Các quy trình không hiệu quả là điểm yếu của tổ chức. Chúng không chỉ làm giảm năng suất của nhóm mà còn lãng phí tài nguyên và kích hoạt các điểm nghẽn. Theo thời gian, chúng có thể dẫn đến sự không hài lòng của khách hàng, bỏ lỡ cơ hội kinh doanh và khiến nhân viên kiệt sức.
Xác định điểm không hiệu quả dễ dàng hơn nhiều so với việc vạch ra các bước để khắc phục nó. May mắn thay, bạn không cần phải vò đầu bứt tai để tìm ra giải pháp — các mẫu cải tiến quy trình có thể giúp bạn! Các phần được tạo sẵn cho phép bạn điều chỉnh kế hoạch hoàn hảo cho những thay đổi mang lại giá trị cho tổ chức và đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ. ⛵
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ phân tích tám mẫu hàng đầu để tổ chức và quản lý cải tiến quy trình.
Mẫu cải tiến quy trình là gì?
Cải tiến quy trình là phân tích các quy trình trong tổ chức của bạn để xác định hiệu quả của chúng và xác định các bước cụ thể để tối ưu hóa chúng. Tuy nhiên, việc điều chỉnh kế hoạch cải tiến quy trình không phải là việc dễ dàng. Bạn cần đặt ra các mục tiêu cụ thể, phân bổ nguồn lực, thu thập dữ liệu và xác định phương pháp tốt nhất để tiến tới.
Mẫu cải tiến quy trình (hoặc mẫu hiệu suất quy trình) là những phím tắt giúp bạn đạt được mục tiêu nhanh hơn. Chúng giúp bạn phác thảo từng bước trong kế hoạch một cách chi tiết và đảm bảo các hoạt động lập bản đồ quy trình của bạn mang lại hiệu quả và hướng đến kết quả. 💪
Các mẫu này giúp bạn đi đúng hướng và tiếp cận hoạt động cải tiến một cách khách quan, ghi chép mọi quy trình và điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp với mục tiêu của công ty.
Cách chọn mẫu cải tiến quy trình phù hợp
Bạn có thể tìm thấy hàng ngàn mẫu cải tiến quy trình trực tuyến. Tuy nhiên, không phải tất cả chúng đều cung cấp cùng một chức năng.
Bạn có thể tìm kiếm mẫu có các đặc điểm sau:
- Khả năng tùy chỉnh: Mẫu phải cho phép bạn chỉnh sửa các yếu tố thiết kế để đảm bảo phù hợp với phương pháp, quy trình cụ thể và mục tiêu của công ty. Ngoài ra, mẫu phải cho phép bạn thêm các mục trực quan như biểu đồ hoặc bảng để giải thích rõ hơn về một bước hoặc một điểm
- Quản lý dữ liệu: Mẫu này cho phép bạn thu thập, sắp xếp và chia sẻ dữ liệu liên quan một cách dễ dàng
- Tùy chọn cộng tác: Nên khuyến khích sự cộng tác trong nhóm thông qua các tính năng như chỉnh sửa thời gian thực, để lại nhận xét hoặc bảng trắng kỹ thuật số
- Tính năng trợ năng: Bạn có thể định cấu hình người có quyền truy cập mẫu dựa trên vai trò của họ
- Khả năng mở rộng: Phải đủ mạnh để cho phép phác thảo nhiều kế hoạch và ý tưởng cải tiến quy trình với mức độ phức tạp khác nhau
8 mẫu kế hoạch cải tiến quy trình để tăng hiệu quả
Chúng tôi đã xem xét hàng chục mẫu cải tiến quy trình và chọn ra tám mẫu hàng đầu dễ sử dụng, có nhiều chức năng và có thể tùy chỉnh. Hãy xem qua và tìm mẫu phù hợp với bạn! 🤓
1. Mẫu cấu trúc phân chia công việc cải tiến quy trình của ClickUp
Trở thành thuyền trưởng của con tàu cải tiến quy trình không phải là điều dễ dàng. Mẫu cấu trúc phân chia công việc cải tiến quy trình của ClickUp giúp điều hướng các dự án phức tạp và các điểm nghẽn trở nên dễ dàng. 🚢
Với mẫu này, bạn có thể xác định điểm yếu của quy trình, lập kế hoạch chi tiết, phân công công việc và theo dõi tiến độ một cách dễ dàng.
