan trọng là chọn một mẫu mà bạn có thể dễ dàng tùy chỉnh để phù hợp với các tình huống kinh doanh khác nhau
- Tích hợp: Một yếu tố quan trọng khác cần xem xét là tích hợp chữ ký điện tử. Kiểm tra xem mẫu và công cụ soạn thảo của bạn có tương thích với các công cụ chữ ký điện tử hay không. Điều này đảm bảo rằng bạn có thể ký và công chứng hợp đồng bằng phương thức kỹ thuật số
- Định dạng và phong cách: Đảm bảo rằng mẫu cũng hấp dẫn về mặt thị giác. Cân nhắc các yếu tố như khoảng cách trang và văn bản, sử dụng tiêu đề lớn, loại phông chữ và cấu trúc đoạn văn
5 mẫu NDA miễn phí để sử dụng
Dưới đây là danh sách ngắn các mẫu NDA yêu thích của chúng tôi, có thể tải xuống và sử dụng miễn phí.
1. Mẫu thỏa thuận NDA của ClickUp
Đầu tiên là Mẫu NDA của ClickUp. Trong mẫu thân thiện với người mới bắt đầu này, bạn có thể tìm thấy tất cả các phần cần thiết trong một thỏa thuận bảo mật tiêu chuẩn ngành.
Mẫu này thậm chí còn giúp bạn tạo nhiệm vụ ClickUp với các trạng thái tùy chỉnh khác nhau để giúp quản lý các thỏa thuận của bạn. Bạn có thể phân loại và thêm các tính năng để trực quan hóa và theo dõi thông tin nhạy cảm.
Chỉ cần sao chép mẫu này vào ClickUp Docs và thêm tất cả các chi tiết quan trọng, chẳng hạn như tên và chi tiết của các bên liên quan, tóm tắt thỏa thuận tiết lộ bí mật, v.v.
Mẫu này cho phép bạn theo dõi thỏa thuận hợp tác bằng phản hồi bình luận, công việc con lồng nhau, nhiều người được giao và nhãn ưu tiên.
Ngoài ra, không gian làm việc và các công cụ năng suất của ClickUp giúp đơn giản hóa quy trình quản lý hợp đồng, hợp tác giữa các bên và hơn thế nữa.
Bạn cũng có thể soạn thảo và chỉnh sửa nội dung cho các tài liệu pháp lý của mình bằng công cụ AI tạo nội dung của ClickUp Brain. AI Writer for Work tìm ra câu trả lời cho các câu hỏi ngay lập tức và soạn thảo hợp đồng trong vài giây. Hãy yên tâm, tất cả hợp đồng của bạn sẽ được bảo mật trên ClickUp; dữ liệu của bạn sẽ không bao giờ được sử dụng để huấn luyện các mô hình AI.
Bạn cũng có thể sử dụng Trình quản lý kiến thức AI của ClickUp Brain để tìm kiếm thông tin, tìm các điều khoản bạn đã thêm vào các hợp đồng trước đó, v.v.
Bạn có thể bản địa hóa các bản sao thỏa thuận miễn phí của mình bằng tính năng dịch thuật của ClickUp để theo dõi các nhân viên hoặc nhà cung cấp của bạn ở khắp nơi trên thế giới.
Sau khi soạn thảo NDA, bạn có thể tạo Nhiệm vụ ClickUp và giao cho quản lý và nhóm pháp lý của mình để xem xét. Khi thỏa thuận được hoàn tất, hãy xuất dưới dạng PDF và chia sẻ với các bên nhận và ký để ký điện tử. Hoặc, nếu bạn thích làm việc theo cách truyền thống, hãy in ra ngay lập tức!
2. Mẫu Thỏa thuận bảo mật của LegalTemplates trong Word
Mẫu tiếp theo của chúng tôi là Mẫu NDA Word từ LegalTemplates. Mẫu này có cấu trúc tốt và bao gồm tất cả các thành phần thiết yếu của một mẫu NDA tiêu chuẩn. Bạn có thể chọn giữa thỏa thuận bảo mật tiêu chuẩn hoặc thỏa thuận được tùy chỉnh cho các thỏa thuận lao động, phát minh, bán hàng hoặc giao dịch mua bán. Ngoài ra, bạn có thể sửa đổi mẫu dựa trên luật pháp của tiểu bang và quyền tài phán địa phương.
Không chỉ vậy, LegalTemplates còn tích hợp trình tạo biểu mẫu tài liệu pháp lý miễn phí. Bạn chỉ cần thêm chi tiết thỏa thuận vào các hộp văn bản và nó sẽ tạo thỏa thuận pháp lý của bạn trong vài giây. LegalTemplates cũng cung cấp tính năng eSign trả phí nếu bạn muốn chuyển sang dạng kỹ thuật số.
3. Mẫu Thỏa thuận bảo mật bằng Word của Simul
Mẫu tiếp theo trong danh sách này là của Simul, một công cụ kiểm soát phiên bản và cộng tác của Microsoft Word. Mẫu Thỏa thuận bảo mật của Simul là một mẫu thỏa thuận bảo mật đơn giản ở định dạng tài liệu mà bạn có thể tải xuống chỉ với một cú nhấp chuột và chỉnh sửa trên phần mềm xử lý văn bản của mình, có thể là Tài liệu Google, MS Word hoặc Apple Pages.
Sau khi hoàn thành, bạn có thể tải lên công cụ ký điện tử hoặc gửi bản in đến bên nhận.
