Wie Sie mit Zeitblockierung Ihre Produktivität steigern: Tipps & Vorlagen

"Ich brauche mehr Stunden am Tag ..." oder "Wie kann es schon 17 Uhr sein?", wenn Sie noch so viel zu erledigen haben, bevor der Tag zu Ende ist. 😅

Kommt Ihnen das bekannt vor? Das kennen wir!

Was wäre, wenn Sie jede Woche mehrere Stunden Zeit freisetzen und sich auf Ihre wichtigsten Aufgaben konzentrieren könnten?

Die gute Nachricht ist, dass Sie das können – mit einigen einfachen Tipps und Techniken zum Zeitmanagement, die Ihnen helfen, Ihre Zeit bei der Arbeit (und in Ihrer Freizeit) optimal zu nutzen.

In diesem Artikel stellen wir Ihnen das Konzept des Zeitblockings vor, erklären, wie es funktioniert, und zeigen Ihnen verschiedene Zeitblocking-Methoden, mit denen Sie Ihren Zeitplan strukturieren können, um Ihre Produktivität zu steigern. Außerdem stellen wir Ihnen einige hilfreiche Tools und Tipps vor, die Ihnen den Prozess erleichtern können.

Legen wir los!

Was ist Zeitblockierung?

Beim Zeitblockieren reservieren Sie bestimmte Zeitblöcke in Ihrem Zeitplan für verschiedene Aufgaben und Aktivitäten.

Anstatt eine vage To-Do-Liste zu haben, gehen Sie vor und weisen Sie allen Aufgaben, die Sie erledigen müssen, bestimmte Zeitblöcke für den Tag oder die Woche zu. Dies hilft Ihnen, sich besser zu konzentrieren und gleichzeitig sicherzustellen, dass Sie genügend Zeit für alle Ihre Prioritäten haben.

Laut dem American Journal of Lifestyle Medicine haben Forscher herausgefunden, dass Zeitblöcke und andere Planungsmethoden die Zeitmanagementfähigkeiten und die allgemeine Produktivität verbessern können.

Zeitblöcke können hilfreich sein für alle, die:

So funktioniert Zeitblockierung

Haben Sie viel zu tun? Teilen Sie es in überschaubare Teile auf! Hier sind die Schritte für Ihre erste Übung zum Blocken von Zeit:

Denken Sie daran, dass es in Ordnung ist, Änderungen vorzunehmen, während Sie voranschreiten. Das Ziel einer Zeitmanagement-Technik ist es, Ihr Leben einfacher zu machen, nicht schwieriger!

Vorteile von Zeitblöcken

Viele Menschen haben Schwierigkeiten, ihre Zeit zu managen. Es gibt immer zu viele Dinge zu erledigen und nicht genug Stunden am Tag, was zu Stress, Burnout, Angstzuständen usw. führen kann.

Zeitblöcke helfen Ihnen nicht nur dabei, Ihrem Gehirn gesunde Grenzen zu setzen und gesunde Gewohnheiten zu entwickeln, sondern haben auch verschiedene andere Vorteile:

Durch die Einführung von Zeitblöcken werden Sie produktiver und gewinnen mehr Kontrolle über Ihr Leben.

Methoden zum Blockieren von Zeit

Es gibt mehr als eine Möglichkeit, Zeit zu blockieren. Die richtige Zeitblockierungstechnik hängt von der Art der Arbeit ab, die Sie erledigen müssen. Die gängigen Arten der Zeitblockierung sind:

Timeboxing ⏳

Haben Sie schon einmal etwas angefangen, sich dann in etwas vertieft und Stunden später aufgetaucht und sich gefragt, wo die Zeit geblieben ist? Wenn ja, probieren Sie Timeboxing aus.

Timeboxing wurde ursprünglich als Zeitmanagementtechnik für die agile Softwareentwicklung eingeführt und ist heute eine beliebte Methode zum Zeitblockieren unter Wissensarbeitern. Es verhindert Zeitverschwendung, indem es die Zeit, die für eine bestimmte Aufgabe aufgewendet wird, limitiert

Jeder einzelne Zeitblock wird als "Timebox" bezeichnet und kann einen Bereich von wenigen Stunden bis zu mehreren Tagen umfassen. Er hat eine bestimmte Start- und Endzeit; am Ende der Timebox müssen Sie Ihre Arbeit unterbrechen, unabhängig davon, wie viel Fortschritt Sie erzielt haben (oder auch nicht).