Mẫu này cung cấp ba chế độ xem cho phép bạn xem dự án từ các góc độ khác nhau và đảm bảo tính minh bạch và tổ chức tối đa.
Bắt đầu với Chế độ xem Hoạt động — một Danh sách nơi bạn sẽ chia nhỏ hoạt động cải tiến quy trình thành các hoạt động (công việc) dễ quản lý hơn. Giả sử mục tiêu của bạn là nâng cấp trang web của công ty. Bạn sẽ tạo các công việc như "Xác định mục tiêu", "Cập nhật nội dung", "Cải thiện thiết kế" và "Giám sát hiệu suất"
Khi tạo nhiệm vụ, bạn có thể cung cấp thêm chi tiết bằng cách sử dụng Trường Tùy chỉnh ClickUp, chẳng hạn như người được giao, ngày bắt đầu và ngày đáo hạn, trạng thái, các bên liên quan chính và giai đoạn dự án. Thuộc tính cuối cùng là tiêu chí mặc định để nhóm các nhiệm vụ, nhưng bạn có thể thay đổi điều này bằng cách nhấn nút "Nhóm theo" ở góc trên bên phải màn hình.
Chế độ xem thứ hai mà mẫu này cung cấp là Chế độ xem bảng. Bảng Kanban này chuyển các nhiệm vụ được liệt kê trong chế độ xem trước đó thành các thẻ và sắp xếp chúng theo trạng thái (chẳng hạn như Chưa bắt đầu, Đang xem xét hoặc Đang tiến hành). Sử dụng thiết kế kéo và thả của ClickUp để di chuyển các thẻ và thay đổi trạng thái nhiệm vụ chỉ với vài cú nhấp chuột.
Cuối cùng, bạn có chế độ xem Gantt — biểu đồ Gantt phác thảo các công việc của bạn trên dòng thời gian, giúp bạn lập kế hoạch khối lượng công việc mà không bị trùng lặp.
2. Mẫu bản đồ quy trình ClickUp
Nếu bạn muốn dự án cải tiến quy trình của mình thành công, bạn phải lập bản đồ từng bước với độ chính xác cao để tránh nhầm lẫn và hiểu lầm. Mẫu lập bản đồ quy trình ClickUp giúp bạn lập kế hoạch dòng thời gian, lịch trình và khối lượng công việc để hình dung từng chi tiết và chuẩn bị cho nhóm của bạn đạt được thành công.
Thoạt nhìn, mẫu công việc này là một danh sách việc cần làm đơn giản. Tuy nhiên, danh sách này chứa đầy các tính năng nâng cao để chia nhỏ các dự án khó nhất thành các phần dễ theo dõi và lập bản đồ quy trình như một chuyên gia.
Danh sách việc cần làm mặc định bao gồm 22 công việc con giúp bạn xác định quy trình cần cải tiến và phác thảo các chi tiết như thành viên nhóm tham gia, trách nhiệm và loại bản đồ quy trình sẽ sử dụng. Vì ClickUp nổi tiếng về khả năng tùy chỉnh, bạn có thể cập nhật mọi công việc con để đảm bảo chúng phù hợp với quy trình và mục tiêu của công ty.
Nhấp vào một công việc con để cung cấp thêm chi tiết — tạo danh sách việc cần làm nhỏ hơn để phác thảo các hoạt động cần thiết để hoàn thành công việc, đính kèm tệp có thông tin hữu ích và phân công nhiệm vụ cho các thành viên cụ thể trong nhóm. ClickUp cho phép bạn định cấu hình mối quan hệ giữa các nhiệm vụ — đảm bảo thứ tự chính xác bằng cách ngăn một nhiệm vụ bắt đầu hoặc hoàn thành trước một nhiệm vụ liên quan.
Mẫu này cũng cho phép bạn theo dõi thời gian và đặt ngày đáo hạn để dễ dàng giám sát tiến độ.
