Se sei stanco di giocare al detective con il flusso di lavoro del tuo team, non sei il solo. I colli di bottiglia e i ritardi non si annunciano, ma causano comunque gravi danni.
Un diagramma di flusso cumulativo (CFD) può cambiare tutto. Fornisce una ripartizione chiara e visiva delle attività in accumulo e dell'avanzamento del lavoro senza alcuna approssimazione.
Sei curioso di sapere come questo grafico semplice ma potente può migliorare la chiarezza nei progetti? Scopriamo perché i CFD sono indispensabili per la gestione dei flussi di lavoro.
⏰ Riepilogo/riassunto di 60 secondi
- Un diagramma di flusso cumulativo (CFD) è un grafico visivo che monitora lo stato delle attività attraverso le fasi del flusso di lavoro, come "Da fare", "In corso" e "Terminato"
- L'asse X rappresenta il tempo, mentre l'asse Y mostra il numero cumulativo di attività. Le bande colorate rappresentano le diverse fasi del flusso di lavoro
- Le bande "In corso" più ampie indicano i colli di bottiglia, mentre le pendenze costanti "Terminato" mostrano uno stato di avanzamento coerente
- I team possono utilizzare i CFD per monitorare la stabilità del flusso di lavoro, prevedere le sequenze e ottimizzare i processi
- Strumenti come ClickUp rendono la creazione e la lettura dei CFD semplice ed efficace
Informazioni sui diagrammi di flusso cumulativo
Un diagramma di flusso cumulativo (CFD) offre un quadro chiaro di come il lavoro si muove attraverso il processo. Mostra quante attività sono "Da fare", quali sono "In corso" e quali sono già "Terminate". È un modo semplice ed efficace per monitorare lo stato di avanzamento, individuare i colli di bottiglia e garantire il corretto svolgimento dei progetti.
Osservando come questi livelli cambiano nel tempo, è possibile scoprire la storia del flusso di lavoro. Se la banda "In corso" continua ad espandersi, potrebbe essere un segno che il team sta gestendo più di quanto dovrebbe. D'altra parte, una banda "Terminato" in costante crescita è un segnale rassicurante che le attività vengono completate a un ritmo solido e costante.
➡️ Per saperne di più: 10 modelli gratuiti di diagrammi di flusso in Word, Excel e ClickUp
Componenti chiave di un diagramma di flusso cumulativo
Ogni parte del CFD racconta una storia specifica sullo stato di avanzamento del progetto, aiutandoti a identificare le attività che procedono senza intoppi e gli ostacoli da superare per creare un processo stabile. Approfondiamo ogni elemento e il motivo per cui è importante nel monitoraggio dello stato di avanzamento di un progetto:
Tempo (asse X)
L'asse orizzontale rappresenta il tempo, spesso in giorni, settimane o sprint. È qui che puoi osservare come si evolvono le cose nel tempo. Prestaci attenzione e inizierai a notare tendenze, individuare modelli e forse persino prevedere cosa succederà in seguito.
Esempio: Potresti notare che il lavoro tende ad accumularsi il lunedì: un classico caso di malumore del lunedì! È qui che un software di progettazione del flusso di lavoro può aiutarti a semplificare le cose. D'altro canto, vedrai che le attività accelerano con l'avvicinarsi delle scadenze degli sprint, dimostrando che un po' di pressione può aiutare molto a portare a termine il lavoro.
Elementi di lavoro (asse Y)
L'asse verticale tiene traccia del conteggio cumulativo degli elementi di lavoro, come attività o ticket. Poiché è cumulativo, il grafico sale solo quando nuove attività vengono inserite nel sistema, offrendo un quadro chiaro di come il lavoro si accumula nel tempo.
Esempio: Se il tuo team inizia con 50 attività nel "Backlog" e ne aggiunge altre 20 a metà settimana, l'asse verticale mostrerà un totale di 70 attività. Questo ti offre una visione chiara di come il tuo carico di lavoro cresce nel tempo.
Stati del flusso di lavoro
Ogni fase del flusso di lavoro, come "Backlog", "In corso", "Test" o "Terminato", è contrassegnata da una banda con un codice colore. Queste bande si sovrappongono e la loro larghezza indica il numero di attività presenti in ciascuna fase.
