Anda tahu momen ketika sebuah proyek dimulai, dan semua orang mengangguk... tetapi tidak ada yang benar-benar yakin apa yang akan terjadi selanjutnya? Itulah kekacauan yang ingin dicegah dengan adanya Dokumen Inisiasi Proyek (Project Initiation Document/PID).
Tanpa PID, proyek Anda berisiko mengalami kebingungan dengan tujuan yang tidak jelas, tenggat waktu yang terlewat, dan tim yang bekerja dengan tujuan yang berbeda. PID adalah titik awal yang memastikan semua orang tahu apa yang mereka lakukan, mengapa mereka melakukannya, dan bagaimana hal itu akan dilakukan.
Tetapi membuat PID tidak harus rumit. Panduan ini akan menunjukkan kepada Anda bagaimana cara menulis PID untuk menguraikan semua yang dibutuhkan proyek Anda agar tetap terorganisir dan memenuhi tujuannya.
PS: Kami juga akan membahas berbagai aspek dari topik ini, termasuk proses dokumentasi inisiasi proyek, menavigasi kompleksitas fase inisiasi proyek, bekerja dengan templat dokumen inisiasi proyek, dan menerapkan kontrol proyek yang efektif. Baca terus!
⏰ Ringkasan 60 Detik
- PID membuat para pemangku kepentingan tetap selaras dengan mendefinisikan aspek-aspek utama proyek
- Komponen utama dari PID meliputi jadwal proyek, anggaran, ruang lingkup, hasil, dll.
- PID memberi informasi kepada semua orang dan memastikan akuntabilitas
- ClickUp membantu Anda membuat PID melalui fitur AI, templat yang telah dibuat sebelumnya, Dokumen untuk masukan dari pemangku kepentingan, dan Papan Tulis untuk visualisasi
- Mempertahankan PID memiliki tantangannya sendiri, terutama dengan revisi jadwal atau anggaran dan proses yang panjang dan berlarut-larut
- ClickUp membuatnya sangat mudah untuk mengelola PID Anda melalui fitur-fitur manajemen proyeknya
Apa yang dimaksud dengan Dokumen Inisiasi Proyek?
Dokumen inisiasi proyek adalah dokumen proyek yang hidup dan terus berkembang yang menyelaraskan para pemangku kepentingan utama dengan menjabarkan tujuan, kasus bisnis, ruang lingkup, anggaran, jadwal, rencana risiko, dan siapa yang bertanggung jawab atas apa.
Dan tidak, ini bukan sekadar nama yang bagus untuk piagam proyek. Sementara piagam memberi Anda gambaran besar, PID menggali detailnya dan berfungsi sebagai panduan praktis untuk menyelesaikan sesuatu.
Jika Anda bekerja dengan metodologi PRINCE2, yang merupakan singkatan dari 'PRojects IN C controlled Environments,' membuat PID adalah tahap pertama dari fase inisiasi proyek.
Dan karena ini adalah 'dokumen hidup', dokumen ini dapat beradaptasi dengan perubahan anggaran, pergeseran jadwal, atau jalan memutar yang tak terduga, sehingga seluruh kru tetap mendapatkan informasi terbaru mengenai langkah selanjutnya.