Điểm tuyệt vời của các mẫu nhiệm vụ ClickUp là tính linh hoạt. Khi bạn định cấu hình một mẫu, bạn có thể sao chép và dán nó vào các dự án khác để tiết kiệm thời gian. Sao chép toàn bộ hoặc chỉ các phần cụ thể. ✨
3. Mẫu kiểm tra và cải tiến quy trình ClickUp
Đã đến lúc đội mũ thám tử và kiểm tra kỹ lưỡng các quy trình của bạn! Kiểm tra xem có quy trình nào có thể được cải thiện và lập kế hoạch cải tiến với Mẫu Kiểm tra và Cải tiến Quy trình của ClickUp! 🕵️
Mẫu này cho phép bạn lùi lại một bước và có cái nhìn khách quan về các quy trình của mình. Phân tích hiệu quả quy trình để phát hiện các điểm yếu trong năng suất, dịch vụ khách hàng và sự hài lòng, lập ngân sách và sự phù hợp với tầm nhìn của các bên liên quan, sau đó vạch ra kế hoạch để khắc phục chúng.
Khung tham chiếu toàn diện này được chia thành bốn phần:
- Phân tích quy trình: Giúp xác định các điểm cần kiểm tra, xác định tài liệu quy trình cần thiết và hướng dẫn giám sát
- Phân tích CATWOE: Viết tắt của Customer (Khách hàng), Actor (Diễn viên), Transformation (Chuyển đổi), Worldview (Quan điểm thế giới), Owner (Chủ sở hữu) và Environment (Môi trường), phân tích này cho phép bạn xác định quan điểm của các bên liên quan và đảm bảo các quy trình của bạn phù hợp với quan điểm
- Mô hình hóa: Cho phép bạn hình thành và đánh giá các quy trình để xác định những lỗ hổng và vấn đề
- Quản lý thay đổi: Giúp bạn xác định các thay đổi cần thiết để cải thiện quy trình
Sau khi xác định công việc trong mỗi phần, hãy chuyển đến chế độ xem Tổng quan. Bạn sẽ thấy tất cả công việc được nhóm theo phần và trạng thái tương ứng (chẳng hạn như Chưa bắt đầu, Việc cần làm, Đang tiến hành, Đang xem xét và Hoàn thành).
Chế độ xem Bảng là bảng Kanban hiển thị các công việc của bạn dưới dạng thẻ và phân loại chúng theo trạng thái. Di chuyển các thẻ bằng cách kéo và thả đơn giản để dễ dàng quản lý quy trình công việc của bạn.
4. Mẫu SOP cải tiến liên tục của ClickUp
Cải tiến liên tục là yếu tố quan trọng để duy trì năng suất và hiệu quả chi phí tối đa. Mẫu SOP Cải tiến liên tục của ClickUp giúp bạn ghi lại từng bước trong kế hoạch cải tiến quy trình, đảm bảo tất cả thành viên trong nhóm đều được cập nhật và theo dõi tiến độ của kế hoạch.
Điều đáng chú ý là đây là mẫu tài liệu. Nếu bạn chưa quen với ClickUp Docs, đây là một tính năng độc đáo cho phép bạn tạo, quản lý, lưu trữ, chia sẻ và làm việc trên các tài liệu với nhóm của mình trong ClickUp. Trong ClickUp Docs, bạn có thể tạo nhiệm vụ, thêm người được giao nhiệm vụ, thêm danh sách việc cần làm, sử dụng ClickUp AI (trợ lý viết bài dựa trên AI của nền tảng) và quản lý tài liệu một cách dễ dàng.
Mẫu tài liệu đặc biệt này có năm phần giúp bạn phác thảo chi tiết kế hoạch cải tiến quy trình của mình. Các phần mặc định là:
- Mục đích: Đây là nơi bạn xác định các lý do chính để thiết lập kế hoạch cải tiến quy trình, chẳng hạn như đảm bảo tất cả nhân viên có cùng quan điểm, cải thiện hiệu quả hoặc giảm rủi ro hiểu lầm
- Phạm vi: Đây là nơi bạn liệt kê các khía cạnh của kế hoạch cải tiến quy trình của mình
- Thủ tục: Trong phần này, bạn sẽ phác thảo các bước dẫn đến việc cải tiến quy trình của mình
- Tài nguyên liên quan: Tại đây, bạn sẽ cung cấp câu trả lời cho các câu hỏi tiềm ẩn mà các thành viên trong nhóm có thể đặt ra và đính kèm các tài nguyên hữu ích để giúp họ hoàn thành công việc một cách xuất sắc
- Xem xét & Sửa đổi: Đây là nơi bạn đề cập đến chủ sở hữu SOP và liên kết đến Biểu mẫu ClickUp để yêu cầu sửa đổi
5. Mẫu DMAIC của ClickUp
Để thay đổi quy trình theo hướng tốt hơn, bạn cần Define (xác định) mục tiêu, Measure (đo lường) KPI, Analyze (phân tích) dữ liệu, Improve (cải tiến) bằng cách thực hiện các thay đổi phù hợp và Control (kiểm soát) kết quả. Mẫu DMAIC của ClickUp cho phép bạn làm chính xác những việc đó và cải tiến quy trình một cách dễ dàng! 🥵
Mẫu này dựa trên Bảng trắng ClickUp — một khung vẽ kỹ thuật số cho phép bạn hình dung ý tưởng, thảo luận với các thành viên trong nhóm và phát triển chiến lược. Mẫu này giúp bạn thể hiện khả năng sáng tạo và tập trung vào mục tiêu — trong trường hợp này là xác định các quy trình không hiệu quả và vạch ra các bước để cải thiện chúng.