Sprints in der Softwareentwicklung sind ein Beispiel für Timeboxing bei der Arbeit. Für jeden Sprint gibt es spezifische Ziele und Meilensteine sowie festgelegte Start- und Enddaten für bestimmte Aufgaben. Alles, was Sie bis zum Ende eines Sprints nicht fertigstellen können, muss in den nächsten Sprint verschoben werden.

Elon Musk plant seinen gesamten Tag in 5-Minuten-Blöcken. Alles, und wir meinen wirklich alles, ist im Kalender zeitlich festgelegt.

Thementage 📅

Mit dieser Methode zur Steigerung der Produktivität können Sie Kontextwechsel vermeiden, indem Sie ähnliche Aufgaben zusammen planen. Der Unterschied liegt in der Art der Arbeit – die Technik funktioniert, wenn Aufgaben in drei bis fünf große Gruppen unterteilt werden können, die jeweils etwa einen ganzen Arbeitstag in Anspruch nehmen.

Wenn Sie beispielsweise einen Social-Media-Kanal, einen Blog oder einen Vlog betreiben, könnten Sie Zeitblöcke implementieren, indem Sie Ihre Arbeitswoche in Thementage unterteilen:

Kristi DaSilva, CEO von DaSilva Life und ClickUp Consultant, gibt hier einen Einblick, wie sie ihre wöchentlichen Zeitblöcke erstellt und in ClickUp nachverfolgt.

Ich liebe es, meine Hauptaufgaben in der Board-Ansicht visuell zu kartieren, um einen Überblick über meine wöchentliche Workload zu bekommen. Obwohl ich die Ansicht "Alles" verwende, um alle meine Aufgaben für die Woche zu sehen, kartiere ich meine Hauptthemen gerne jeden Sonntag in meinem wöchentlichen Zeitblock, um mich auf die kommende Woche vorzubereiten.

Jack Dorsey, Mitbegründer von Twitter (jetzt X) und CEO von Square, nutzt ebenfalls Thementage, um seine Zeit zu managen und produktiv zu bleiben.

Am Monday konzentriere ich mich in beiden Unternehmen auf das Management und die Leitung des Unternehmens... Der Dienstag ist auf das Produkt ausgerichtet. Der Mittwoch konzentriert sich auf Marketing, Kommunikation und Wachstum. Der Donnerstag ist den Entwicklern und Partnerschaften gewidmet. Der Freitag steht im Zeichen des Unternehmens, der Unternehmenskultur und der Personalbeschaffung. Samstags nehme ich mir frei und gehe wandern. Der Sonntag ist für Reflexion, Feedback, Strategie und die Vorbereitung auf die Woche vorgesehen.

Aufgabenbündelung 📚

Haben Sie eine Reihe kleiner Aufgaben derselben Art, die Sie im Laufe des Tages oder der Woche erledigen müssen? In diesem Fall könnte das Batching von Aufgaben hilfreich sein.

Das Batching von Aufgaben ist eine Technik zur Steigerung der Produktivität, bei der Sie ähnliche Aufgaben zu Gruppen zusammenfassen und so die kognitive Belastung reduzieren. Je nach Arbeitsvolumen können Sie für jede Art von Aufgabe einige Stunden pro Woche blockieren.

Wenn Sie beispielsweise im Vertrieb arbeiten, könnten Sie Aufgaben wie folgt in Stapeln zusammenfassen:

Marc Andreessen, Mitbegründer und General Partner von Andreessen Horowitz, glaubt ebenfalls an Zeitblöcke für mehr Produktivität. Sein Ansatz kombiniert das Batching von Aufgaben mit Thementagen, wobei Montags und Freitags für die Zusammenarbeit reserviert sind.

Ein typischer Tag sieht für mich derzeit so aus, dass ich mich buchstäblich sehr genau an den Kalender halte. Ich versuche, meinen Tag so "programmiert" wie möglich zu gestalten.

