"Ho bisogno di più ore in un giorno..." o "Come sono già le 17:00?!" quando hai ancora così tanto da fare prima che finisca la giornata. 😅
Ti suona familiare? Ci siamo passati tutti!
E se avessi un modo per liberare ore del tuo tempo ogni settimana e concentrarti sulle attività più importanti?
La buona notizia è che puoi farlo, con alcuni semplici consigli e tecniche di gestione del tempo che ti aiuteranno a sfruttare al meglio il tuo tempo al lavoro (e fuori dal lavoro).
In questo articolo ti presenteremo il concetto di blocco del tempo, come funziona e diversi metodi di blocco del tempo che puoi utilizzare per strutturare il tuo programma e ottenere una maggiore produttività. Tratteremo anche alcuni strumenti utili e suggerimenti che possono semplificare il processo.
Iniziamo!
Che cos'è il blocco del tempo
Il blocco del tempo consiste nel riservare blocchi di tempo specifici nella tua agenda per diverse attività e impegni.
Invece di avere un elenco di cose da fare vago, vai avanti e assegna blocchi di tempo dedicati a tutte le cose che devi fare durante la giornata o la settimana. Questo ti aiuta a migliorare la concentrazione e ti assicura di avere abbastanza tempo a disposizione per tutte le tue priorità.
Secondo l'American Journal of Lifestyle Medicine, i ricercatori hanno scoperto che il blocco del tempo e altri metodi di pianificazione possono migliorare le capacità di gestione del tempo e la produttività complessiva.
Il blocco del tempo può essere utile per chi:
- Hai difficoltà a stabilire le priorità delle tue attività quotidiane⏰
- Sei sommerso dalle cose da fare e non riesci a concentrarti su nulla⏰
- Hai difficoltà a trovare il tempo per le cose importanti⏰
- Ti senti demotivato o disinteressato all'attività che stai svolgendo⏰
- Hai difficoltà a gestire il tempo ⏰
Leggi anche: Suggerimenti per la gestione del tempo
Come funziona il blocco del tempo
Hai molto da fare? Suddividi il lavoro in parti più gestibili! Ecco i passaggi da seguire per il tuo primo esercizio di blocco del tempo:
- Crea un elenco: scrivi tutto ciò che devi fare, inclusi impegni di lavoro, riunioni e impegni personali.
- Stima il tempo necessario: Quanto tempo richiederà ogni attività? Fai una stima approssimativa, ma ricorda che le cose possono richiedere più tempo del previsto. Inoltre, ricordati di tenere conto di eventuali interruzioni
- Pianifica: usa un calendario per bloccare il tempo per ogni attività. Ad esempio, "9-10: email", "10-11: controllo dei numeri commerciali di ieri" e così via. Non dimenticare di bloccare il tempo per i pasti e le pause
- Una cosa alla volta: quando è il momento di svolgere un'attività, dedicati solo a quella. Nessuna distrazione, nessun multitasking. Sarai molto più produttivo!
- Check-in: Alla fine della giornata o della settimana, verifica cosa ha funzionato e cosa no. Modifica il tuo programma per la prossima volta.
Ricorda, è normale apportare modifiche man mano che procedi. L'obiettivo di una tecnica di gestione del tempo è quello di semplificarti la vita, non renderla più difficile!
Vantaggi del blocco del tempo
Molte persone hanno difficoltà a gestire il proprio tempo. Ci sono sempre troppe cose da fare e non abbastanza ore nella giornata, il che può portare a stress, burnout, ansia, ecc.
Il blocco del tempo non solo ti aiuterà ad allenare il cervello a creare confini sani con il tempo e a formare abitudini sane, ma ha anche molti altri vantaggi:
- Ti rende più organizzato nell'approccio alle attività quotidiane
- Ti aiuta a fare di più e ti dà un senso di soddisfazione
- Riduce al minimo le distrazioni e ti aiuta a concentrarti meglio
- Riduci lo stress e l'ansia per tutto ciò che devi fare
- Previene il superlavoro e il burnout limitando il tempo dedicato a ciascuna attività specifica
- Assicura che tu e il tuo team rispettiate i tempi previsti
Implementare il blocco del tempo ti renderà più produttivo e ti darà il controllo della tua vita.
Metodi di blocco del tempo
Esistono diversi modi per bloccare il tempo. La tecnica di blocco del tempo più adatta dipenderà dal tipo di lavoro che devi svolgere. I tipi più comuni di blocco del tempo sono:
Timeboxing ⏳
Ti è mai capitato di iniziare a fare qualcosa, per poi ritrovarti immerso in un vortice e riemergere ore dopo, chiedendoti dove sia finito il tempo? Se sì, prova il timeboxing.