Mẫu này bao gồm năm phần dưới dạng ghi chú dán:
- Xác định
- Đo lường
- Phân tích
- Cải thiện
- Kiểm soát
Mẫu hướng dẫn bạn những gì cần bao gồm trong mỗi phần. Ví dụ: trong cột Xác định, bạn sẽ thấy ký hiệu giữ chỗ "chèn vấn đề vào đây". Thay thế ký hiệu này bằng bản phác thảo quy trình bạn muốn cải tiến và các chi tiết liên quan (như nguyên nhân gây ra sự kém hiệu quả và thông tin hỗ trợ).
Sau khi xác định vấn đề trong cột đầu tiên, sử dụng cột thứ hai để phác thảo các biện pháp có thể giúp bạn đánh giá tiến độ. Trong cột thứ ba, bạn sẽ thu thập và phân tích dữ liệu liên quan để xem mọi thứ có diễn ra theo kế hoạch hay không và liệu bạn có cần thực hiện một số điều chỉnh hay không.
Trong cột thứ tư (Cải thiện), bạn xác định các giải pháp cụ thể cho vấn đề. Ví dụ: nếu quy trình kém hiệu quả là do thường xuyên xảy ra sự hiểu lầm giữa các thành viên trong nhóm, các giải pháp tiềm năng có thể là sử dụng nền tảng cộng tác hoặc thiết lập phân cấp và cơ cấu báo cáo mới.
Trong cột thứ năm, bạn có thể quan sát thành công của giải pháp đã áp dụng. 😍
6. Mẫu Bảng trắng Quy trình PDCA của ClickUp
Bắt đầu nỗ lực cải tiến quy trình của bạn với Mẫu Bảng trắng Quy trình PDCA của ClickUp.
PDCA là viết tắt của plan-do-check-act (kế hoạch-thực hiện-kiểm tra-hành động) và là mô hình thực hiện thay đổi trong khi nhấn mạnh sự hợp tác và minh bạch trong nhóm. Mẫu Bảng trắng này dựa trên mô hình này và cho phép bạn chia nhỏ các dự án phức tạp nhất thành các hoạt động dễ quản lý, được chia thành bốn giai đoạn: Kế hoạch, Thực hiện, Kiểm tra và Hành động.
Bước đầu tiên để sử dụng mẫu là chuyển đến Chế độ xem danh sách và tạo công việc. Ví dụ: nếu quy trình kém hiệu quả cần cải thiện là một trang web được thiết kế kém, bạn có thể thiết lập các công việc như "Tạo bài đăng blog", "Nâng cấp giao diện" và "Theo dõi hiệu suất". Bạn có thể thêm người được giao, ngày đáo hạn và mức độ ưu tiên hoặc kết hợp các Trường Tùy chỉnh khác để cung cấp thêm chi tiết về công việc.
Bây giờ, chuyển đến chế độ xem Bảng trắng và tạo biểu diễn trực quan cho các nhiệm vụ đã xác định. Để thực hiện việc này, nhấn "Thẻ ClickUp" trên thanh công cụ ở bên trái màn hình và tìm mục nhập mong muốn.
Ví dụ: công việc "Tạo bài đăng trên blog" có thể được thêm vào giai đoạn Cần làm , trong khi "Đang theo dõi hiệu suất" có thể được thêm vào giai đoạn Kiểm tra.