Die Pomodoro-Methode 🍅

Sie suchen nach einer einfachen, aber effektiven Methode, um Ihren Arbeitstag zu strukturieren, Ihre Produktivität zu steigern oder Prokrastination zu vermeiden? Probieren Sie die Pomodoro-Methode aus.

Benannt nach dem tomatenförmigen Timer ("Pomodoro" ist italienisch für Tomate), der von seinem Ersteller Francesco Cirillo verwendet wurde, beinhaltet die Pomodoro-Technik konzentriertes Arbeiten in festgelegten Zeitintervallen, gefolgt von Pausen. Jede dieser Arbeitssitzungen wird als "Pomodoro" bezeichnet. Diese Arbeitsweise hält uns bei der Sache und verbessert unsere Konzentrationsfähigkeit.

Der berühmte Schauspieler Tom Hanks vertraute auf die Pomodoro-Methode, um beim Schreiben seines ersten Buches "The Making of Another Major Motion Picture Masterpiece" produktiv zu bleiben

So beginnen Sie mit dem Zeitblockieren Ihres Terminkalenders

Sie können zwar mit einem einfachen Tagesplaner mit dem Zeitblockieren beginnen, aber eine Aufgabenverwaltungs-App mit Zeitmanagement-Feature ist effizienter.

Eine Plattform wie ClickUp erleichtert das Blockieren von Zeit; Sie können Ihre Zeitblöcke ganz einfach hinzufügen, bearbeiten und anzeigen. Außerdem reduziert die Zusammenführung aller Informationen auf einer Plattform den Kontextwechsel. 🚀

Bewerten Sie alles, was Sie erledigen müssen

Das Wichtigste zuerst: Beginnen Sie damit, alles aufzulisten, was Sie erledigen müssen. Dazu gibt es verschiedene Möglichkeiten.

Mit den To-Do-Listen in ClickUp können Sie eine Online-Liste Ihrer zu erledigenden Aufgaben erstellen, auf die Sie von überall zugreifen können. Fügen Sie der Liste Formate, Farben und Links hinzu, um weitere Details hinzuzufügen. Wenn es sich um Aufgaben handelt, die Sie regelmäßig erledigen, können Sie sogar eine Vorlage aus einer gespeicherten Checkliste erstellen.

Benötigen Sie detailliertere Informationen? ClickUp Docs und ClickUp Notepad sind beide für diesen Zweck nützlich. Erstellen Sie Ihre Liste mit zu erledigenden Aufgaben und fügen Sie Details und zusätzliche Informationen wie Bilder und Links hinzu. Sie können auch Kollegen taggen, indem Sie sie mit einem Kommentar im Dokument hinzufügen.

Unabhängig davon, für welche Methode Sie sich entscheiden, können Sie mit ClickUp Aufgaben direkt aus Ihren To-dos in allen drei Methoden erstellen, sodass Sie sie direkt in ClickUp Aufgaben anzeigen können.

Setzen Sie Prioritäten

Effektive und konsequente Priorisierung ist das Geheimnis, um Dinge zu erledigen, insbesondere wenn die Zeit knapp ist und Sie eine Million Dinge auf Ihrer Liste haben.

Sobald Sie aus Ihren To-dos Aufgaben erstellt haben, verwenden Sie die Aufgabenprioritäten in ClickUp, um jede Aufgabe als dringend zu kennzeichnen oder ihr eine hohe, mittlere oder niedrige Priorität zuzuweisen. So stellen Sie sicher, dass Sie die wichtigsten To-dos zuerst erledigen.

Zeit für alle Ihre To-dos einplanen

Die Festlegung von Prioritäten ist zwar unerlässlich, aber Sie müssen auch wissen, wie viel Zeit Sie für die Erledigung Ihrer Aufgaben benötigen. Auch dabei hilft Ihnen ClickUp.

Mit Zeitschätzungen in ClickUp können Sie jeder Aufgabe eine geschätzte Dauer hinzufügen und diese auch auf verschiedene Unteraufgaben aufteilen. Wenn Sie diese zusammenfassen, können Sie auch die Gesamtdauer eines Projekts schätzen. Ziehen Sie Aufgaben einfach in die Kalender-Ansicht, um Ihren Zeitplan zu visualisieren.