Introdotto inizialmente come tecnica di gestione del tempo per lo sviluppo agile di software, il timeboxing è ora un metodo di blocco del tempo molto diffuso tra i lavoratori della conoscenza. Previene lo spreco di tempo limitando il tempo dedicato a una particolare attività.
Ogni blocco di tempo specifico è chiamato "timebox" e può variare da poche ore a giorni. Ha orari di inizio e fine specifici; alla fine del timebox, devi interrompere ciò che stavi facendo, indipendentemente dallo stato di avanzamento (o dalla sua mancanza).
Gli sprint di sviluppo software sono un esempio di timeboxing sul lavoro. Per ciascuno di essi esistono obiettivi e attività cardine specifici, insieme a date di inizio e fine definite per attività specifiche. Tutto ciò che non è possibile completare entro la fine di uno sprint deve essere spostato a quello successivo.
Elon Musk pianifica l'intera giornata in blocchi di tempo di 5 minuti. Tutto, ma proprio tutto, è inserito nel calendario.
Giornate a tema 📅
Questo metodo di produttività ti consente di evitare il cambio di contesto programmando insieme attività simili. La differenza sta nel tipo di lavoro: la tecnica funziona quando le attività possono essere suddivise in tre o cinque grandi gruppi, ciascuno in grado di occupare all'incirca un'intera giornata lavorativa.
Ad esempio, se gestisci un canale social, un blog o un vlog, potresti implementare il blocco del tempo dividendo la tua settimana lavorativa in giorni a tema:
- Monday: Ricerca
- Martedì: Creazione di contenuti
- Mercoledì: Modifica e pubblicazione dei contenuti
- Giovedì: riunioni e attività di sensibilizzazione
- Venerdì: Analisi e ottimizzazione SEO
Ecco Kristi DaSilva, CEO di DaSilva Life e consulente ClickUp, che condivide come crea i suoi blocchi di tempo settimanali e li monitora in ClickUp.
Adoro mappare visivamente le mie attività principali nella vista Bacheca per avere un'idea del mio carico di lavoro settimanale. Anche se utilizzo la vista "Tutto" per vedere tutte le attività che ho per la settimana, mi piace mappare i temi principali nel mio Blocco di tempo settimanale ogni domenica per prepararmi alla settimana che mi aspetta.
Adoro mappare visivamente le mie attività principali nella vista Bacheca per avere un'idea del mio carico di lavoro settimanale. Anche se utilizzo la vista "Tutto" per vedere tutte le attività che ho da svolgere durante la settimana, mi piace mappare i temi principali nel mio Blocco settimanale ogni domenica per prepararmi alla settimana che mi aspetta.
Jack Dorsey, cofondatore di Twitter (ora X) e CEO di Square, utilizza anche giornate a tema per gestire il proprio tempo e rimanere produttivo.
Il Monday, in entrambe le aziende, mi concentro sulla gestione e sull'amministrazione dell'azienda... Il Tuesday è dedicato al prodotto. Il Wednesday è dedicato al marketing, alla comunicazione e alla crescita. Il Thursday è dedicato agli sviluppatori e alle partnership. Il Friday è dedicato all'azienda, alla cultura e al reclutamento. Il Saturday mi prendo una pausa e faccio escursioni. La Sunday è dedicata alla riflessione, al feedback, alla strategia e alla preparazione per la settimana.
Il Monday, in entrambe le aziende, mi concentro sulla gestione e sull'amministrazione dell'azienda... Il Tuesday è dedicato al prodotto. Il Wednesday è dedicato al marketing, alla comunicazione e alla crescita. Il Thursday è dedicato agli sviluppatori e alle partnership. Il Friday è dedicato all'azienda, alla cultura e al reclutamento. Il Saturday mi prendo una pausa e faccio escursioni. La Sunday è dedicata alla riflessione, al feedback, alla strategia e alla preparazione per la settimana.
Raggruppamento delle attività 📚
Hai un numero di piccole attività dello stesso tipo da svolgere durante la giornata o la settimana? In questo caso, il raggruppamento delle attività potrebbe esserti utile.
Il batching delle attività è una tecnica di produttività che consiste nel raggruppare attività simili, riducendo il carico cognitivo. A seconda del volume di lavoro, è possibile bloccare alcune ore alla settimana per ogni tipo di attività.
