Microsoft Excel es un programa de software de hojas de cálculo que se utiliza generalmente para organizar y dar formato a grandes cantidades de datos, pero también incluye una galería de figuras diversas para crear diagramas de flujo
Un gráfico SmartArt es la ilustración ideal para crear cualquier diagrama en Excel. Sin embargo, necesitas un diagrama de flujo más atractivo para la colaboración y la comunicación. En esta guía, repasaremos la función de los diagramas de flujo, cómo crear un diagrama de flujo en Excel y dos alternativas a Excel para dar vida a tus diagramas de flujo. (Spoiler: ¡las dos alternativas están en el mismo software!)
⏰ Resumen de 60 segundos
- Considere el uso de herramientas como ClickUp para mejorar la creación de diagramas de flujo y la gestión de tareas
- Los diagramas de flujo visualizan los flujos de trabajo y los procesos
- Las figuras clave incluyen el óvalo (terminador), el rectángulo (proceso) y el rombo (decisión)
- Crea diagramas de flujo en Excel utilizando Insertar > Figuras
- Personalice el tamaño de las figuras y el texto para mayor claridad
- Conecta figuras con flechas para mostrar relaciones
- Excel no es ideal para la colaboración entre equipos
¿Qué es un diagrama de flujo?
Un diagrama de flujo es un diagrama compuesto por figuras conectadas por flechas para visualizar un flujo de trabajo, un proceso o cualquier procedimiento de toma de decisiones. Los diagramas de flujo son para todo el mundo porque, a diferencia de los documentos con mucho texto, condensan la información para que el público pueda asimilarla más rápidamente. Los diagramas de flujo convierten las ideas en acciones bien pensadas para resolver problemas y, en última instancia, aumentar la productividad porque las cosas funcionan sin problemas. Piensa en cualquier evento que hayas vivido en algún momento en tu organización, por ejemplo. Podría ser la incorporación de un nuevo empleado, la solicitud de vacaciones o la organización de una reunión para poner en marcha un proyecto. Estos eventos tienen un proceso establecido para que todo el mundo dé los pasos correctos hacia el intento correcto. Los diagramas de flujo ayudan a la persona que crea estos procesos a visualizar el alcance, la secuencia, las fases y las partes interesadas involucradas.
Bonus: ¡Software para diagramas!
Figuras básicas utilizadas en los diagramas de flujo de Excel
No es necesario ser un experto en programación de diagramas de flujo. Todo lo que necesita saber son los bloques básicos para que su diagrama de flujo sea fácil de entender. Las cuatro figuras principales que utilizaremos en este tutorial son:
| Símbolo | Función | Cómo añadir |
|---|---|---|
| Oval | Terminal: el punto de inicio y el punto final de un diagrama de flujo | Pestaña Insertar > Ilustración > Figuras > Diagrama de flujo > Terminador |
| Rectángulo | Proceso: representa un solo paso del procedimiento | Pestaña Insertar > Ilustración > Figuras > Diagrama de flujo > Proceso |
| Diamante | Decisión: representa una acción de decisión | Pestaña Insertar > Ilustración > Figuras > Diagrama de flujo > Decisión |
| Flecha | Flecha: conecta figuras para mostrar la relación | Pestaña Insertar > Ilustración > Figuras > Diagrama de flujo > Flecha |
¿Listo para crear tu propio diagrama de flujo? Elige una de tus ideas o tareas y sigue nuestra guía paso a paso para crear este diagrama de flujo. ⬇️
Cómo crear un diagrama de flujo en Excel con figuras personalizadas
Nota: En este tutorial utilizamos Microsoft Excel para Mac, versión 16. 60. Los pasos y las funciones pueden variar si utilizas otra versión.
Excel es una aplicación grande con cientos de funciones. Las dos funciones más importantes para usar y acelerar la creación de diagramas de flujo son: copiar y pegar. Así que, en lugar de añadir figuras una por una a la hoja de cálculo, primero daremos formato a las figuras. A continuación, podrás copiar y pegar las figuras en el proceso del diagrama de flujo. ¡Allá vamos!
Relacionado: Aprenda a crear un diagrama de flujo en Documentos de Google.
1. Añade las figuras de terminador, proceso y diagrama de flujo de decisiones
Ve a la pestaña Insertar > Ilustración > Figuras > Diagrama de flujo > selecciona una figura > haz clic en la parte superior de la hoja de cálculo para añadirla.
2. Ajuste el tamaño de las figuras del diagrama de flujo
Queremos añadir texto dentro de las figuras, así que vamos a hacerlas más grandes. Selecciona una de las figuras > pulsa Comando + A en tu teclado para seleccionar todas las figuras > mantén pulsada la tecla Mayús > ve a una esquina de una figura y arrastra para expandir las tres figuras del diagrama de flujo.
3. Personaliza cada figura del diagrama de flujo
Usaremos la función copiar y pegar para personalizar las figuras, pero hay un práctico icono Formato que nos ayudará con esto
- Haga doble clic dentro de la figura Proceso para mostrar un cursor, etiquete la figura como Proceso y centre el texto
- Cambia el nombre y el tamaño de la fuente según tus preferencias
- Seleccione la figura Proceso > haga clic en el icono Formato en la pestaña Inicio > haga clic en las otras figuras para pegar el formato
- Ponle el rótulo «Decisión» a la figura en forma de rombo y «Terminador» a la figura ovalada
A continuación, selecciona los colores de fondo y de fuente para cada figura. Haz clic en una figura > ve a la pestaña Figura Formato > Relleno de figura y Relleno de texto
Consejo profesional: Para eliminar el contorno de la figura y obtener un aspecto más limpio, selecciona todas las figuras > pestaña Figura Formato > Figura Contorno > Sin contorno
4. Empieza a añadir los pasos de tu diagrama de flujo
Con tus figuras totalmente personalizadas (y coherentes), copia y pega la figura del diagrama de flujo de Excel para correlacionar tus pasos
5. Inserte la pestaña para añadir los conectores que muestran la relación entre cada figura
Vaya a la pestaña Insertar > Figuras > Líneas > Flecha.