Diese Vorlage herunterladen

Mit der Vorlage "Tägliche Zeitblöcke" von ClickUp können Sie Ihren Tagesplan für maximale Produktivität planen. Das hilft Ihnen dabei:

Die Vorlage enthält auch ein Whiteboard, mit dem Sie Ihre Prioritäten ganz einfach festlegen können, indem Sie jede Aufgabe in vier Kategorien einteilen: Zu erledigen, zu delegieren, zu planen und zu löschen.

Teams können auch die stündliche Zeitplanvorlage von ClickUp nutzen, um das Beste aus ihrem Tag herauszuholen.

Erstellen Sie Zeitblöcke für alle priorisierten Aufgaben

Durch das Auflisten und Priorisieren von Aufgaben und das Hinzufügen von Zeitschätzungen können Sie Ihre Arbeit strukturierter angehen. Der nächste Schritt besteht darin, die Blöcke für Ihre Zeit tatsächlich in Ihrem Kalender zu erstellen. Die Vorlagen für Zeitblöcke in ClickUp können Ihnen dabei helfen.

Wenn Sie Google Kalender für die Arbeit verwenden, können Sie ihn einfach zum Planen Ihrer Blöcke nutzen. Damit können Sie ganz einfach Zeit für Termine, Aufgaben und Ereignisse blockieren und diese nach Ihren Vorlieben mit Farben versehen.

Analysieren und optimieren

Nachdem Sie nun Ihre To-dos priorisiert und in Ihrem Zeitblock-Kalender Zeit für jedes einzelne blockiert haben, können Sie verschiedene Ansichten in ClickUp verwenden, um Ihre Aufgaben nach Ihren Bedürfnissen zu visualisieren.

Sie können beispielsweise den Fortschritt anhand des Status der Aufgaben in Kanban-Boards nachverfolgen oder diese filtern und sortieren, um sie in einer Listenansicht zu organisieren.

Wenn Sie ein Team leiten, hilft Ihnen die Workload-Ansicht dabei, den Zeitplan jedes Teammitglieds zu visualisieren und sicherzustellen, dass niemand überlastet ist.

Mit den Dashboards von ClickUp können Sie Ihren Fortschritt und Ihre Ergebnisse ganz einfach analysieren. Verfolgen Sie die Fertigstellungsraten Ihrer Aufgaben und Ihres Teams, visualisieren Sie Timesheets und die für Aufgaben aufgewendete Zeit, zeigen Sie den Status von Aufgaben an und vieles mehr.

Sie können der KI auch jede beliebige Frage stellen, und ClickUp Brain durchsucht die Daten in jedem Dashboard Ihres Workspace, um sofort eine Antwort zu finden.

Hier erfahren Sie, wie ein ClickUp-Kunde die Produktivität in seinem Unternehmen mit ClickUp verdoppelt hat.

Die Verwendung von ClickUp hat uns geholfen, besser zu planen, schneller zu liefern und unsere Teams effizient zu strukturieren. Seit ich im Unternehmen bin, hat sich die Größe unseres Produktionsteams verdoppelt! Das wäre nicht möglich gewesen, wenn wir keine solide Struktur für die Ressourcenzuweisung und das Projektmanagement gehabt hätten.

Fehler beim Zeitblockieren, die Sie vermeiden sollten, und Best Practices

Hier sind einige häufige Fehler beim Zeitblockieren und wie Sie diese vermeiden können:

Überschätzung der Produktivität

Ohne Vergleichsdaten kann es leicht zu unrealistischen Erwartungen hinsichtlich der Zeitleiste für Aufgaben kommen. Dies kann zu Stress aufgrund von Terminüberschreitungen, unvollständigen Aufgaben oder weniger als idealen Ergebnissen führen.

🌟Lösung: Denken Sie daran, Verzögerungen aufgrund häufiger Unterbrechungen wie Meetings, Telefonate, E-Mails usw. einzukalkulieren. Fügen Sie außerdem Einrichtungs- und/oder Übergangszeiten in Ihre Zeitschätzungen ein. Akzeptieren Sie, dass Verzögerungen auftreten können, und priorisieren Sie Ihre Arbeit so, dass Sie die wichtigsten Aufgaben zuerst erledigen.