Komponen Utama Dokumen Inisiasi Proyek
PID yang terstruktur dengan baik sangat penting untuk siklus hidup proyek, karena PID membuat semua orang mendapat informasi dan selaras serta bekerja untuk mencapai tujuan yang sama. Jadi, Anda harus menetapkan informasi yang paling relevan, termasuk:
- Definisi proyek: Jelaskan tujuan, sasaran, dan metrik keberhasilan seperti Anda menjelaskan rencana proyek kepada seseorang yang baru saja bangun dari tidur panjang
- Kasus bisnis: Tunjukkan uangnya! Jabarkan manfaat, perkiraan biaya, dan ROI sehingga semua orang tahu mengapa proyek ini penting
- Lingkup proyek: Anggap ini sebagai daftar keinginan proyek Anda: alat, sumber daya, dan semua hal lain yang Anda perlukan untuk berhasil. Jangan lupa untuk menandai batasan dan menguraikan alur kerja agar tetap realistis
- Jadwal proyek: Tenggat waktu adalah teman Anda (serius). Tetapkan tanggal mulai dan akhir yang jelas untuk tugas-tugas, sehingga Anda tidak terburu-buru di menit-menit terakhir
- Rencana manajemen risiko: Apa yang bisa salah? Rencanakan untuk itu. Sebutkan potensi risiko, cara menanganinya, dan apa yang harus ditangani pertama kali jika segala sesuatunya mulai berjalan tidak sesuai rencana
- Rencana manajemen perubahan: Perubahan anggaran? Pergeseran jadwal? Cakupan yang bertambah? Tidak masalah, cukup petakan bagaimana perubahan akan ditangani, diperbarui, dan disetujui
- Peran dan tanggung jawab: Hindari kebingungan 'Apakah saya harus melakukan itu?'. Perjelas siapa yang melakukan apa dan kepada siapa mereka melapor
- Rencana komunikasi: Selalu berikan informasi terbaru! Tentukan seberapa sering para pemangku kepentingan akan mendapatkan laporan kemajuan dan cara meminta info tambahan tanpa jutaan email
Kiat Pro: Hemat waktu dengan menggunakan templat ikhtisar proyek untuk mengatur komponen-komponen ini secara efektif. Mereka seperti kode curang untuk mengatur semuanya tanpa menghabiskan waktu berjam-jam untuk mencari tahu dari mana harus memulai.
Manfaat Dokumen Inisiasi Proyek
Meskipun terlihat memakan waktu, manajer proyek yang berpengalaman merekomendasikan untuk memulai dengan PID karena memastikan perjalanan yang lancar di sepanjang siklus hidup proyek dari inisiasi hingga penyelesaian.
Mari kita lihat alasannya.
1. Memenangkan ruang lingkup yang merayap
Apakah Anda ingat ketika klien Anda mengubah uraian singkat proyek di menit-menit terakhir? Itulah scope creep - tantangan umum yang dihadapi manajer setelah memulai proyek.
PID adalah cetak biru proyek Anda, menjaga semua orang dalam tim proyek tetap berada di halaman yang sama sejak hari pertama. PID dengan jelas menguraikan ruang lingkup, hasil, dan batasan proyek sehingga tidak ada kebingungan tentang apa yang masuk dan apa yang keluar.
Dokumen ini juga menetapkan pagar pembatas untuk perubahan dengan mendefinisikan proses persetujuan formal. Ini berarti jika seseorang menyarankan fitur baru atau perubahan di tengah proyek, mereka harus melalui peninjauan untuk menilai dampaknya terhadap waktu, anggaran, dan sumber daya.
2. Libatkan semua pemangku kepentingan
PID membantu Anda mengatasi dilema klasik 'terlalu banyak juru masak' yang muncul dalam mengelola proyek besar yang sarat dengan pemangku kepentingan. Misalnya, menyiapkan tinjauan sprint dua mingguan untuk melacak kemajuan dan mengatasi masalah adalah cara praktis untuk menjaga keselarasan.
Ini adalah salah satu dari banyak contoh manajemen proyek yang memastikan dukungan pemangku kepentingan dan mengurangi kemungkinan ketidakselarasan.
3. Akuntabilitas lengkap
Jika tim Anda tidak tahu siapa yang melakukan apa, kekacauan akan terjadi. PID menjernihkan masalah dengan memberikan daftar yang jelas kepada semua orang tentang tugas mereka dan apa yang diharapkan dari mereka.
Hal ini juga meningkatkan rasa memiliki karena ketika orang-orang mengetahui peran mereka dengan dokumentasi proyek yang jelas, mereka akan lebih mungkin untuk melangkah maju dan membuat keputusan dengan penuh percaya diri untuk memajukan proyek.
4. Komunikasi standar
Jika kami memiliki satu sen untuk setiap kali pemangku kepentingan mengatakan, 'Tapi kami tidak diberitahu tentang hal itu!', kami mungkin akan menjadi jutawan sekarang! 😄
Itulah mengapa rencana komunikasi yang jelas dalam PID diperlukan, yang mencakup hal-hal berikut ini:
✔️ Saluran komunikasi: Memiliki grup atau saluran khusus merupakan penyelamat bagi para pemangku kepentingan untuk menyampaikan pertanyaan dan mendapatkan jawaban dengan cepat.