Una banda stretta indica che in quella fase sono presenti poche attività, il che ha senso per operazioni rapide, come l'assegnazione delle attività. Ma una banda ampia? È un segnale d'allarme: un numero maggiore di attività potrebbe indicare che il lavoro è bloccato o in attesa di approvazioni. 🚩
Esempio: Supponiamo che il CFD di un team di sviluppo mostri un improvviso allargamento della banda "Test". Questo è un segnale che qualcosa non va nel flusso di lavoro. Ma poiché lo scopri immediatamente, puoi applicare strategie di ottimizzazione del flusso di lavoro per evitare ulteriori danni.
Linea di produzione
La linea di produttività, solitamente rappresentata dalla banda "Terminato", mostra la velocità con cui le attività vengono completate nel tempo. Se il livello "Terminato" è costantemente inclinato verso l'alto, lo stato è buono, con uno stato di avanzamento costante e un flusso di lavoro efficiente.
Ma se si appiattisce o si muove a malapena, è segno che le cose potrebbero non procedere come dovrebbero.
Esempio: Un team di marketing potrebbe notare che la linea "Terminato" rimane piatta durante le revisioni della campagna, il che potrebbe essere un segno che le cose si stanno bloccando. Ciò potrebbe significare che il processo di revisione si sta trascinando, spingendoli a ottimizzare i processi e a velocizzare le operazioni.
Vantaggi dell'utilizzo dei CFD per la visualizzazione di dati e informazioni
I CFD offrono una visione chiara del flusso di lavoro, aiutandoti a individuare tempestivamente i problemi, a mantenere un miglioramento continuo dei processi e ad avere un'idea più precisa dei tempi di completamento delle attività. E questo è solo l'inizio!
Scopri come i CFD semplificano la gestione dei tuoi progetti:
✅ Decisioni basate sui dati: supporta le tue decisioni con dati concreti, per discussioni di team più mirate
✅ Sequenze di consegna accurate: Traccia la produttività per prevedere in modo basato sui dati quando il lavoro sarà terminato
✅ Distribuzione del carico di lavoro: Bilanciare il carico di lavoro per operazioni più fluide analizzando se le risorse sono sovraccariche o sottoutilizzate
✅ Collaborazione migliorata: collabora con il tuo team e allineati su ciò che richiede attenzione con chiarezza sullo stato delle cose
✅ Riduzione dei rischi: individua quando una fase particolare sta rallentando e intraprendi azioni proattive per garantire che tutto proceda senza intoppi
Creazione di un diagramma di flusso cumulativo
Un CFD è molto più che un semplice insieme di dati. Quindi, come si crea un CFD assicurandosi di non tralasciare nulla? Vediamo come farlo rapidamente:
Guida passo passo all'impostazione di un CFD in Kanban
Ecco come creare CFD che guidano le azioni in Kanban:
Passaggio 1: monitoraggio degli elementi di lavoro
Inserisci tutte le attività e le attività secondarie in un sistema di project management per rimanere organizzato ed efficiente.
Consolidando tutto in un'unica piattaforma, puoi gestire le attività, monitorare lo stato di avanzamento e comunicare con il tuo team senza soluzione di continuità. Assicurati che ogni attività abbia una descrizione dettagliata e sia classificata in base al tuo flusso di lavoro, in modo da poter tenere sotto controllo più facilmente le responsabilità e le scadenze.
Passaggio 2: definire le fasi del flusso di lavoro
Ogni attività attraversa diverse fasi del processo nel suo ciclo di vita. Le fasi di un'attività nei progetti Agile possono essere da fare, in corso, terminata, in fase di test, ecc.
Passaggio 3: Registrazione dei dati
Una volta completata la configurazione, è il momento di registrare regolarmente i dati.
Registra i dati in diverse metriche, come date di inizio e fine, durata stimata, monitoraggio del tempo, priorità, stato delle attività e molto altro ancora.
Integrazione dei CFD con Azure DevOps Server
Per i team che utilizzano Azure DevOps, l'integrazione dei diagrammi di flusso cumulativi è semplice. Ti aiuta a monitorare lo stato dei progetti e a migliorare l'efficienza con facilità.
Creiamo il nostro primo CFD con Azure DevOps:
Passaggio 1: inizia accedendo al portale Web di Azure. Quindi, seleziona il progetto a cui desideri aggiungere la bacheca. Fai clic su Bacheche e seleziona il team corretto per la bacheca.