Utilice los círculos verdes como guía para dibujar las flechas y conectar las figuras.
6. Añade un título a tu diagrama de flujo
Elimine las figuras de la parte superior de la hoja de cálculo y añada un título.
Consejo: Para obtener un aspecto más limpio, elimina las líneas de cuadrícula del diagrama de flujo de Excel. Ve a la pestaña Diseño de página > desmarca la casilla Vista en Líneas de cuadrícula
Bonus: Las mejores herramientas de software para diagramas de flujo para Mac
8. Guarde su diagrama de flujo de Excel como plantilla
Vaya a Archivo > Guardar como plantilla. Asigne un nombre a la plantilla del diagrama de flujo y haga clic en Guardar. (Compruebe que el Formato del Archivo está establecido como Plantilla de Excel. )
¡Ya está! ¡Ahora ya sabes cómo hacer un diagrama de flujo en Excel! Tenemos otros recursos y recomendaciones de Microsoft Office si buscas otras alternativas para mejorar tus necesidades de planificación. ⬇️
- Cómo crear una hoja de horas en Excel
- Cómo crear una lista de tareas pendientes en Excel
- Cómo crear un mapa mental en Excel
- Cómo crear un calendario en Excel
- Cómo crear un formulario en Excel
- Cómo crear un panel en Excel
- Cómo hacer un organigrama en Excel
- Cómo hacer un gráfico en Excel
Limitaciones de los diagramas de flujo de Excel
Aunque es útil saber cómo crear diagramas de flujo en una herramienta tan popular como Microsoft Excel, las hojas de cálculo no son fáciles de compartir. Las personas que no están familiarizadas con la navegación de Excel tendrán más dificultades y necesitarán más tiempo para completar el trabajo.
Como todos sabemos (y experimentamos), los proyectos cambian a diario. Así que, mientras estás ocupado creando manualmente diagramas de flujo en Excel, los datos, las personas y las circunstancias pueden cambiar, y tendrás que empezar de nuevo. Sin embargo, eso no es lo ideal para sesiones creativas de lluvia de ideas
Esta situación inevitable es la razón por la que es esencial utilizar una herramienta de software de diagramas de flujo intuitiva para eliminar el trabajo manual y actualizar en tiempo real. Con ClickUp, una potente alternativa a Microsoft Excel, no necesitarás crear múltiples versiones de plantillas de diagramas de flujo
Crea diagramas de flujo con alternativas a Excel
ClickUp es una plataforma de productividad todo en uno donde los equipos se reúnen para planificar, organizar y colaborar en el trabajo utilizando tareas, documentos, mapas mentales, metas, pizarras y mucho más. Fácilmente personalizable con solo unos pocos clics, ClickUp permite a equipos de todo tipo y tamaño realizar su trabajo de forma más eficaz, impulsando la productividad a nuevas cotas.
Los diagramas de flujo de ClickUp hacen lo que las hojas de cálculo de Excel no pueden: convertir cada proceso empresarial en tareas viables.
Los diagramas de flujo no están hechos para crearse y almacenarse en algún lugar de una unidad compartida. Están pensados para ser una solución o un flujo de trabajo útil. Con ClickUp, las tareas se crean directamente desde el diagrama de flujo, de modo que todo el mundo conoce los roles, las tareas y los plazos
Relacionado: Mostrar dependencias en Excel y crear un gráfico en cascada en Excel
Mapas mentales en ClickUp
Los mapas mentales de ClickUp son perfectos para descargar un flujo de conciencia o información planificada. Con los mapas mentales, no tendrás que preocuparte por los detalles de formato de cada figura o paso. Tendrás más capacidad intelectual para el trabajo real.
Es fácil crear un mapa mental de ClickUp y empezar a trabajar en tus proyectos, ideas e incluso tareas existentes para obtener el mejor esquema visual. Para empezar, descarga la plantilla de mapa mental con dos tipos diferentes de mapas mentales:
- Mapa mental en modo tarea: correlacione sus ideas y conviértalas en tareas de ClickUp que se pueden rastrear
- Mapa mental en modo en blanco: crea diagramas de forma libre para organizar tus ideas
Pizarras en ClickUp
Anteriormente mencionamos que las hojas de cálculo de Excel no son ideales para talleres creativos de lluvia de ideas. Entonces, ¿cuál es la alternativa? ¡Las pizarras de ClickUp!
Similar a los mapas mentales, la función Pizarras ofrece más funcionalidades como dibujo a mano alzada, formato de texto enriquecido, imágenes y enlaces web para crear más contexto mientras planificas. Las pizarras son la forma más rápida de colaborar con tu equipo y salvar la distancia entre la lluvia de ideas y la finalización del trabajo.
Un lienzo en blanco y un cursor parpadeante pueden resultar intimidantes si eres nuevo en las herramientas de colaboración visual. ClickUp también incluye plantillas para poner en marcha tus sesiones de lluvia de ideas. Empieza con la plantilla de gráfico de flujo de procesos de ClickUp a continuación ⬇️
Crea diagramas de flujo memorables en ClickUp
Las hojas de cálculo sirven para almacenar datos. Sin embargo, necesitas un software intuitivo para realizar un seguimiento de tus tareas y proyectos en constante evolución. Las funciones de colaboración y personalización de la plataforma ClickUp son todo lo que necesitas en un solo lugar.