👉Contoh: Perangkat lunak obrolan internal dan email
✔️ Frekuensi check-in & pembaruan kemajuan: Sering melakukan pertemuan langsung untuk membahas pembaruan hasil proyek seperti sistem peringatan dini proyek karena para pemangku kepentingan dapat memberikan tanda bahaya sebelum semuanya berjalan tidak sesuai rencana.
👉Contoh: Pertemuan stand-up setiap hari Senin dan Jumat
✔️ Dokumentasi pasca-rapat: Jika seseorang melewatkan rapat? Notulen rapat (MoM) siap membantu mereka, memastikan mereka kembali mendapatkan informasi spesifik proyek dalam waktu singkat.
👉Contoh: Notulen rapat (MoM) yang dibagikan setelah setiap diskusi
➡️ Baca Lebih Lanjut: Cara Membuat Alur Kerja Dokumentasi Produk
📮Klik Wawasan: Sekitar 41% profesional lebih memilih pesan instan untuk komunikasi tim.
Meskipun menawarkan pertukaran yang cepat dan efisien, pesan sering kali tersebar di berbagai saluran, utas, atau pesan langsung, sehingga menyulitkan untuk mengambil informasi di kemudian hari. Dengan solusi terintegrasi seperti ClickUp Chat, utas obrolan Anda dipetakan ke proyek dan tugas tertentu, sehingga percakapan Anda tetap sesuai konteks dan selalu tersedia.
Langkah-langkah untuk Membuat Dokumen Inisiasi Proyek
Membuat Dokumen Inisiasi Proyek (PID) bisa jadi rumit. Anda harus menyulap pendapat yang berbeda dari para pemangku kepentingan, menangani perubahan ruang lingkup, dan memastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama.
Satu orang mungkin menginginkan lebih banyak detail, orang lain mungkin menginginkan lebih sedikit, dan tiba-tiba, proyek terasa lebih rumit dari yang seharusnya. Ditambah lagi, ruang lingkup dapat menyelinap masuk dan mengubah seluruh arah bahkan sebelum Anda memulai.
Mari kita lihat bagaimana hal ini dapat membantu Anda menyederhanakan proses pembuatan PID.
1. Mengumpulkan informasi untuk membangun kasus bisnis atau piagam proyek
Mulailah dengan menjawab beberapa pertanyaan dasar.
✔️ Mengapa klien mengejar proyek ini?
✔️ Apa yang ingin mereka capai dengan melaksanakan proyek ini?
✔️ Dukungan seperti apa yang bersedia mereka berikan?
✔️ Bagaimana mereka ingin mengukur keberhasilan proyek?
Rincian ini akan membantu Anda menjelaskan pentingnya proyek dan manfaat yang akan diberikan kepada klien Anda. Anda kemudian dapat mengembangkannya untuk membuat dokumen proyek yang mencakup komponen-komponen berikut ini:
✔️ Analisis keuangan yang menentukan laba atas investasi (ROI)
✔️ Analisis risiko beserta rencana tindakan untuk mengelola risiko
✔️ Kerangka kerja tentang bagaimana keputusan-keputusan penting akan dibuat dan rencana komunikasi
ClickUp untuk Manajemen Proyek menghadirkan semua fitur utama yang Anda butuhkan dalam satu platform yang komprehensif. ClickUp Docs adalah alat yang ideal untuk mendokumentasikan semua detail ini di satu tempat. Anda dapat membuat kasus bisnis terstruktur atau piagam proyek menggunakan templat yang telah dibuat sebelumnya atau menyesuaikannya sendiri.
Yang membedakannya adalah kemampuannya untuk mengatasi masalah-masalah umum ini:
👉 Masalah kontrol versi: Tidak ada lagi draf yang tidak cocok dan nama file yang tidak ada habisnya seperti Final_Final_v3. Kolaborasi waktu nyata memastikan semua orang mengedit dokumen langsung yang sama
👉 Kurangnya penyelarasan pemangku kepentingan: Lewati proses bolak-balik dan langsung bagikan dokumen, tetapkan bagian tertentu, dan pastikan semua orang berada di halaman yang sama
👉 Komunikasi yang tidak efisien: Berhentilah tenggelam dalam utas email dan tinggalkan komentar dan sebutan di dalam dokumen untuk menyelesaikan pertanyaan tepat di tempat yang penting
Meskipun kasus bisnis dan piagam proyek mengikuti pendekatan yang sama, justifikasi bisnis dapat menjadi penjelasan yang lebih rinci tentang ruang lingkup proyek dan analisis biaya-ke-manfaatnya.