Der Versuch, zu viel zu erledigen

Wenn Sie nicht aufpassen, könnten Sie sich zu viel vornehmen. Manchmal plant man jede Minute des Tages, ohne Zeit für Pausen einzuplanen. Es ist jedoch wichtig, Zeit für Mahlzeiten, Ruhepausen und sogar kreatives Denken zu haben.

🌟Lösung: Nehmen Sie in Ihren Zeitblöcken Platz für alles ein, von Pausen und Mahlzeiten bis hin zu Pendelfahrten. Etwas Pufferzeit zwischen geplanten Aufgaben kann ebenfalls dazu beitragen, dass Ihr Kalender nicht zu voll wird.

Diese Vorlage herunterladen

Die Vorlage für Zeitblöcke in ClickUp hilft Ihnen und Ihrem Team dabei:

Die Ansichten "Monatlich", "Täglich" und "Wöchentlich" helfen Ihnen dabei, Ihren Zeitplan für verschiedene Zeiträume zu planen und den Überblick zu behalten. Benutzerdefinierte Status wie "Abgesagt", "Fertiggestellt", "In Bearbeitung" und "Zu erledigen" helfen Ihnen dabei, alle Beteiligten über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Schlechte Priorisierung

Zeitblöcke sind wirkungslos, wenn Sie Ihre Zeit nicht richtig priorisiert haben. Ohne eine ordentliche Priorisierung laufen Sie Gefahr, wichtige Aufgaben zu verpassen. Außerdem können unvorhergesehene Verzögerungen entstehen, wenn Sie Abhängigkeiten zwischen Aufgaben nicht erkannt haben.

🌟Lösung: Verwenden Sie ein Tool wie ClickUp, um Abhängigkeiten zu identifizieren und Aufgaben effizient zu priorisieren, damit Sie die Aufgaben mit hoher Priorität zuerst erledigen können. Nutzen Sie Ihre produktivsten Stunden für konzentriertes Arbeiten und wichtige Aufgaben und weniger wichtige Aktivitäten für Phasen des Tages, in denen Sie weniger Energie haben.

Sich nicht anpassen

Damit Zeitblöcke erfolgreich sind, müssen Sie ihre Effektivität nachverfolgen und Ihren Ansatz bei Bedarf verbessern, um produktiver zu werden. Wenn sich Prioritäten verschieben, müssen Zeitblöcke möglicherweise verschoben werden, oder Sie fühlen sich überfordert.

🌟Lösung: Legen Sie regelmäßig Pausen ein, um Ihre Planungsmuster zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen. Seien Sie offen für Änderungen der Größe und des Zwecks von Blöcken, um sich an Änderungen in Ihrem Zeitplan anzupassen. Time-Blocking-Tools, die eine flexible Planung ermöglichen, sind hierfür die richtige Wahl.

So verwaltet Kristi DaSilva ihren Zeitplan auf der Plattform.

Ich habe einen Ordner mit der Bezeichnung "Täglicher Zeitblock", der drei Listen enthält: "Morgen", "Nachmittag" und "Abend". In diesen Listen plane ich meinen Tag Stunde für Stunde, um meine Produktivität zu maximieren. Ich weise mithilfe von benutzerdefinierten Feldern verschiedene Zeitblöcke (30, 60 oder 90 Minuten) zu. Das mache ich am Vorabend, um mich auf den nächsten Tag vorzubereiten und meine Produktivität durch einen soliden Plan zu maximieren.

⭐️ Bonus: Sehen Sie sich das Video von ClickUp zum Thema Zeitblockierung an!

Der einfache Weg zu mehr Produktivität mit ClickUp

Die effektive Verwaltung von Zeit und Arbeitsplänen ist der Schlüssel zu Produktivität und Burnout-Prävention. Probieren Sie die verschiedenen von uns empfohlenen Techniken zum Erstellen von Zeitblöcken aus, um herauszufinden, was für Sie am besten funktioniert.

Produktivitäts- und Aufgabenmanagement-Plattformen wie ClickUp unterstützen Sie bei der Umsetzung Ihrer gewählten Zeitmanagement-Techniken und bieten Ihnen gleichzeitig zusätzliche Tools, mit denen Sie Ihre Arbeit besser verwalten können.

Probieren Sie ClickUp aus und sehen Sie selbst, wie Sie jede Woche mehrere Stunden Zeit sparen können!

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