Ad esempio, se lavori nel settore commerciale, potresti creare gruppi di attività come segue:
- Scrivere e inviare email
- Effettuare telefonate di follow-up
- Aggiornamento del CRM
- Emissioni fatture
- Ricerca sulla concorrenza
- Riunioni del team
Anche Marc Andreessen, cofondatore e socio generale di Andreessen Horowitz, crede nel blocco del tempo per aumentare la produttività. Il suo approccio combina il raggruppamento delle attività con giornate a tema, riservando il lunedì e il venerdì al lavoro collaborativo.
La mia giornata tipo in questo momento consiste letteralmente nel seguire il calendario alla lettera. Sto cercando di avere una giornata il più possibile "programmata".
La mia giornata tipo in questo momento consiste letteralmente nel seguire il calendario alla lettera. Sto cercando di avere una giornata il più possibile "programmata".
Vuoi saperne di più? Ecco cosa abbiamo scritto in precedenza sul raggruppamento delle attività.
Il metodo Pomodoro 🍅
Hai bisogno di un modo semplice ma efficace per strutturare la tua giornata lavorativa per migliorare la produttività o smettere di procrastinare? Prova il metodo Pomodoro.
Prendendo il nome dal timer a forma di pomodoro ("Pomodoro" è la parola italiana per pomodoro) utilizzato dal suo autore Francesco Cirillo, la tecnica Pomodoro prevede un lavoro concentrato per intervalli di tempo prestabiliti seguiti da pause. Ogni sessione di lavoro di questo tipo è chiamata "Pomodoro". Questo modo di lavorare ci mantiene impegnati e migliora la nostra capacità di concentrazione.
Il celebre attore Tom Hanks ha fatto affidamento sul metodo Pomodoro per rimanere produttivo mentre scriveva il suo primo libro, "The Making of Another Major Motion Picture Masterpiece"
Vuoi saperne di più? Abbiamo scritto un articolo sul metodo Pomodoro qui.
Come iniziare a bloccare il tempo nella tua agenda
Sebbene sia possibile iniziare a bloccare il tempo con un semplice planner giornaliero, un'app per la gestione delle attività con funzionalità/funzioni di gestione del tempo è più efficiente.
Una piattaforma come ClickUp semplifica il blocco del tempo; puoi aggiungere, modificare e visualizzare i tuoi blocchi di tempo con facilità. Inoltre, avere tutto nella stessa piattaforma riduce il cambio di contesto. 🚀
Valuta tutto ciò che devi fare
Per prima cosa, inizia elencando tutto ciò che devi fare. Ci sono diversi modi per farlo.
Con le liste delle cose da fare in ClickUp, puoi creare un elenco online delle tue azioni da compiere, accessibile da qualsiasi luogo. Aggiungi formattazione, colori e link all'elenco per aggiungere ulteriori dettagli. Se si tratta di attività che svolgi regolarmente, puoi anche creare un modello da una lista di controllo salvata.
Hai bisogno di qualcosa di più dettagliato? I documenti ClickUp e il blocco note ClickUp sono entrambi utili a questo scopo. Crea il tuo elenco di cose da fare, aggiungendo dettagli e informazioni aggiuntive come immagini e link. Puoi anche taggare i colleghi aggiungendoli con un commento nel documento.
Qualunque metodo tu scelga, ClickUp ti consente di creare attività direttamente dalle tue cose da fare in tutti e tre, in modo da poterle visualizzare direttamente nelle attività di ClickUp.
Imposta le tue priorità
Una definizione delle priorità efficace e spietata è il segreto per portare a termine le cose, soprattutto quando il tempo è poco e hai un milione di cose da fare nel tuo elenco.
Una volta create le attività dalle cose da fare, utilizza le priorità delle attività in ClickUp per contrassegnarle come urgenti o assegnare loro una priorità alta, media o bassa. In questo modo sarai sicuro di affrontare prima le cose più importanti.
💡Suggerimento: trascina le attività con la priorità più alta nella barra di accesso rapido delle attività di ClickUp, così non le perderai mai di vista.
Assegna il tempo a tutte le tue attività
Sebbene l'impostazione delle priorità sia essenziale, è anche necessario sapere quanto tempo sarà necessario per portare a termine le attività da svolgere. ClickUp ti aiuta anche in questo.