💡Tip Profesional: Buat piagam proyek yang komprehensif menggunakan salah satu templat piagam proyek gratis yang membantu Anda dengan pendekatan terstruktur untuk inisiasi proyek. Anda juga bisa melihat contoh piagam proyek kami untuk mendapatkan inspirasi.
2. Mengidentifikasi pemangku kepentingan utama dan mendapatkan keselarasan mereka
Setelah Anda menjelaskan 'apa' dan 'mengapa' proyek tersebut, sekarang saatnya untuk membahas 'siapa'. Buatlah daftar semua pemangku kepentingan yang akan terlibat:
👉 Menyediakan sumber daya untuk proyek
Contoh: Manajer Senior, Ketua Tim
👉 Menyetujui proyek dan memiliki keputusan akhir
Contoh: Pemilik Perusahaan, CEO, CFO, CTO
👉 Mempengaruhi keputusan yang berdampak pada keberhasilan proyek
Contoh: Investor, Sponsor, Pemasok
Catat anggota tim yang berada dalam posisi yang dapat memengaruhi proyek. Beri tahu mereka dan jalankan seluruh rencana. Selain itu, tentukan seberapa sering mereka akan mendapatkan informasi terbaru tentang kemajuan proyek.
Kepuasan para pemangku kepentingan utama merupakan faktor penting dalam menentukan kemungkinan keberhasilan proyek. Mendapatkan keselarasan dari para pemangku kepentingan pada tahap awal memungkinkan Anda untuk mengatasi kekhawatiran yang mungkin mereka miliki dan menghindari kebingungan saat rencana dijalankan.
Insider Hack ➡️ Menjangkau pemangku kepentingan yang sibuk dengan proposal Anda bisa terasa seperti berteriak ke dalam kehampaan, bukan? Di situlah templat proposal proyek dapat membantu Anda membuat proposal ringkas dan profesional yang menarik perhatian dan langsung ke intinya-sempurna untuk para pemangku kepentingan dengan jadwal yang padat. Berikut ini Template Proposal Proyek ClickUp untuk membantu Anda memulai.
3. Membuat laporan kelayakan
Sangat mendebarkan untuk mendapatkan ide dan mewujudkannya. Namun, proyek yang sukses tidak hanya dibangun di atas ide saja, tetapi juga dibangun berdasarkan kelayakan.
Secara sederhana, aspek penting dari studi kelayakan atau laporan adalah menemukan jawaban atas pertanyaan, 'Seberapa besar kemungkinan proyek ini akan berhasil?
Ini membantu menilai faktor-faktor penting yang memengaruhi keberhasilan proyek, seperti:
- Keahlian teknis, infrastruktur, dan kendala
- Proses operasional yang terstandardisasi
- Anggaran yang realistis, analisis biaya dan manfaat, serta ketersediaan dana
- Kecocokan pasar proyek dan analisis risiko potensial
- Standar hukum dan kepatuhan
- Pencapaian yang dapat dicapai
- Ketersediaan alat, perlengkapan, atau sumber daya manusia yang dibutuhkan
Melakukan studi kelayakan meningkatkan tingkat keberhasilan proyek Anda dengan memperbaiki kekusutan sebelum Anda memulai implementasi.
Dan semuanya menjadi lebih mudah dengan adanya AI. ClickUp Brain dapat membantu Anda:
➡️ Menganalisis data proyek sebelumnya untuk menyarankan sumber daya dan alat teknis
Diminta untuk mencoba: *Bisakah Anda meninjau proyek-proyek kami sebelumnya dan menyarankan tumpukan teknologi dan infrastruktur yang kami perlukan untuk proyek ini?