Ora è necessario selezionare il livello di backlog per la bacheca kanban. I backlog sono un elenco di elementi su cui il team deve iniziare a lavorare. È come un serbatoio di lavoro da cui il team può attingere in base alle proprie capacità. Seleziona quello più adatto al tuo processo di lavoro o alla tua metodologia.
I backlog definiti per ogni processo predefinito in Azure DevOps sono:
- Agile: storie, funzionalità/funzioni ed epiche
- Base: Problemi ed epiche
- Scrum: elementi del backlog, funzionalità/funzioni ed epiche
- Capability Maturity Model Integration (CMMI): requisiti, funzionalità/funzioni ed epiche
💡Suggerimento: cerca di ridurre al minimo il numero di colonne eliminando quelle meno rilevanti per il tuo team e mantenendo solo quelle più importanti. In questo modo l'area di lavoro risulterà più ordinata.
Passaggio 2: Aggiungiamo ora gli elementi di lavoro. Basta cliccare su Nuovo elemento e inserire il titolo. Una volta terminato, cliccare su Invio. Tutti gli elementi possono essere aggiunti in questo modo. Vengono salvati automaticamente nel sistema.
Se desideri aggiungere utenti con cui collaborare su questa bacheca, copia semplicemente il link alla bacheca e invialo loro.
Passaggio 3: una volta creata la bacheca e dopo averla utilizzata per alcune settimane con il tuo team, è il momento di analizzare la bacheca Kanban. Fai clic sulla scheda Analisi e poi su Visualizza report completo.
Puoi passare il mouse sulla bacheca per vedere quanti elementi di lavoro sono in quale stato.
Suggerimenti per la configurazione dei CFD su un dashboard aziendale
Un CFD è uno strumento fondamentale per visualizzare lo stato di avanzamento del lavoro. Se configurato con un dashboard aziendale, diventa ancora più potente.
Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a configurarlo:
- Obiettivi chiari: definisci obiettivi chiari per aiutare il tuo team a concentrarsi sui dati più importanti
- Aggiornamenti dei dati: imposta controlli periodici per garantire che lo stato delle attività venga aggiornato. Anche piccole discrepanze, come lasciare attività completate contrassegnate come "In corso", possono distorcere il diagramma
- Metriche e filtri personalizzati: rendi i tuoi CFD più intuitivi configurando filtri per metriche quali tipo di attività, priorità o assegnatario. Ad esempio, puoi visualizzare CFD separati per le attività ad alta priorità per monitorarne lo stato in modo indipendente
- Accessibilità e collaborazione: evita diagrammi troppo complessi con troppi punti dati o elementi visivi che creano confusione. Utilizza questi esempi di bacheca Kanban per creare un CFD che tutti i membri del tuo team possano comprendere e utilizzare
➡️ Per saperne di più: Creazione di un diagramma e un grafico del flusso di lavoro: una guida passo passo per processi semplificati
Interpretazione dei diagrammi di flusso cumulativo
I diagrammi di flusso cumulativo (CFD) forniscono una rappresentazione visiva dello stato di avanzamento del team e del flusso di lavoro complessivo. Ogni banda del diagramma di flusso cumulativo mostra una fase diversa del flusso di lavoro, ad esempio Da fare, In corso o Terminato.
Lo spessore e il gradiente di queste bande offrono informazioni dettagliate sulla distribuzione del carico di lavoro e sul ritmo di completamento delle attività.
I CFD monitorano anche la durata del ciclo e il Lead time.
*la durata del ciclo indica il tempo necessario per completare le attività una volta avviate, mentre il lead time misura la durata totale dall'inizio alla fine di un'attività, dalla creazione alla completamento.
Monitorando queste metriche, i team possono confrontare le proprie prestazioni e identificare le aree che necessitano di miglioramenti.
Un flusso di lavoro ben funzionante si traduce in bande parallele sul CFD, che indicano transizioni fluide tra le attività. Se le bande diventano irregolari o una si ispessisce notevolmente, è il momento di indagare.
Ad esempio, un improvviso allargamento della banda "Da fare" potrebbe significare che il team sta sovraccaricando il backlog. Allo stesso modo, un collo di bottiglia nella fase "Revisione" potrebbe indicare ritardi nelle approvazioni o nei controlli di qualità.