7. Mẫu FMEA Lean Six Sigma của ClickUp Process
Xác định rủi ro quy trình và lập kế hoạch loại bỏ chúng với Mẫu FMEA Lean Six Sigma của ClickUp!
Trước khi đi vào các chức năng của mẫu, điều quan trọng cần ghi chú là FMEA quy trình và Lean Six Sigma là các phương pháp cải tiến quy trình. FMEA quy trình ( Phân tích chế độ và ảnh hưởng của lỗi ) xoay quanh việc đánh giá và xác định các lỗi tiềm ẩn (rủi ro) trong một quy trình, trong khi Lean Six Sigma tập trung vào việc loại bỏ chúng. Mẫu này kết hợp cả hai phương pháp để giúp bạn đạt được những thành tựu xuất sắc trong cải tiến quy trình và tăng hiệu quả của công ty.
Đừng để nhiều chế độ xem ở đây làm bạn sợ hãi — việc sử dụng và điều hướng mẫu rất dễ dàng một khi bạn đã hiểu chúng.
Chế độ xem đầu tiên là Xem dạng danh sách FMEA, nơi bạn sẽ tạo danh sách các lỗi quy trình tiềm ẩn (vấn đề). Mẫu này có các ví dụ tuyệt vời giúp bạn nhập thông tin chính xác. Ví dụ: bạn có danh sách các vấn đề tiềm ẩn có thể xảy ra khi rút tiền từ máy ATM, như máy không phát tiền hoặc màn hình bị hỏng. Mỗi vấn đề được mô tả chi tiết với các cột như Hàm, Ảnh hưởng tiềm ẩn của lỗi, Mức độ nghiêm trọng và Xác suất xuất hiện.
Chế độ xem Tính toán RPN liệt kê các công việc của bạn và RPN (số ưu tiên rủi ro) của chúng. Số này được tính bằng cách nhân bảo mật ước tính, xác suất xuất hiện và khả năng phát hiện.
Phần thưởng: Xem 10 mẫu Six Sigma hàng đầu để nâng cao khả năng cải tiến quy trình của bạn
8. Mẫu kế hoạch cải tiến quy trình Word của ProjectManagementDocs
Các mẫu có tùy chọn nâng cao và nhiều chế độ xem có thể cung cấp chức năng tuyệt vời, nhưng không phải ai cũng thích. Nếu bạn muốn một công cụ đơn giản có thể giúp bạn phân tích và quản lý quy trình, xác định vấn đề và thực hiện các biện pháp phù hợp, Mẫu kế hoạch cải tiến quy trình Word của ProjectManagementDocs có thể là lựa chọn phù hợp với bạn.
Mẫu Word này chia kế hoạch của bạn thành bốn phần:
- Giới hạn quy trình
- Cấu hình quy trình
- Chỉ số đo lường quy trình
- Mục tiêu cải thiện hiệu suất
Trong phần Ranh giới quy trình, bạn xác định điểm bắt đầu và kết thúc của quy trình mà bạn muốn phân tích. Bằng cách đó, bạn có thể đảm bảo công việc của mình trực tiếp nhắm đến quy trình mà không lãng phí tài nguyên.
Phần Cấu hình Quy trình giúp bạn thể hiện trực quan quy trình cần cải thiện. Điều này giúp bạn xác định các điểm yếu và tìm ra cách xử lý hiệu quả nhất.
Trong Chỉ số quy trình, bạn xác định các tiêu chí để giám sát hiệu suất và theo dõi tiến độ.
Phần Mục tiêu cải thiện hiệu suất tập trung vào các mục tiêu và thúc đẩy cải tiến liên tục. Đây là nơi bạn sẽ thiết lập các chỉ số đo lường được và thực tế mà bạn muốn đạt được trong tương lai.
Mẫu cải tiến quy trình: Lối tắt để đạt được hiệu quả
Các mẫu được liệt kê có thể giúp bạn chuyển đổi quy trình và đảm bảo chúng hoạt động hiệu quả và chức năng. Hơn nữa, các mẫu này còn khuyến khích sự hợp tác và cho phép đồng nghiệp của bạn đóng góp ý kiến và tham gia tích cực vào mọi phần của quy trình.
Các mẫu ClickUp mà bạn thấy ở đây chỉ là một phần nhỏ trong thư viện ấn tượng của nền tảng này với hơn 1.000 tùy chọn — hãy khám phá chúng miễn phí!