➡️ Membuat perkiraan anggaran yang realistis berdasarkan biaya dan ROI proyek sebelumnya
Diminta untuk mencoba: *Dapatkah Anda memperkirakan anggaran untuk proyek ini berdasarkan proyek serupa dan bagaimana rincian biayanya?
➡️ Mengidentifikasi potensi risiko dengan menganalisis proyek serupa dan menawarkan strategi mitigasi
Diminta untuk mencoba: *Risiko apa saja yang pernah muncul dalam proyek serupa, dan bagaimana cara memitigasinya dalam proyek ini?
➡️ Menentukan tonggak dan jadwal proyek yang dapat dicapai berdasarkan ketersediaan tim dan beban kerja
Diminta untuk mencoba: *Berdasarkan ketersediaan tim kami, apa pencapaian dan tenggat waktu yang realistis untuk proyek ini?
➡️ Menyederhanakan analisis biaya-manfaat dengan meninjau sumber daya proyek
Diminta untuk mencoba: *Dapatkah Anda membantu mengidentifikasi sumber daya (orang, peralatan, perlengkapan) yang kami perlukan untuk proyek ini dan kesenjangan apa pun yang perlu kami atasi?
Meskipun Anda tidak memerlukan analisis kelayakan untuk proyek kecil, proyek yang lebih besar dengan investasi besar, tim besar, dan jadwal implementasi yang lebih panjang dapat mengambil manfaat darinya.
4. Tentukan ruang lingkup proyek
Ruang lingkup proyek adalah cetak biru proyek Anda-yang merinci apa saja yang disertakan, apa saja yang tidak, dan siapa yang bertanggung jawab atas apa. Tentukan ruang lingkup secara efektif dengan:
➡ Menguraikan hasil nyata dari produk
Contoh: Meluncurkan aplikasi seluler dengan otentikasi pengguna dan integrasi gateway pembayaran pada akhir Q3
➡ Memecah proyek menjadi beberapa fase dengan tenggat waktu yang realistis
Contoh: Fase 1: Desain dan prototipe pada akhir bulan 1. Fase 2: Pengembangan pada bulan 2. Fase 3: Pengujian dan penerapan pada bulan 3.
➡ ️Menetapkan kepemilikan yang jelas untuk setiap hasil sehingga tidak ada ruang untuk kebingungan
Contoh: John bertanggung jawab atas desain aplikasi, Terry akan menangani pengembangan backend, dan Mike akan memimpin fase QA dan pengujian.
Namun, bagaimana jika tim Anda tersebar di berbagai zona waktu atau benua? Melakukan brainstorming dan menyelesaikan ruang lingkup proyek menjadi sedikit sulit.
Di situlah ClickUp Whiteboards dapat membantu Anda memvisualisasikan, mendiskusikan, dan memetakan setiap bagian dari proyek di satu tempat. Ini seperti memiliki sesi papan tulis besar dengan seluruh tim Anda, apakah mereka berada di kantor atau bekerja dari sofa dengan piyama.
Katakanlah Anda akan meluncurkan aplikasi seluler baru dengan tim Anda.
Anda mulai dengan membuat Papan Tulis di ClickUp dan membaginya menjadi tiga bagian utama: Desain, Pengembangan, dan Pengujian. Setiap bagian mendapatkan ruangnya sendiri untuk menguraikan apa yang dibutuhkan.
➡️ John, pemimpin desain, memberikan catatan tempel untuk wireframe UI/UX dan menetapkan tenggat waktu untuk persetujuan desain pada akhir bulan pertama
➡️ Cary, pengembang, menambahkan catatan untuk tugas-tugas seperti integrasi API backend dan fungsionalitas frontend pada bulan kedua
➡️ Taylor, ahli pengujian, membuat daftar pencapaian utama untuk pengujian QA dan penyebaran pada bulan ketiga
Saat tim berdiskusi, mereka menambahkan komentar, mengubah tenggat waktu, dan mengalihkan tugas-semuanya langsung di Papan Tulis.
Tidak perlu lagi mencari versi terbaru dari sebuah dokumen atau melacak pembaruan di rantai email. Semua orang bisa melihat perubahan yang terjadi, memastikan cakupannya terkunci dan semua orang berada di halaman yang sama. Ketika rencana telah selesai, tim dapat meluncurkan tugas langsung dari papan tulis.