La pendenza della banda "Terminato" è altrettanto significativa. Una pendenza ripida verso l'alto indica un'elevata produttività, mentre una pendenza più piatta segnala un rallentamento. Modelli come questi rendono più facile anticipare i problemi e adattarsi di conseguenza.
➡️ Per saperne di più: In che modo una curva a S può essere utile al tuo team di project management?
Strumenti per diagrammi di flusso cumulativo
Per creare i CFD, è necessario uno strumento con funzionalità/funzioni avanzate, quali aggiornamenti in tempo reale, flussi di lavoro personalizzabili e funzionalità di reportistica integrate.
Ma ogni strumento è unico nel suo genere, quindi considera questi fattori:
- Dimensioni e struttura del team: valuta l'utilizzo di strumenti come Trello per team più piccoli, mentre opta per piattaforme robuste come ClickUp per progetti più grandi e complessi.
- Funzionalità di integrazione: assicurati che lo strumento si integri con i tuoi sistemi esistenti, come Slack, GitHub o Google Workspace
- Esigenze di reportistica: dai la priorità agli strumenti con opzioni di visualizzazione avanzate come i dashboard di ClickUp se l'analisi approfondita e la reportistica sono fondamentali per il tuo progetto
- Facilità d'uso: scegli uno strumento intuitivo per ridurre i tempi di apprendimento e incoraggiare l'adozione da parte del team
ClickUp è l'app per il lavoro che fa tutto: combina project management, gestione delle conoscenze e chat, il tutto alimentato dall'IA che ti aiuta a lavorare in modo più rapido e intelligente.
Software di project management agile ClickUp
Il software di project management agile di ClickUp semplifica il processo di sviluppo software con funzionalità/funzioni potenti come bacheche personalizzabili, lavagne online e viste Carico di lavoro, aiutandoti a identificare i colli di bottiglia, ottimizzare i flussi di lavoro e mantenere i progetti in carreggiata.
Con questa soluzione, i team possono:
- Pianifica il lavoro con funzionalità/funzioni avanzate per la pianificazione degli sprint, la gestione del backlog e la mappatura della roadmap, in modo che tutti possano concentrarsi sul lavoro di maggior valore
- Tieni traccia dello stato di avanzamento e delle prestazioni con oltre 15 visualizzazioni personalizzate di ClickUp, dashboard personalizzabili, widget sprint e modelli Agile per monitorare lo spostamento delle attività nelle diverse fasi
- Migliora la trasparenza e la responsabilità con dashboard che monitorano lo stato dei progetti, l'utilizzo delle risorse e le prestazioni del team
Dashboard ClickUp
Con le dashboard di ClickUp, puoi visualizzare e analizzare i tuoi diagrammi di flusso cumulativo (CFD) senza il fastidio di dati sparsi o monitoraggio manuale. Riunisce tutti i dati e le metriche del progetto in un unico posto, offrendoti una visione chiara e in tempo reale dei flussi di lavoro, dello stato delle attività e della capacità del team.
Ecco come può aiutarti:
- Nessun aggiornamento manuale: il dashboard si sincronizza automaticamente con le attività, quindi non è necessario preoccuparsi di aggiornare manualmente il CFD
- Viste del flusso di lavoro personalizzabili: è possibile impostare viste che corrispondono ai processi specifici del proprio team (da fare, in corso o terminato) e ridurre il disordine superfluo
- Aggiornamenti in tempo reale su tutti gli elementi visivi: Man mano che le attività passano da "In corso" a "Terminato", il team vede immediatamente la modifica nei grafici a barre o nelle percentuali. Non è più necessario cercare gli aggiornamenti di stato!
Cosa c'è di più? Sono disponibili schede sprint che è possibile utilizzare per misurare lo stato di avanzamento dello sprint corrente.
La scheda Velocità sprint misura il lavoro completato dal team in ogni sprint. Utilizzala per impostare obiettivi sprint realistici e migliorare l'accuratezza della pianificazione.
La scheda Sprint burnup aiuta a visualizzare la quantità di lavoro completato rispetto al lavoro totale pianificato. I team possono utilizzarla per identificare se sono in linea con le scadenze o se sono necessari degli aggiustamenti.
La scheda Sprint burndown mostra il lavoro completato in uno sprint. Confronta lo stato effettivo con quello previsto.