Mẫu này có nhiều chi tiết và bạn có thể thêm thêm tùy thuộc vào loại thông tin bí mật mà bạn muốn ràng buộc trong thỏa thuận.
Để ngăn chặn bất kỳ tiết lộ hoặc truy cập trái phép nào, hãy đảm bảo rằng NDA cho nhân viên, thực tập sinh hoặc nhà thầu của bạn bao gồm tất cả mọi thứ trong mẫu NDA, chẳng hạn như thông tin về thiết bị của công ty, thông tin kế toán, quy trình sản xuất và sở hữu trí tuệ.
Khi sử dụng mẫu này, hãy nhớ đảm bảo rằng các từ và cụm từ phù hợp với những gì bạn sử dụng trong các hợp đồng khác. Ví dụ: nếu bạn thường sử dụng các thuật ngữ như "Bên tiết lộ" và "Bên nhận" trong các thỏa thuận của mình, hãy sử dụng các thuật ngữ đó thay vì "Nhà cung cấp thông tin" và "Người nhận" trong mẫu này.
Ngoài ra, bạn nên tham khảo mẫu NDA này với định dạng quy định của cơ quan quản lý để đảm bảo cả hai mẫu có cấu trúc và thuật ngữ phù hợp với nhau.
4. Mẫu thỏa thuận NDA PDF của Signaturely
Trên Signaturely, bạn có thể tạo và ký các thỏa thuận của mình mà không gặp bất kỳ rắc rối nào. Nền tảng này là một công cụ chữ ký số trực tuyến cung cấp các mẫu miễn phí mà bạn có thể tải xuống ở cả định dạng Doc và PDF.
Tuy nhiên, gói miễn phí của họ chỉ cho phép bạn ký một tài liệu mỗi tháng. Bạn sẽ phải đăng ký gói trả phí để ký thêm tài liệu.
Mặc dù Mẫu NDA Word của Signaturely tuân theo định dạng chuẩn hóa, nhưng nó tương đối ngắn gọn. Bạn sẽ cần tạo các phần như Nghĩa vụ, Biện pháp khắc phục và Sửa đổi từ đầu. Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng mẫu này cho các hợp đồng đơn giản hơn, không yêu cầu chi tiết rộng rãi vì không liên quan đến thông tin nhạy cảm.
5. NDA Tài liệu Google cho Tư vấn Nhân sự của Template.net
Mẫu miễn phí cuối cùng trong danh sách này khá cụ thể — đó là NDA được thiết kế cho các chuyên gia tư vấn nhân sự. Hầu hết các tổ chức sử dụng NDA khác nhau cho nhân viên nhân sự vì họ có quyền truy cập vào dữ liệu nhân viên, thông tin nhạy cảm của công ty và quy trình kinh doanh nội bộ.
Mẫu NDA Tài liệu Google cho Tư vấn Nhân sự của Template.net được tùy chỉnh để tiết lộ thông tin bí mật mà các tư vấn nhân sự thường xử lý, chẳng hạn như hoạt động kinh doanh, chiến lược và kế hoạch, quản lý khách hàng, dữ liệu nhân viên, sở hữu trí tuệ, v.v.
Bạn có thể thêm thông tin trực tiếp vào trình chỉnh sửa tài liệu trong Templates.net, cùng với bất kỳ mục thương hiệu nào như logo công ty, bảng màu và hơn thế nữa.
Bạn cũng có thể chia sẻ NDA với những người khác trong nhóm của mình để họ có thể xem xét và chỉnh sửa thỏa thuận. Sau khi thỏa thuận được xác nhận, bạn có thể tải xuống dưới dạng PDF và chia sẻ với bên nhận.
Cũng nên đọc: Mẫu thỏa thuận giữ chân nhân viên
Bảo vệ thông tin bí mật với các mẫu NDA
Cho dù bạn đang tuyển dụng nhân viên hoặc nhà thầu độc lập, nộp đơn xin bằng sáng chế tối mật hay tham gia đàm phán để mua lại một doanh nghiệp, thỏa thuận bảo mật là rất quan trọng để duy trì tính bảo mật và bảo vệ thông tin nhạy cảm.
Việc tùy chỉnh các mẫu NDA mà chúng tôi đã liệt kê ở trên là một quá trình đơn giản. Đảm bảo rằng bạn đã kiểm tra tài liệu cuối cùng với cố vấn pháp lý trước khi hoàn tất thỏa thuận bảo mật.
Lưu trữ các thỏa thuận bảo mật của bạn ở một nơi bằng cách lưu chúng dưới dạng ClickUp Docs và chia sẻ với các bên liên quan. Các tính năng như kiểm soát phiên bản và quyền truy cập sẽ giữ an toàn cho thông tin bí mật của bạn. Với tính năng chỉnh sửa cộng tác và thời gian thực, bạn có thể nhanh chóng sửa đổi khi cần thiết.
Ngoài việc giữ an toàn và dễ truy cập cho thông tin độc quyền của bạn, ClickUp còn giúp nhóm của bạn tiết kiệm thời gian và tăng năng suất tại nơi làm việc. Với các tính năng thúc đẩy hiệu quả, nền tảng năng suất tất cả trong một này có thể giúp nhóm của bạn tiết kiệm tới một ngày mỗi tuần.
Đăng ký miễn phí ngay hôm nay và khám phá cách ClickUp có thể giúp bạn soạn thảo, cộng tác và quản lý các thỏa thuận của mình trong một bảng điều khiển duy nhất!