5. Menetapkan rencana komunikasi
Komunikasi yang buruk bisa membuat proyek gagal lebih cepat dari apa pun. Tidak ada yang suka dengan utas email yang tak ada habisnya atau saat-saat 'Tunggu, bukankah itu sudah disetujui minggu lalu? Rencana komunikasi yang solid membuat semua orang tetap berada dalam lingkaran dan berada di halaman yang sama.
Di situlah ClickUp Chat dapat membantu. Ini bukan platform obrolan biasa, karena dilengkapi dengan yang berikut ini:
👉 Mengubah pesan obrolan menjadi item tindakan: Punya ide atau tugas singkat? Ubah pesan menjadi tugas yang dapat ditindaklanjuti dan segera tetapkan ke anggota tim
👉 Konteks adalah raja: Setiap percakapan dapat ditautkan ke tugas, dokumen, atau proyek, sehingga Anda tidak akan pernah kehilangan gambaran yang lebih besar
👉 Rangkuman yang didukung AI: Utas yang panjang? Biarkan AI meringkas percakapan, sehingga tim Anda tidak perlu menyaring tumpukan pesan untuk mengejar ketertinggalan
Tantangan dan Solusi dalam Inisiasi Proyek
Bahkan para profesional pun menghadapi rintangan selama inisiasi proyek. Berikut ini cara mengatasi beberapa tantangan umum:
1. Alokasi sumber daya yang tidak efektif
Berdasarkan survei RGPM, 44% manajer proyek mengatakan bahwa kurangnya sumber daya adalah tantangan utama mereka. Sangat mudah untuk mengetahui alasannya-ketika sebuah tim kecil menangani segala sesuatu mulai dari skrip email hingga salinan pemasaran, semuanya dapat dengan cepat menjadi tidak terkendali.
💡 Solusi: Nilai keterampilan tim Anda dan pastikan tugas-tugas didistribusikan secara merata. Pemeriksaan rutin adalah suatu keharusan, dan jika anggaran Anda memungkinkan, berikan kesempatan kepada anggota tim untuk meningkatkan keterampilan mereka.
2. Penundaan jadwal yang tidak terduga atau revisi anggaran
Tiba-tiba, aturan baru muncul, atau anggaran dipotong. Sekarang bagaimana?
💡Solusi: Pisahkan proyek menjadi bagian-bagian yang lebih kecil menggunakan metodologi Agile. Lihatlah proyek-proyek sebelumnya untuk mendapatkan jadwal yang realistis dan beri diri Anda sedikit ruang bernapas dengan waktu penyangga.
➡️ Baca Juga: Cara Menulis Dokumentasi Rekayasa Perangkat Lunak
3. Proses kualitas yang tidak pernah berakhir
Lingkaran umpan balik terasa seperti tidak akan pernah berakhir, dan bug terus bermunculan, menunda semuanya.
💡Solusi: Tetapkan standar kualitas yang jelas sejak awal dan minta tim Anda untuk mengambil alih kepemilikan pekerjaan mereka. Ketika mereka memilikinya, mereka akan memberikan yang terbaik.
Baca Juga: Template Tata Kelola Proyek untuk Mengelola Tugas
Membuat Dokumen Inisiasi Proyek dengan Mudah menggunakan ClickUp
Membuat dokumen inisiasi proyek (PID) sangat penting tetapi sering kali terasa seperti pekerjaan yang menggunung. Anda perlu mengumpulkan data, mengidentifikasi pemangku kepentingan, dan menilai kelayakan.
Selain itu, menjaga agar semuanya tetap selaras dan sesuai rencana bisa jadi memusingkan.
Dengan ClickUp, mengatur detail proyek Anda menjadi lebih mudah. Gunakan ClickUp Docs untuk menyusun semuanya dalam wiki, melacak pencapaian, dan memberi tahu pemangku kepentingan. Ditambah lagi, fitur-fitur bertenaga AI akan semakin membantu tim Anda mempercepat.
Biarkan ClickUp mengurangi kerumitan dalam pembuatan PID sehingga Anda bisa fokus pada hal yang benar-benar penting-memulai proyek Anda.
Daftar di ClickUp secara gratis hari ini dan maksimalkan peluang keberhasilan proyek Anda!