➡️ Per saperne di più: Padroneggiare i flussi di lavoro agili: tecniche per un project management efficace
Vista Bacheca ClickUp
La vista Bacheca di ClickUp rispecchia una bacheca Kanban, rendendola ideale per la creazione e l'analisi dei CFD. Le attività passano attraverso diverse fasi, come Da fare, In corso e Chiuso, offrendo una visione dinamica della distribuzione del flusso di lavoro.
💡Suggerimento: Vuoi migliorare i tuoi diagrammi di flusso di lavoro? Dai un'occhiata a questi modelli di diagrammi di flusso dei dati per trovare ispirazione.
Lavagne online ClickUp
ClickUp Whiteboards è la soluzione ideale per i team che desiderano collaborare in modo efficace. Con questo strumento, puoi raccogliere idee da diversi reparti e team su un'unica lavagna online condivisa. Puoi condividere il link affinché tutti possano visualizzarlo.
I team possono mappare i flussi di lavoro, delineare le dipendenze delle attività e pianificare visivamente tutto. In questo modo, tutti sono allineati prima dell'inizio del lavoro.
Mappe mentali ClickUp
Ti capita mai di avere le idee confuse? Le mappe mentali di ClickUp ti consentono di riunirle, mappando visivamente i flussi di lavoro, come la pianificazione del lancio di un prodotto, in modo che ogni passaggio sia collegato alle attività, alle scadenze e alle persone responsabili.
Niente più dettagli persi, team confusi o liste di cose da fare interminabili. È come trasformare un brainstorming disordinato in un piano d'azione chiaro e concreto che tutti possono seguire.
📌Elemento fissato: desideri un framework predefinito per semplificare la navigazione nei flussi di lavoro complessi dei progetti? Inizia subito con i modelli gratuiti di corsie e le mappe dei processi su ClickUp.
Sfide con i diagrammi di flusso cumulativo
Sebbene i CFD siano potenti strumenti per il monitoraggio dei flussi di lavoro e l'identificazione dei colli di bottiglia, possono rapidamente diventare fuorvianti se non configurati correttamente.
Ecco alcune delle sfide più comuni che potresti dover affrontare:
🔴 Complessi da interpretare: i CFD possono risultare difficili da comprendere per i team meno esperti. Una lettura errata delle bande sovrapposte può portare a conclusioni sbagliate.
✅ Soluzione: utilizza un software di project management visivo che utilizza grafici, diagrammi e tabelle per la rappresentazione dei dati e fornisce informazioni più chiare.
🔴 Analisi delle cause alla radice limitata: Sebbene i CFD mostrino tendenze come l'aumento dei backlog, non spiegano il perché. L'identificazione di problemi come la carenza di risorse o le priorità non allineate richiede uno strumento di analisi avanzato.
✅ Soluzione: utilizza strumenti di project management (come ClickUp) per ottenere informazioni più approfondite sui colli di bottiglia, sulle prestazioni del team e sull'allocazione delle risorse.
🔴 Disordine nei progetti di grandi dimensioni: Per i team più grandi, i CFD possono diventare eccessivamente complessi e difficili da interpretare.
✅ Soluzione: suddividi i progetti complessi in flussi di lavoro più piccoli o concentrati su un periodo di tempo specifico per mantenere la chiarezza.
🔴 Affidabilità su dati accurati: I CFD dipendono dallo stato aggiornato delle attività. Dati imprecisi o incoerenti distorcono le informazioni, causando potenziali errori di gestione.
✅ Soluzione: riduci gli errori di immissione manuale e garantisci l'accuratezza dei dati in tempo reale automatizzando gli aggiornamenti di stato in base a trigger o azioni specifici.
Crea il tuo diagramma di flusso cumulativo con ClickUp
Un diagramma di flusso cumulativo (CFD) è molto più di un semplice grafico: è uno strumento visivo potente per ottimizzare le prestazioni del team. Con la configurazione giusta, è possibile identificare rapidamente i colli di bottiglia, migliorare i flussi di lavoro e garantire la consegna puntuale dei progetti, in modo coerente.
ClickUp fa un ulteriore passaggio rendendo la creazione dei CFD semplice e di grande impatto. Migliaia di team si affidano a ClickUp per semplificare i propri processi, rispettare le scadenze e aumentare la produttività complessiva.
Perché lasciare che le inefficienze rallentino il tuo lavoro? Fai il primo passaggio verso una gestione del flusso di lavoro senza interruzioni registrandoti oggi stesso a ClickUp gratis.