Le stime di durata in ClickUp ti consentono di aggiungere la durata stimata a ciascuna attività e di suddividerla tra diverse attività secondarie. Sommandole, puoi anche stimare la durata totale di un progetto. Basta trascinare le attività nella vista Calendario per visualizzare il tuo programma.
Con il modello di blocco giornaliero del tempo di ClickUp puoi pianificare il tuo programma giornaliero per ottenere la massima produttività. Ti aiuta a:
- Dai priorità alle attività più importanti e pianificale durante le ore di massima produttività
- Rimani in carreggiata fornendo una struttura chiara ed evitando distrazioni
- Evita il burnout stimando il tempo necessario per capire cosa puoi realizzare ogni giorno
Il modello include anche una lavagna online che ti aiuta a decidere le tue priorità dividendo ogni attività in quattro categorie: da fare, da delegare, da pianificare e da eliminare.
I team possono anche utilizzare il modello di pianificazione oraria di ClickUp per ottenere il massimo dalla loro giornata.
Per saperne di più: Il metodo Eisenhower per dare priorità alle attività
Crea blocchi di tempo per tutte le attività prioritarie
Elencare e dare priorità alle attività e aggiungere loro una durata stimata ti consente di adottare un approccio più strutturato al lavoro. Il passaggio successivo consiste nel creare effettivamente i blocchi di tempo sul tuo calendario. I modelli di blocco del tempo in ClickUp possono aiutarti in tutto questo.
Se utilizzi Google Calendar per lavoro, puoi semplicemente utilizzarlo per pianificare i tuoi blocchi. Ti consente di bloccare facilmente il tempo per appuntamenti, attività ed eventi e di assegnare loro un codice colore in base alle tue preferenze.
💡Suggerimento per esperti: Integra ClickUp con Google Calendar per avere tutti i tuoi blocchi di tempo, le attività pianificate e le riunioni in un unico posto.
Analizza e ottimizza
Ora che hai dato priorità alle tue attività e hai bloccato il tempo per ciascuna di esse nel tuo calendario di blocco del tempo, puoi utilizzare diverse visualizzazioni in ClickUp per visualizzare le tue attività nel modo desiderato.
Ad esempio, puoi monitorare lo stato di avanzamento delle attività in base al loro stato nelle bacheche Kanban oppure filtrarle e ordinarle per organizzarle in una vista Elenco.
Se gestisci un team, la vista Carico di lavoro ti aiuterà a visualizzare il programma di ogni membro del team e ad assicurarti che nessuno sia sovraccarico di lavoro.
Le dashboard di ClickUp sono un modo semplice per analizzare i tuoi progressi e i tuoi risultati. Tieni traccia dei tassi di completamento delle attività per te e per il tuo team, visualizza le tabelle orarie e il tempo dedicato alle attività, visualizza lo stato delle attività e molto altro ancora.
Puoi anche porre qualsiasi domanda all'IA e ClickUp Brain cercherà i dati in ogni dashboard della tua area di lavoro per rispondere immediatamente.
Ecco cosa dice un cliente ClickUp su come ha raddoppiato la produttività nella sua azienda con ClickUp.
L'utilizzo di ClickUp ci ha aiutato a pianificare meglio, a consegnare più rapidamente e a strutturare in modo efficiente i nostri team, e il nostro team di produzione ha raddoppiato le sue dimensioni da quando sono entrato in azienda! Ciò non sarebbe stato possibile se non avessimo avuto una solida struttura per l'allocazione delle risorse e il project management.
L'utilizzo di ClickUp ci ha aiutato a pianificare meglio, a consegnare più rapidamente e a strutturare in modo efficiente i nostri team, e il nostro team di produzione ha raddoppiato le sue dimensioni da quando sono entrato in azienda! Ciò non sarebbe stato possibile se non avessimo avuto una solida struttura per l'allocazione delle risorse e il project management.
Errori da evitare nel blocco del tempo e best practice
Ecco alcuni errori comuni nel blocco del tempo e come evitarli:
Sopravvalutare la produttività
Senza alcuni dati di riferimento, è facile avere aspettative irrealistiche sulle sequenze temporali delle attività. Ciò può causare stress per il mancato rispetto delle scadenze, attività incomplete o risultati non ottimali.
🌟Soluzione: Ricordati di tenere conto dei ritardi dovuti a interruzioni comuni come riunioni, telefonate, email e così via. Aggiungi anche i tempi di configurazione e/o transizione alle tue stime di durata. Accetta che possano verificarsi dei ritardi e assegna una priorità al tuo lavoro in modo da portare a termine prima le attività più importanti.
Cercare di fare troppo
Se non stai attento, potresti sovraccaricare la tua agenda. A volte capita di programmare ogni minuto della giornata senza lasciare tempo per le pause. Tuttavia, è fondamentale avere tempo per mangiare, riposarsi e persino per pensare in modo creativo.
🌟Soluzione: includi spazio nei tuoi blocchi di tempo per tutto, dalle pause ai pasti, agli spostamenti. Un po' di tempo di margine tra le attività pianificate può anche aiutarti a non riempire troppo il tuo calendario.
💡Suggerimento per professionisti: i modelli di gestione del programma di lavoro di ClickUp possono impedirti di sovraccaricare il tuo programma
Il modello di blocco della pianificazione di ClickUp aiuta te e il tuo team a:
- Pianifica i tuoi programmi in modo rapido e accurato
- Comprendi le dipendenze tra le attività
- Organizza i blocchi di attività in modo intuitivo
Le viste mensile, giornaliera e settimanale ti aiuteranno a pianificare il tuo programma per diverse durate e a rimanere in carreggiata. Stati personalizzati come Annullato, Completato, In corso e Da fare ti aiutano a tenere informati tutti gli stakeholder sullo stato di avanzamento.
Scarsa definizione delle priorità
Il blocco del tempo sarà inefficace se non hai dato la giusta priorità al tuo tempo. Senza una corretta definizione delle priorità, corri il rischio di perdere attività critiche. Inoltre, potresti creare ritardi imprevisti se non hai identificato le dipendenze delle attività.
🌟Soluzione: utilizza uno strumento come ClickUp per identificare le dipendenze e dare priorità alle attività in modo efficiente, assicurandoti di portare a termine prima quelle ad alta priorità. Riserva le ore più produttive per il lavoro approfondito e le attività essenziali, e quelle meno importanti per le fasi della giornata in cui hai meno energia.
Non adattarsi
Affinché il blocco del tempo abbia esito positivo, è necessario monitorarne l'efficacia e migliorare il proprio approccio secondo necessità per essere più produttivi. Se le priorità cambiano, potrebbe essere necessario spostare i blocchi di tempo, altrimenti potresti ritrovarti sopraffatto.
🌟Soluzione: Fai delle pause a intervalli regolari per valutare i tuoi schemi di pianificazione e modificarli se necessario. Sii aperto a modificare le dimensioni e lo scopo dei blocchi per adattarti ai cambiamenti del tuo programma. Gli strumenti di time blocking che consentono flessibilità nella pianificazione sono la scelta giusta per questo.
💡Suggerimento per gli esperti: basta trascinare e rilasciare per regolare la durata e le dipendenze delle attività con il Calendario di ClickUp
Ecco come Kristi DaSilva gestisce il suo programma sulla piattaforma.
Ho una cartella etichettata "Blocco tempo giornaliero" che contiene 3 elenchi, "Mattina", "Pomeriggio" e "Sera". All'interno di questi elenchi, mappo la mia giornata ora per ora per massimizzare la mia produttività. Assegno diversi blocchi di tempo (30, 60 o 90 minuti) utilizzando i campi personalizzati. Lo faccio la sera prima per prepararmi al giorno successivo e massimizzare la mia produttività avendo un piano solido.
Ho una cartella etichettata "Blocco tempo giornaliero" che contiene 3 elenchi, "Mattina", "Pomeriggio" e "Sera". All'interno di questi elenchi, mappo la mia giornata ora per ora per massimizzare la mia produttività. Assegno diversi blocchi di tempo (30, 60 o 90 minuti) utilizzando i campi personalizzati. Lo faccio la sera prima per prepararmi al giorno successivo e massimizzare la mia produttività avendo un piano solido.
⭐️ Bonus: guarda il video di ClickUp sul blocco del tempo!
Scegli la strada più facile per la produttività con ClickUp
Gestire efficacemente il tempo e gli orari di lavoro è la chiave per rimanere produttivi e non esaurirsi. Prova a creare blocchi di tempo con le diverse tecniche che ti abbiamo consigliato per trovare quella più adatta a te.
Le piattaforme di produttività e gestione delle attività come ClickUp ti supportano nell'esecuzione delle tecniche di gestione del tempo che hai scelto, fornendoti anche strumenti aggiuntivi per aiutarti a gestire meglio il tuo lavoro.
Prova ClickUp e scopri come può aiutarti a risparmiare ore ogni settimana!
Registrati oggi stesso per un account ClickUp gratuito.